Startup boekhouding: wat elke eigenaar van een startup moet weten

Je denkt dat de webshop die je vorig jaar opende om handgebreide mutsen te verkopen winst heeft gemaakt. Maar met honderden verschillende bedrijfskosten weet je niet welke in aanmerking komen voor belastingaftrek om uiteindelijk minder belasting te betalen.

Als je te weinig aangeeft, kun je een forse boete krijgen. Als je te veel betaalt, kan het maanden duren voordat je je belastingteruggave krijgt: geld dat je bedrijf misschien nodig heeft om te overleven. Boekhouding kan je helpen precies uit te zoeken hoeveel belasting je moet betalen. 

In deze blog leiden we je door de boekhoudkundige basisprincipes die je moet kennen om je gloednieuwe bedrijf te runnen.

Wat is boekhouding?

Boekhouding is het proces van het vastleggen en organiseren van de financiële transacties van een bedrijf. Als je webshop bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden aanschaft, wordt die uitgave geregistreerd in een spreadsheet of softwareprogramma, samen met de datum van aankoop, de kosten en de impact van de betaling op de financiële overzichten van het bedrijf. Boekhouders kunnen ook andere financiële transacties vastleggen, zoals leningen en beleggingsrendementen.

Hoe begin je met boekhouding voor je startup?

1. Kies een boekhoudmethode
2. Stel een rekeningschema op
3. Registreer transacties

Het opzetten van een accuraat boekhoudsysteem is essentieel voor een bedrijf om zijn financiën te beheren en te voldoen aan belastingregels. De volgende stappen kunnen helpen.

1. Kies een boekhoudmethode

Er zijn veel opties voor het bijhouden van je transacties, variërend van handmatige invoer met fysieke boeken tot verschillende soorten software. Handmatige boekhouding is meestal goedkoper, maar tijdrovend en gevoelig voor menselijke fouten.

Digitale boekhouding daarentegen kan delen van het proces versnellen door geautomatiseerde facturering en bonnen te gebruiken. Met sommige apps voor startup boekhouding kun je bijvoorbeeld onderweg foto's van bonnetjes uploaden, deze digitaliseren en de uitgave aan je boeken toevoegen, waardoor jij of je boekhouder minder data hoeft in te voeren.

2. Stel een rekeningschema op

Goed geleide bedrijven houden meestal een grootboek bij, wat een gecombineerd overzicht is van alle bedrijfstransacties. De meeste bedrijven vinden het handig vergelijkbare soorten transacties te categoriseren in sub-grootboeken, zoals aparte overzichten voor debiteuren of crediteuren.

Een eigenaar van een startup zal meestal een apart schema moeten opstellen voor elk sub-grootboek. Bij handmatige boekhouding kan dit een apart fysiek boekhoudboek zijn en bij gebruik van boekhoudsoftware een aparte boekhoudspreadsheet. In het rekeningschema staan alle verschillende categorieën sub-grootboeken die het bedrijf bijhoudt.

3. Registreer transacties

Bedrijven registreren transacties op een van de volgende twee manieren: enkelvoudige boekhouding of dubbele boekhouding. Bij enkelvoudige boekhouding wordt een transactie slechts één keer vastgelegd in het grootboek en wordt deze niet verantwoord in sub-grootboeken. Eenmanszaken of zeer kleine startups gebruiken meestal deze methode.

Bij dubbele boekhouding wordt elke transactie vastgelegd op twee aparte rekeningen. Als je bijvoorbeeld €1000 leent, registreren de financiële overzichten van het bedrijf zowel een toename op de activarekening als een toename op de passivarekening.

Veelgemaakte boekhoudfouten

Boekhoudfouten zijn snel gemaakt, vooral als je dit soort administratie nog nooit eerder hebt gedaan. Hieronder vind je enkele veelgemaakte fouten waarvoor je moet uitkijken:

• Geen nauwkeurige administratie bijhouden. Kleine fouten in data-invoer kunnen tot grote problemen leiden. Kleine foutjes in berekeningen van winsten en verliezen kunnen Belastingdienst-controles en salarisadministratie-tekorten veroorzaken die je leencapaciteit kunnen beperken.
• Persoonlijke en zakelijke financiën door elkaar halen. Soms zijn kleine bedrijven niet zorgvuldig genoeg met het scheiden van zakelijke en persoonlijke uitgaven. Dit kan tot fouten leiden in andere boekhoudberekeningen en het moeilijk maken bij te houden hoe je bedrijf presteert.
• Niet up-to-date blijven met de boekhouding. Eigenaren van kleine bedrijven, vooral als ze zelf de boekhouding doen, kunnen makkelijk achterop raken met de administratie. Inlopen kan veel moeilijker zijn dan bijblijven, waardoor het lastiger wordt te zorgen dat je bedrijf zich aan de belastingregels houdt en de uitbetaling van werknemers en belastingadministratie up-to-date zijn.

