Gestión del flujo de caja: qué es y cómo hacerla correctamente (+ ejemplos)

La gestión del flujo de caja es una de las muchas razones por las que resulta tan difícil poner en marcha un negocio.

Los negocios nuevos y en crecimiento a menudo no cuentan con liquidez adicional que les permita superar los déficits, porque están constantemente reinvirtiendo. Los años de crecimiento acelerado, incluidos los primeros años de vida de una empresa, también presentan desafíos importantes en términos de flujo de caja.

Mejorar el flujo de caja es una decisión inteligente para cualquier negocio. No importa lo sólido que sea tu modelo de negocio, lo rentable que seas o cuántos inversores tengas en fila. Si necesitas priorizar un área para generar un impacto significativo en tu empresa, esta es la indicada.

¿Qué es la gestión del flujo de caja?

La gestión del flujo de caja es el proceso de monitorear, analizar y optimizar cobros y pagos dentro de un negocio. Implica asegurar que una empresa disponga de fondos suficientes para cumplir con sus obligaciones financieras, como el pago de facturas, salarios y préstamos.

La gestión del flujo de caja es fundamental para mantener la salud financiera de tu negocio.

La entrada de efectivo es el dinero que ingresa a un negocio: esto incluye ventas, intereses ganados por inversiones y cualquier crédito pagado a la empresa. La salida de efectivo es el dinero que sale del negocio. 

Por ejemplo, gastos como alojamiento web, compra de inventario, alquiler, costes de envío y más. El estado de flujo de caja registra estas entradas y salidas para que puedas verlo todo de un vistazo y profundizar donde sea necesario.

Para calcular el flujo de caja, un negocio registra cuánto efectivo tiene disponible al inicio y al final de un período específico, que puede ser una semana o un mes. El negocio tendrá un flujo de caja positivo si hay más dinero en la cuenta al final del período que al principio; tendrá un flujo de caja negativo si hay menos efectivo al final.

Controlar la gestión del flujo de caja es una de las mejores cosas que puedes hacer por tu negocio. Además, es una habilidad que puedes aplicar en otros emprendimientos, así como en tus finanzas personales.

La importancia de la gestión del flujo de caja

1. Predecir faltas de liquidez
2. Reducir el estrés empresarial
3. Saber cuándo crecer
4. Ganar poder de negociación
5. Mejorar la precisión del presupuesto

1. Predecir faltas de liquidez

Una gestión eficaz del flujo de caja te ayuda a identificar posibles brechas de efectivo y predecir déficits antes de que ocurran. Cuando eres consciente de los problemas potenciales, puedes evitar escaseces de efectivo paralizantes que podrían cerrar tu negocio y tomar medidas antes de que las cosas se salgan de control.

Estos son algunos ejemplos de acciones que puedes tomar:

• Llamar a tu arrendador y pedirle que cobre tu cheque unos días más tarde.
• Retrasar un envío un par de semanas para posponer el pago de aranceles en la aduana.
• Lanzar una promoción para impulsar ventas adicionales rápidamente.
• Iniciar una campaña de cobro para liquidar facturas pendientes.

2. Reducir el estrés

Aunque parezca sorprendente, gestionar el flujo de caja aliviará mucho el estrés. Gran parte de la ansiedad que experimentan los emprendedores al pagar facturas proviene de no saber qué está pasando y preocuparse por si las cosas saldrán bien o no.

Es mucho mejor saber lo que se avecina, incluso si las perspectivas no son buenas. Cuando sabes en qué punto te encuentras, te sentirás preparado. Más importante aún, estarás equipado para enfrentarlo.

3. Saber cuándo crecer

Cuando gestionas el flujo de caja, sabes exactamente cuánto dinero tienes para invertir en crecimiento. Recuerda, el hecho de que tu estado de resultados te diga que hay dinero extra disponible no significa que se convertirá en efectivo en la vida real.

De manera similar, el hecho de que tengas 20.000 € en el banco no significa que puedas gastarlos. Podrías necesitarlo para pagar gastos próximos. Cuando observas tu flujo de caja durante semanas y meses, sabrás cuánto mantener a mano y cuánto puedes ahorrar o invertir en crecimiento.

4. Ganar poder de negociación

Un análisis eficaz del flujo de caja te da poder de negociación. Si necesitas pedir dinero prestado al banco mediante una línea de crédito para superar un déficit, o quieres que un proveedor te dé un respiro durante unas semanas sin interrumpir el servicio, un buen sistema de gestión del flujo de caja te permitirá justificarlo.

A las instituciones financieras generalmente les gusta ver este tipo de planificación, especialmente si puedes mostrar claramente cuándo podrás devolver los fondos. 

