Sfaturi pentru o adresă de e-mail profesională

Majoritatea dintre noi avem adrese de e-mail jenante din trecut (iubitzik99, shmekeru123, frumutzik14 - ți le mai amintești?). Ca un ritual de trecere tehnologic, toate acele nume de utilizator amuzante și prea serioase făceau parte din procesul de a învăța cum să fii o persoană pe internet.

În relațiile de afaceri, o adresă de e-mail bine aleasă poate contribui la o imagine profesională, poate lăsa o impresie pozitivă și poate reduce riscul de a pierde mesaje importante. Comunicarea profesională modernă necesită o adresă de e-mail profesională pe măsură. În era digitală de astăzi, asta înseamnă să te prezinți așa cum ești și să ai adrese de e-mail clare și concise pentru afacerea ta.

Elementele unei adrese de e-mail

• Partea locală
• @
• Domeniul

Deși fiecare adresă de e-mail individuală este unică, fiecare urmează un format de bază:

Partea locală

„Partea locală” a adresei tale de e-mail este numele tău de utilizator. Aceasta poate fi compusă din litere, cifre și majoritatea caracterelor alfanumerice.

@

Simbolul „@” este un element constant al tuturor adreselor de e-mail. A fost folosit pentru prima dată în 1971 de pionierul e-mailului Ray Tomlinson pentru a separa numele destinatarului de mașina vizată. În zilele noastre, separă numele de utilizator de furnizorul de e-mail sau locația domeniului personalizat.

Domeniul

Domeniul tău de e-mail indică serverul web de destinație unde va fi trimisă corespondența ta. Pentru un cont personal de Gmail, de exemplu, numele domeniului este „gmail.com”. Un domeniu profesional este de obicei numele unei companii sau, pentru branduri personale sau site-uri de portfoliu, propriul tău nume.

Sfaturi pentru crearea unei adrese de e-mail profesionale

• Păstrează-o simplă și memorabilă
• Folosește-ți numele, nu titlul
• Folosește punctuația cu moderație
• Menține căsuțe poștale primare și secundare
• Asociază domeniul tău web
• Păstrează căsuțele de inbox așa cum sunt

Crearea unei adrese de e-mail pare o sarcină destul de simplă, dar când te gândești la câte dintre ele există deja (aproximativ 7,9 miliarde în 2023), lucrurile devin puțin mai complicate. Cheia este să găsești o modalitate de a te prezenta cât mai clar cu opțiunile care rămân disponibile.

Iată ce să reții:

Păstrează-o simplă și memorabilă

Adresele de e-mail pentru afaceri ar trebui să fie ușor de comunicat verbal. Dacă ești într-o întâlnire sau participi la un eveniment de networking, e-mailul tău ar trebui să fie suficient de clar pentru ca cineva să îl poată nota cu acuratețe și să te contacteze ulterior dacă este necesar.

Folosește-ți numele, nu titlul

Titlurile funcțiilor vin și pleacă, chiar și în cadrul aceleiași organizații. Acest lucru înseamnă că nu au ce căuta într-o adresă de e-mail profesională. Păstrează titlul funcției, informațiile despre companie, acreditările profesionale și/sau diplomele pentru semnătura ta de e-mail profesional.

Deși poți include funcția ta în adresa de e-mail dacă dorești, s-ar putea să descoperi că pare învechită sau inexactă pe parcurs. Acest lucru funcționează cel mai bine pentru consultanți sau profesioniști independenți ale căror competențe sunt meseria lor, cum ar fi „mariaautoarea@domeniu.com” sau „idoe.jurist@domeniu.com”.

Folosește punctuația cu moderație

Folosirea punctelor și liniuțelor de subliniere pentru a separa numele și inițialele poate preveni erorile de ortografie și poate face adresa ta mai ușor de citit, dar folosirea prea multor semne poate avea efectul opus. Alege o singură convenție și respectă-o pe tot parcursul adresei tale.

Menține căsuțe poștale primare și secundare

Din motive organizaționale și de confidențialitate, nu este o idee bună să folosești aceeași adresă de e-mail pentru uz personal și profesional. Păstrează lucrurile distincte cu două (sau mai multe) conturi de e-mail: o adresă de e-mail principală pentru afaceri și o căsuță poștală separată pentru corespondența ta personală.

