Съвети за създаване на професионален имейл адрес за вашия бизнес

Повечето от нас имат имейл адрес, с който не се гордеят и който продължава да ни преследва в пощенските кутии (obichampapagali91, tanciorkata, bbbbballer23 – познавате ги). Като технологичен ритуал за израстване всички тези закачливи и прекалено сериозни псевдоними бяха част от процеса на това да се научим как да бъдем личности в интернет.

В бизнес отношенията добре подбраният имейл адрес може да допринесе за професионалния ви имидж, да остави положително впечатление и да намали риска от пропуснати съобщения. Винаги ще носите любовта към папагалите, но съвременната професионална комуникация изисква професионален имейл адрес, който да съответства на контекста. В днешната дигитална епоха това означава да се представите като себе си и да имате ясни, кратки имейл адреси за вашия бизнес.

Елементи на имейл адреса

• Локална част
• @
• Домейн

Въпреки че всеки отделен имейл адрес е уникален, всеки следва основен формат:

Локална част

„Локалната част“ на вашия имейл адрес е вашето потребителско име. Може да се състои от букви, цифри и повечето буквено-цифрови символи.

@

Символът „@“ е неизменна част от всеки имейл адрес. Използван е за първи път през 1971 г. от пионера в имейл комуникацията Рей Томлинсън, за да раздели името от машината на предвидения получател. В наши дни символът разделя потребителското име от доставчика на поща или местоположението на персонализирания домейн.

Домейн

Вашият имейл домейн означава целевия уебсървър, на който ще бъде изпратена поща. За личен Gmail акаунт например името на домейна е gmail.com; професионалният домейн обикновено е името на компания или, за лични марки или портфолио уебсайтове, вашето собствено име.

Съвети за създаване на професионален имейл адрес

• Оставете го лесен и запомнящ се
• Използвайте името си, не титлата си
• Не използвайте твърде много пунктуация
• Поддържайте основна и второстепенна пощенска кутия
• Свържете своя уеб домейн
• Оставете обикновените пощенски кутии да бъдат обикновени

Създаването на имейл адрес изглежда просто, но когато се замислите колко от адресите вече съществуват – около 7,9 милиарда към 2023 г. – нещата стават малко по-сложни. Ключът е да намерите как да се представите възможно най-ясно с останалите налични опции.

Ето какво да помните:

Оставете го лесен и запомнящ се

Бизнес имейл адресите трябва да са лесни, за да могат да комуникират. Ако сте на среща или посещавате събитие за създаване на бизнес връзки, вашият имейл трябва да е достатъчно ясен, за да може всеки да го запише точно и да се свърже с вас при нужда.

Използвайте името си, не длъжността си

Длъжностните позиции идват и си отиват, дори в рамките на същата организация, което означава, че няма място за тях в бизнес имейл адреса. Оставете длъжността си, информацията за компанията, професионалните квалификации и/или дипломите в подписа на имейла.

Въпреки че, ако желаете, можете да включите позицията си в имейл адреса, ще откриете, че с времето информацията ще става неактуална и неточна. Това работи най-добре за консултанти или фрийланс професионалисти, чиито умения са техният бизнес, като „mariapisatel@domain.com“ или „petar.yurist@domain.com."

Не използвайте твърде много пунктуация

Използването на точки и долни черти за разделяне на имена и инициали може да предотврати правописни грешки и да направи адреса ви по-лесен за четене, но използването на твърде много може да има обратния ефект. Стремете се към единна конвенция и се придържайте към нея в целия адрес.

Поддържайте основна и второстепенна пощенска кутия

От организационни съображения и съображения за поверителност не е добра идея да използвате същия имейл адрес за лични и професионални цели. Разделете нещата с два (или повече) имейл акаунта: един основен бизнес имейл адрес и отделна пощенска кутия за личната ви кореспонденция.

Свържете своя уеб домейн

Повечето уебсайт пакети идват с няколко безплатни бизнес имейл акаунта, прикачени към вашия персонализиран домейн. Използването на собствен домейн, а не такъв като @gmail.com или @yahoo.com, може да изглежда по-професионално и да помогне за разпознаването на марката. След като адресите ви бъдат настроени, можете да ги свържете с предпочитания от вас доставчик на имейл услуги (Gmail, Outlook или друго имейл приложение), както и с всеки софтуер за управление на връзките с клиентите (CRM) или маркетингов софтуер като Hubspot или Klaviyo.

Оставете обикновените пощенски кутии да бъдат обикновени

За съобщения, които не са предназначени за конкретно лице, можете да настроите обикновена имейл пощенска кутия, която да е достъпна за множество служители или множество отдели. След това можете да насочвате входящи съобщения от потенциални клиенти или клиентски запитвания към подходящия член на екипа.

Простотата и предсказуемостта са ключова част от обикновения имейл адрес. Идеята е да направите така, че да е възможно най-лесно за някого да се свърже с вас. Замислете се за „marketing@yourdomain.com“ или „contactus@yourdomain.com“. Може да откриете, че директната обикновена имейл пощенска кутия за продажби генерира повече потенциални клиенти от такава с остроумно, но по-малко интуитивно, потребителско име.

Идеи за професионални имейл адреси

• Пълно име
• Частично име
• Екипни пощенски кутии

Много компании, дори в творчески или неформални сфери, имат установена конвенция за наименуване на имейли, но създаването на ваш собствен професионален имейл може да изисква малко допълнително експериментиране, особено ако името ви е относително често срещано и имейл адресът с него вече е зает.

Ето някои идеи за професионални имейл адреси както за вас, така и за вашия екип. Също така няколко примера за това как можете да структурирате потребителското си име:

Пълно име

Първо, вижте дали можете да се измъкнете с използването на пълното си име (напр. ivanivanov@domain.com). Ако използвате презимето си или инициал, опитайте да го включите (напр. Ivangivanov@domain.com). Може също да използвате пунктуация, за да се отличавате и за четливост (ivan.ivanov@domain.com, ivan.p.ivanov@domain.com).

Частично име

Може също да изберете да подчертаете само фамилията си и да обозначите своето собствено име с инициал. Това оставя известна поверителност за потребителя и предлага повече вариации. Малките компании със само няколко членове в екипа може да изберат да показват само собственото име на потребителя (напр. van@domain.com), а по-големите компании могат да структурират локалната част около комбинация от собствено и фамилно име: инициал на собственото име плюс инициал на презимето, плюс фамилното име (напр. ipivanov@domain.com).

Екипни пощенски кутии

Ако сте основател или ръководител на екип и настройвате основните пощенски кутии за вашата компания, има няколко споделени адреса, които може да включите, в зависимост от вашите бизнес нужди. Обикновените имейл адреси на пощенски кутии спестяват време, като позволяват сътрудничество между екипа при следене и отговаряне на входящи имейли.

• Предложения от фрийлансъри: Ако разчитате на фрийлансъри и сътрудничество от общността, обмислете дали да не използвате ключови думи, свързани с вашата сфера, като „pitches@domain.com“ за предложения или „submissions@domain.com“ за кандидатури.

• Набиране на персонал: При бързо разрастващите се марки или екипи по наемане на персонал използването на „careers@domain.com“ или „jobs@domain.com“ е лесен и интуитивен начин за следене на заявления за работа или изявен интерес.

• Общо обръщение: При обикновени адреси на пощенски кутии за продажби оставете нещо просто, като „inquiries@domain.com“ или „sales@domain.com."

• Обслужване на клиенти: „Help@domain.com“ е често срещан имейл адрес за обслужване на клиенти, а „returns@domain.com“ служи като обичайна пощенска кутия за връщания.