Los proveedores están mucho más dispuestos a ser flexibles si puedes decirles exactamente cómo pagarás y cuándo, en lugar de cortar la comunicación como hacen la mayoría de los negocios durante períodos difíciles. Estas personas quieren trabajar contigo y estarán más dispuestas a hacerlo en los altibajos si pueden confiar en ti.

5. Mejorar la precisión del presupuesto

El flujo de caja es significativamente más preciso que un presupuesto. Los presupuestos te dicen lo que quieres que suceda, tendiendo al optimismo y los emprendedores son optimistas por naturaleza. Las proyecciones de flujo de caja te dicen lo que realmente está sucediendo para que puedas lidiar con ello, incluso si no es lo que planeaste al comienzo del año.

Los propietarios de empresas a menudo prefieren no pensar en gestionar el flujo de caja y simplemente esperar que todo salga bien. Pero no merece la pena correr el riesgo. Es beneficioso llevar un control riguroso de tu dinero en caso de que tu presupuesto necesite ajustes.

Sigue leyendo: ¿Qué es el punto de equilibrio?

10 estrategias de gestión del flujo de caja

1. Preparar una previsión
2. Centrarte en el control del inventario
3. Arrendar, no comprar
4. Enviar y pagar facturas a tiempo
5. Buscar fuentes alternativas de ingresos
6. Verificar si los proveedores ofrecen descuentos por pago anticipado
7. Negociar condiciones con proveedores
8. Abrir una cuenta de ahorro de alto rendimiento
9. Tener un fondo de emergencia
10. Invertir en software

1. Preparar una previsión

Una gestión del flujo de caja eficaz comienza con la previsión de tus cobros y pagos, su momento y los saldos de caja proyectados.

Tanto si usas una hoja de cálculo como si usas una herramienta de planificación financiera, asegúrate de contabilizar todos los cobros y los pagos, incluidos salarios, cobros de cuentas por cobrar, alquiler, compras de inventario, inversiones y pagos de préstamos. Cuanto más precisa sea tu previsión de flujo de caja, mejores decisiones tomarás sobre gastos, inversión y crecimiento.

Suponiendo que necesitas renovar el sistema de seguridad de tu tienda el próximo mes. Es un gasto considerable que podría afectar tu capacidad para pagar tus facturas. Aplicar tu previsión de flujo de caja te da tiempo suficiente para planificar y controlar ese gasto, de modo que tengas suficiente flujo de caja para mantener tu negocio en funcionamiento.

La mejor forma de llevar el control de tu liquidez es mediante el estado de flujo de caja. En la gestión de efectivo de pequeñas empresas, un estado de flujo de caja es un registro del efectivo que entra y sale de un negocio durante un período contable, como un mes, trimestre o año, aunque puedes hacer un seguimiento del flujo de caja durante cualquier período que te ayude a ver a dónde va tu dinero. Prueba esto en la calculadora de flujo de caja de Shopify.

La mayoría de los negocios funcionan mejor planificando semana a semana. Sin embargo, algunos pueden necesitar planificar diariamente, mientras que otros solo necesitan planificar mensualmente. 

También depende de ti si quieres incluir cada gasto individual o solo categorías de gastos. Estas decisiones dependerán de la escala y complejidad de tu negocio.

De manera similar, algunos negocios podrán estimar su flujo de caja con precisión durante seis meses, mientras que otros solo podrán hacerlo durante dos semanas. 

En general, intenta prever de cuatro a seis semanas con una precisión razonable. Una buena regla general para la gestión del flujo de caja de pequeñas empresas es que cuanto más lejos mires hacia el futuro, menos precisas serán tus predicciones.

2. Centrarte en el control del inventario

Con la gestión del flujo de caja en mente, considera actualizar el inventario para reflejar los niveles actuales de oferta y demanda en tu negocio. Realiza un análisis ABC de tus productos de forma regular para determinar qué se está vendiendo y qué no. Luego, puedes mantener más inventario disponible de lo que probablemente se venda rápido y deshacerte del stock muerto con descuento.

3. Alquilar, no comprar

Las finanzas de pequeñas empresas siempre son complicadas, especialmente durante tiempos difíciles. No quieres endeudarte demasiado, pero a veces necesitas invertir en equipos o inventario que dará sus frutos a largo plazo.

Las buenas prácticas de gestión de efectivo serían alquilar en lugar de comprar. Cuando alquilas, puedes hacer pequeños pagos a lo largo del tiempo y preservar la liquidez para tus operaciones diarias. También es un gasto empresarial, por lo que puedes deducirlo en tus impuestos.