Boekhouding vs. accountancy: overeenkomsten en verschillen

Boekhouding en accountancy hebben beide betrekking op het bijhouden van de financiën van een bedrijf. Maar accountants richten zich meer op de analyse van bedrijfstransacties, terwijl boekhouders zich meer bezighouden met administratie. Wie je besluit in te huren voor je bedrijf hangt uiteindelijk af van de behoeften van je onderneming. Hieronder vind je de verschillen tussen boekhouders en accountants. Houd deze in gedachten terwijl je aan je rekenavontuur begint.

Wat zijn de overeenkomsten tussen accountants en boekhouders?

• Administratie. Zowel boekhouders als accountants houden nauwgezette administratie bij en spelen een belangrijke rol in het monitoren van de financiële gezondheid van een bedrijf.
• Beide gebruiken Nederlandse boekhoudstandaarden. Zowel boekhouders als accountants volgen algemeen aanvaarde boekhoudprincipes om consistentie in financiële documenten te behouden en te voldoen aan boekhoudstandaarden.

Wat zijn de verschillen tussen accountants en boekhouders?

• Complexiteit. Boekhouders behandelen meestal de data-invoer en eenvoudige financiële rapporten, terwijl accountants vaak complexe taken of diepgaande analyses op zich nemen die bedrijfseigenaren en investeerders nodig hebben om inzicht te krijgen in de algehele prestaties van een bedrijf. Accountancy voor bedrijven richt zich minder op de dagelijkse activiteiten van een bedrijf dan boekhouding doet.
• Opleiding. In Nederland kan iedereen met een middelbareschooldiploma als boekhouder aan de slag. Het proces om accountant te worden is echter strenger. Het vereist meestal een hbo- of universitaire opleiding, terwijl een accountant na het behalen van de registeraccountant-certificering toezicht mag houden op alle aspecten van de financiële zaken van een bedrijf.
• Verantwoordelijkheden. Boekhouders houden onder andere debiteuren en crediteuren bij. Ze stellen ook financiële overzichten op zoals balansen, kasstroomoverzichten en winst- en verliesrekeningen, en zorgen ervoor dat maandelijkse transacties overeenkomen met de creditcard- en bankafschriften van een bedrijf. Ze behandelen soms ook salarisadministratie. Accountants kunnen belastingadvies geven en belastingaangiften voorbereiden, helpen bij het aanvragen van leningen en advies geven voor strategische bedrijfsbeslissingen. Accountants bevestigen ook de nauwkeurigheid van financiële documenten.

Wanneer je moet overwegen een boekhouder in te huren

Het inhuren van een medewerker voor boekhoudkundige diensten kan nuttig zijn voor sommige startups, vooral wanneer bedrijfsgroei leidt tot een grote toename in transactievolume. Boekhouders zijn nuttig omdat ze zich uitsluitend kunnen richten op het bijhouden van nauwkeurige en tijdige administratie, terwijl startup-oprichters vaak boekhouding moeten combineren met het runnen van een bedrijf. Als je bedrijf meer transacties heeft dan je tijd hebt om elke dag bij te houden, is het inhuren van een boekhouder waarschijnlijk een goed idee.

Als je een boekhouder wilt inhuren, kun je beginnen door contact op te nemen met accountantskantoren die boekhoudkundige diensten voor startups aanbieden. Omdat je geen diploma nodig hebt om boekhouding te doen, zou je voor de eenvoudige administratie zelfs iemand kunnen inhuren die net van de middelbare school komt en getalenteerd en zorgvuldig is. Als je een meer ervaren boekhouder wilt inhuren, betaal je waarschijnlijk een hoger uurtarief.