Asociează domeniul tău web

Majoritatea pachetelor de site-uri web vin cu câteva conturi de e-mail profesionale gratuite atașate la domeniul tău personalizat. Folosirea propriului tău domeniu în loc de unul precum „@gmail.com” sau „@yahoo.com” face o impresie mai bună și poate ajuta la recunoașterea brandului. Odată ce adresele tale sunt configurate, asociază-le cu furnizorul tău preferat de e-mail (Gmail, Outlook sau altă aplicație de e-mail), precum și la orice software CRM și de marketing precum Hubspot sau Klaviyo.

Păstrează căsuțele de inbox așa cum sunt

Pentru mesajele care nu sunt destinate unei persoane specifice, poți configura o căsuță poștală generică de contact care să poată fi accesată de mai mulți angajați sau de mai multe departamente. Pe urmă, poți direcționa mesajele primite de la clienți potențiali sau întrebările clienților către membrul echipei corespunzător.

Simplitatea și predictibilitatea sunt o parte esențială a unei adrese de e-mail generice. Ideea este să îi fie cât mai ușor posibil cuiva să te contacteze. Gândește-te la „marketing@domeniultau.com” sau „contacteaza-ne@domeniultau.com”. S-ar putea să descoperi că o căsuță poștală generică de vânzări directă generează mai multe leaduri decât una cu un nume de utilizator inteligent, dar mai puțin intuitiv.

Idei de adrese de email profesionale

• Numele complet
• Numele parțial
• Căsuțe poștale de echipă

Multe companii, chiar și în industriile creative sau obișnuite, au o convenție stabilită de denumire a e-mailurilor, dar crearea unei adrese de e-mail profesionale pentru tine poate necesita puțină experimentare suplimentară, mai ales dacă numele tău este relativ comun, iar o adresă de e-mail asociată este deja ocupată.

Iată câteva idei de adrese de e-mail profesionale pentru crearea lor, fie pentru tine, fie pentru echipa ta, împreună cu câteva exemple despre cum ai putea structura numele tău de utilizator:

Numele complet

Mai întâi, vezi dacă poți folosi numele tău complet (mariaionescu@domeniu.com). Dacă folosești un al doilea prenume sau inițiala celui de-al doilea prenume, încearcă să le incluzi (mariabionescu@domeniu.com). Sau ai putea folosi punctuația pentru a te diferenția și pentru lizibilitate (maria.ionescu@domeniu.com, maria.b.ionescu@domeniu.com).

Numele parțial

Alternativ, ai putea alege să evidențiezi doar numele de familie și să indici prenumele cu o inițială. Acest lucru păstrează o anumită confidențialitate a utilizatorului și oferă mai multe variante. Companiile mici cu doar câțiva membri în echipă ar putea opta să afișeze doar prenumele utilizatorului (maria@domeniu.com), în timp ce companiile mai mari pot beneficia de structurarea părții locale în jurul unei combinații de prenume și nume de familie, cum ar fi inițiala prenumelui plus inițiala celui de-al doilea prenume și numele de familie (mbionescu@domeniu.com).

Căsuțe poștale de echipă

Ca fondator sau lider de echipă care configurează căsuțele poștale principale pentru compania ta, există câteva adrese partajate pe care le-ai putea include, în funcție de nevoile afacerii tale. Adresele de căsuțe poștale generice economisesc timp prin permiterea colaborării în echipă la monitorizarea și răspunsul la e-mailurile primite.

• Propuneri de la freelanceri: dacă te bazezi pe freelanceri și contribuții din comunitate, ia în considerare folosirea cuvintelor-cheie legate de industrie, cum ar fi „propuneri@domeniu.com” sau „contributii@domeniu.com”.
• Recrutare: pentru brandurile în creștere rapidă sau echipele de angajare, „cariere@domeniu.com” sau „joburi@domeniu.com” reprezintă o modalitate ușoară și intuitivă de a urmări solicitările pentru locuri de muncă sau interesul spontan.
• Contact generală: pentru adresele generice de căsuțe poștale de vânzări, păstrează lucrurile simple, cum ar fi „intrebari@domeniu.com” sau „vanzari@domeniu.com”.
• Serviciul pentru clienți: „ajutor@domeniu.com” este o adresă de e-mail tipică pentru serviciul de asistență pentru clienți, în timp ce „returnari@domeniu.com” funcționează pentru o căsuță poștală generică de returnări.