4. Enviar y pagar facturas a tiempo

Una parte clave de la gestión del flujo de caja de pequeñas empresas es recibir el pago lo antes posible. Si envías facturas inmediatamente, las cuentas pendientes de pago llegarán más rápido.

Si normalmente operas con un ciclo de facturación mensual, habla con tus proveedores para informarles que cambiarás a un modelo de facturación bajo demanda. Puntos extra si les ofreces un descuento por pago anticipado.

5. Buscar fuentes alternativas de ingresos

Si tu escenario está cambiando y ejerce presión sobre tus fuentes de ingresos actuales, busca formas alternativas de ganar dinero en línea. Podrías reemplazar temporal o incluso permanentemente las fuentes de ingresos menos rentables con otras más fáciles y efectivas.

Por ejemplo, puedes ofrecer diferentes opciones de compra como compra en línea, recogida en tienda (BOPIS) y opciones de entrega local. Esto puede ayudar a facilitar la gestión de tu flujo de caja y aliviar la presión sobre tus ingresos principales.

6. Verificar si los proveedores ofrecen descuentos por pago anticipado

Una forma de preservar el capital circulante y la gestión del flujo de caja es pagar menos a los proveedores. Algunos proveedores pueden tener descuentos por pago anticipado de los que no estás al tanto. 

Pagar a tus proveedores anticipadamente puede ayudarte a ahorrar efectivo e incluso mejorar la solidez de tus relaciones de suministro, especialmente si otros proveedores están retrasando los pagos en condiciones comerciales inusuales.

7. Negociar condiciones con proveedores

Durante tiempos difíciles, contacta con los proveedores con los que tienes un historial sólido y solicita condiciones más favorables, para que puedas gestionar el flujo de caja de manera efectiva.

Muchos proveedores están dispuestos a acordar un plan de pago flexible u ofrecer una extensión de pago. La clave es establecer relaciones sólidas y de confianza con ellos antes de que tu situación de liquidez se vuelva crítica. Sé honesto, mantén la comunicación abierta y paga a tiempo.

Si tienes un historial de pagar anticipadamente o a tiempo, por ejemplo, tu proveedor puede estar dispuesto a ampliar tu plazo de pago, dándote más tiempo para pagar.

8. Abrir una cuenta de ahorro de alto rendimiento

Compara tus ingresos con respecto a tus gastos. Si hay un excedente, piensa en conservarlo en una cuenta de ahorro de alto rendimiento para maximizar tu liquidez de caja. Estas cuentas te permiten mantener de forma segura el dinero que no tienes intención de gastar de inmediato para que tu dinero comience a trabajar para ti.

Al elegir una cuenta de ahorro, considera una que sea fácilmente accesible, fácil de usar y que te dé más del 1% por dejar tu efectivo en ella, con un depósito mínimo bajo. Esto puede mejorar tu posición de efectivo mes a mes y ayudarte a prepararte para cualquier impacto imprevisto en tus clientes o proveedores.

9. Tener un fondo de emergencia

Hacer crecer un negocio pone a prueba tu liquidez. Prepara tu negocio estableciendo un fondo de emergencia. Es como una reserva de efectivo para días difíciles que apartas para cubrir gastos operativos u obligaciones de deuda, recesiones económicas o emergencias.

Un fondo de emergencia te ayuda a capear desafíos inesperados, especialmente durante tiempos difíciles, cuando surgen oportunidades de crecimiento o cuando necesitas flexibilidad financiera. Garantiza que haya efectivo disponible cuando se necesite sin afectar negativamente a tu liquidez.

De tres a seis meses de gastos operativos es un buen punto de partida, pero revisa tus obligaciones financieras, tu negocio y tu industria para determinar cuánto tendrás que apartar.

10. Invertir en software

Hay más herramientas que nunca disponibles para ayudarte a planificar eficazmente tus necesidades de efectivo y ayudar a poner orden en la gestión del flujo de caja.

El software de contabilidad puede digitalizar la introducción de datos, mientras que las plataformas de automatización que se integran con tus herramientas de contabilidad y facturación rastrean gastos en tiempo real, automatizan informes financieros y ofrecen información para planificar tus finanzas. 

Si identificas problemas con pagos oportunos, por ejemplo, un software de cuentas por pagar, como QuickBooks, puede hacer que tu proceso de pago sea sencillo, mejorar tu flujo de caja y mejorar tu reputación con proveedores y clientes.

También están disponibles soluciones habilitadas con inteligencia artificial, que agilizan los procesos empresariales, como crear presupuestos y gestionar el flujo de caja. 

Por ejemplo, Panax, una plataforma de gestión de flujo de caja impulsada por IA, aprovecha la banca abierta y algoritmos de IA generativa para mejorar las previsiones de flujo de caja, categorizar automáticamente las transacciones y ofrece a los usuarios acceso en tiempo real a los detalles del flujo de caja.

Herramientas de gestión del flujo de caja

Desde hojas de cálculo hasta plataformas específicas de gestión financiera, hay muchas opciones de herramientas de gestión del flujo de caja para ayudarte a llevar un mejor control de tu negocio.

Google Sheets

Para algunos negocios, la herramienta gratuita es la mejor: Google Sheets. Cualquiera puede usar una hoja de cálculo de Google para crear estados de flujo de caja. 

Aunque es un proceso manual, no lleva mucho tiempo configurarlo y es fácil de seguir. Más importante aún, es fácil de personalizar sobre la marcha y adaptar a tus necesidades o situación específicas. 

Puedes ser tan amplio o específico como desees. Y el tiempo que dedicas a crear y actualizar tu hoja de cálculo es valioso para obtener una imagen más clara de tu situación.

Si usas una hoja de cálculo para la gestión del flujo de caja, obtendrás un esquema de hacia dónde va tu efectivo, ya que te muestra cuándo entrará el efectivo y cuándo saldrá, y es una excelente manera de visualizar la gestión del flujo de caja y ajustar tu enfoque.

Tesorio

Tesorio ofrece herramientas avanzadas para la gestión del flujo de caja, como informes unificados de cuentas bancarias, previsión de efectivo, informes y análisis, y funciones colaborativas.

Su panel de flujo de caja total se integra con tus plataformas bancarias y contables para proporcionar información en tiempo real sobre tu liquidez. Puedes ver todo sobre el rendimiento pasado, presente y futuro de tu flujo de caja. 

También detecta patrones y hace recomendaciones y previsiones basadas en la integración de datos en vivo de tu banco, CRM, ERP y otras herramientas, para que puedas tomar decisiones basadas en las cifras más recientes.

Kolleno

Kolleno ofrece funciones para la gestión del flujo de caja, cuentas por cobrar (AR) y conciliación. Te ayudará a analizar el efectivo disponible actual y predecir flujos de caja futuros, así como automatizar procesos para ganar eficiencia.

Jirav

Jirav es una plataforma integral de gestión financiera con funciones dedicadas para analizar y optimizar el flujo de caja. Se especializa en integrar tu análisis de flujo de caja con el conjunto de tus finanzas.

También incluye informes personalizables, paneles intuitivos, indicadores clave de rendimiento (KPI) de liquidez integrados, y automatización e integraciones con muchas plataformas importantes.

Causal

Causal es una herramienta dedicada de modelado financiero para negocios. Incluye una larga lista de funciones que van más allá de la gestión del flujo de caja, incluidos planes de contratación, conversión y consolidación de divisas, y más. Causal también visualiza los datos para que sean fáciles de entender y compartir.

Ejemplo de gestión del flujo de caja

Juan dirige una cadena de supermercados en Madrid y se encuentra con ciertos problemas de liquidez debido a una disminución inesperada de los ingresos. En respuesta, Juan hace ajustes estratégicos. Primero, renegocia las condiciones de pago con sus proveedores, lo que amplía sus facturas por abonar durante otros 30 días.

Luego, Juan establece fuentes alternativas de ingresos más allá de su negocio principal, como ofrecer una charcutería en la tienda para que los clientes recojan comidas listas para comer mientras compran, configurar una tienda Shopify para recibir pedidos en línea y asociarse con vendedores y marcas locales para proporcionar productos exclusivos y servicios de entrega. 

Juan también utiliza el software de contabilidad que proporciona datos e información procesables para optimizar la gestión de inventario.

En tres meses, la cadena de supermercados de Juan experimenta un aumento del 30% en los flujos de caja operativos, lo que mejora el perfil financiero de su empresa y garantiza operaciones fluidas. Para proteger sus negocios contra contingencias inesperadas similares, Juan pone en marcha un fondo de emergencia y abre una cuenta de ahorro de empresas que mejora su posición de efectivo mes a mes.

Al implementar las estrategias correctas de gestión del flujo de caja, puedes superar los obstáculos financieros de tu negocio y lograr un crecimiento sostenible.

Obtén tu plantilla gratuita de gestión del flujo de caja

La mayoría de las empresas no pueden sobrevivir sin una gestión adecuada del flujo de caja. Pero con las estrategias y herramientas correctas de gestión del flujo de caja, cualquiera puede hacerlo. Tómate el tiempo para organizarte ahora y será fácil mantenerte al día.