Planificación de surtidos en retail y comercio electrónico (+ ejemplos)

Imagina esto: estás a punto de entrar en tu época más ocupada del año. Las ventas se disparan en todas las categorías durante el fin de semana de Black Friday y Cyber Monday, pero no tienes idea de qué productos vender. Estás trabajando con un espacio de almacenamiento limitado y necesitas que cada pieza de stock en tu almacén esté vendida para fin de año.

La planificación de surtidos es una estrategia de merchandising que hace esto posible. Al planificar cuidadosamente qué artículos tendrás en stock en cada momento del año, puedes optimizar tu inventario y ofrecer productos que los clientes están buscando activamente.

Aprende cómo hacerlo, con consejos sobre cómo crear una planificación de surtidos y ejemplos para ilustrarlo.

¿Qué es la planificación de surtidos?

La planificación de surtidos describe el proceso de decisión sobre qué productos, incluyendo tamaños, colores o categorías, tendrás en stock en cualquier momento.

Los minoristas suelen planificar el surtido en los meses previos a la Navidad. Los productos relacionados con regalos tienden a venderse mejor durante este tiempo, por lo que un minorista planificaría incluir más productos aptos para regalar en la planificación de su inventario durante los últimos meses del año.

¿Por qué es importante la planificación de surtido?

La planificación de surtidos es una parte fundamental de la gestión de inventario, porque:

• Mejora la experiencia del cliente. Cuando satisfaces la demanda del cliente durante todo el año, las personas pueden visitar tu tienda y comprar los artículos que buscan, como paraguas durante la temporada de lluvia. Esto aumenta la satisfacción del cliente porque los productos que les interesan no están agotados, y la falta de disponibilidad se traduce en clientes perdidos.
• Impulsa las ventas durante todo el año. Un minorista de materiales de oficina, por ejemplo, podría ver un aumento en las ventas durante la temporada de regreso a clases, mientras que los ingresos durante el resto del año permanecen estancados. Sin embargo, un plan de surtido podría permitirles impulsar las ventas durante todo el año al tener agendas para el Año Nuevo o papel de regalo durante las fiestas.
• Aumenta el tamaño de la cesta. Un plan de surtido que expande tu gama de productos por un tiempo limitado puede aumentar el valor medio de los pedidos. Por ejemplo, si un minorista de moda sabe que debe tener vestidos en los meses de verano, podría ofrecer diferentes tamaños o colores. Estos artículos adicionales y relacionados brindan oportunidades de upselling o cross-selling que aumentan el tamaño medio de la cesta.
• Optimiza el inventario y maximiza las ganancias. Igualar la demanda futura con la disponibilidad de productos te permite aumentar las ventas y, en última instancia, gestionar una tienda más rentable. No necesitas grandes descuentos en los productos de fuera de temporada para liberar espacio en tu almacén si los artículos están bien alineados con la demanda durante todo el año. Esto reduce los costes de mantenimiento de inventario y previene la mercancía muerta.
• Calcula tu presupuesto de compras (open-to-buy u OTB). En el sector retail internacional, OTB es el término que se utiliza para referirse al dinero reservado para adquirir nuevo inventario durante un período concreto. Si conoces con precisión qué productos tendrán demanda en cada momento del año, podrás calcular este presupuesto de forma más eficiente y evitar gastar de más en mercancías que no se venderán.

Cuándo deberías considerar la planificación de surtido

La planificación de surtidos de productos es útil cuando te enfrentas a uno de los siguientes escenarios:

• Estacionalidad. Algunos productos se utilizan más en momentos específicos del año. Crea un plan anual que describa las nuevas temporadas (por ejemplo, primavera, verano, otoño e invierno) y eventos anuales como Black Friday, Navidad o el Día de San Valentín para planificar tu inventario en consecuencia.
• Lanzamiento de una nueva tienda. Lanzar una nueva tienda física o una tienda pop up puede ser desalentador, especialmente si está en un área donde no tienes datos históricos para basar tus decisiones de inventario. En este caso, tus planes de surtido de mercancías deberían priorizar los productos más vendidos en línea y los artículos que acumulan competidores similares hasta que puedas evaluar la demanda del consumidor con mayor precisión.
• Expansión de la línea de productos. Es probable que los nuevos productos ocupen el centro de atención en tu tienda minorista, pero debes deshacerte de otro inventario para hacer espacio.
• Espacio de almacenamiento limitado. Ya sea en una tienda minorista o en un almacén de envío, almacenar productos antes de que se vendan es caro. Los planes de surtido pueden ayudar a maximizar el espacio de almacenamiento, priorizando los artículos que probablemente se venderán rápidamente.
• Tendencias del mercado. No todos los cambios en la demanda son predecibles. Al mantenerte al tanto, llevando a cabo un análisis del mercado, puedes detectar cambios en las preferencias del cliente o tendencias emergentes y revisar tu planificación de surtidos en consecuencia.
• Disrupciones en la cadena de suministro. Los problemas en las cadenas de suministro minoristas son notoriamente habituales. Ya sea porque un proveedor deje de ofrecer un producto o porque comiences a trabajar con uno nuevo, los planes de surtido minorista te ayudan a anticipar esas interrupciones y a evitar problemas de abastecimiento que pueden alejar a los clientes.

Cómo hacer una planificación de surtidos

1. Define tu estrategia de surtido
2. Construye una estructura de categorías
3. Establece objetivos de ventas para cada categoría
4. Desarrolla un planograma
5. Crea tu plan de gestión de inventario

1. Define tu estrategia de surtido

Una estrategia de surtido es una visión general de los productos que tendrás en stock. Implica decidir los tipos de productos que llevarás, cuántas variaciones (por ejemplo, tamaños, colores o marcas) ofrecerás y cuánto presupuesto y espacio de almacenamiento asignarás a cada producto.

Puedes dividir el inventario en tres categorías:

• Núcleo: Productos perennes que se venden bien durante todo el año.
• Estacional: Artículos específicos de una época del año, como productos de cuidado de la piel con protección UVA en verano.
• Tendencias: Productos en los que los clientes están interesados en este momento y que no están ligados a una época específica del año, como los zapatos de tacón bajo.

No hay un equilibrio perfecto entre estas categorías; se necesita prueba y error para descubrir qué funciona y qué no.

Ten en cuenta que estas asignaciones pueden fluctuar a lo largo del año. Por ejemplo, podrías tener el 50 % de tu inventario como productos más vendidos, el 20 % estacionales y el 30 % basados en tendencias. 

Durante el fin de semana de BFCM, cuando las ventas estacionales tienden a aumentar, podrías ajustar las asignaciones de inventario de tendencias y estacional para capitalizar la demanda.

2. Construye una estructura de categorías

La planificación de surtidos tiene como objetivo optimizar el inventario, enfocándose en los productos más rentables y demandados y eliminando los artículos de bajo rendimiento de las estanterías de la tienda. La racionalización de números SKU puede ayudarte a lograr esto.

Revisa tu inventario y divide cada artículo en una de las siguientes categorías: núcleo, estacional o tendencia. Recuerda que esto debe hacerse a nivel de SKU. Las variaciones más oscuras de los jeans pueden venderse mejor en invierno, mientras que los jeans blancos se venden mejor en verano, aunque se clasifiquen como el mismo producto.

No caigas en la trampa de confiar en tu instinto durante este proceso. Los datos históricos son tus mejores aliados; puedes hacer una lista de productos que han demostrado venderse mejor en cada época del año con los informes de ventas en tu sistema de gestión de inventario.

Shopify, por ejemplo, proporciona recomendaciones de productos basadas en datos de ventas e interacciones de clientes.

3. Establece objetivos de ventas para cada categoría

Los objetivos de ventas pueden proporcionar una estimación realista de los ingresos generados por cada categoría de productos. Esto dicta un presupuesto de compras (open-to-buy) sensato y puede mejorar el flujo de caja del negocio, ya que no estás gastando más dinero del que tu inventario generará.

Para establecer objetivos de ventas sensatos:

• Revisa los datos de ventas. ¿Cuál fue la tasa de venta de cada producto o categoría en el mismo momento del año pasado?
• Investiga el mercado. ¿Hay alguna tendencia estacional emergente que podría afectar las ventas de un producto o categoría en particular?
• Monitoriza la cadena de suministro. ¿Anticipas algún problema con el abastecimiento de productos que podría afectar la cantidad de inventario que puedes vender?

4. Desarrolla un planograma

Un planograma es una herramienta de merchandising visual que muestra cómo se exhibirá tu inventario en la tienda. Puede ayudar a tus clientes a encontrar los artículos que buscan en ese momento específico del año, especialmente si estás mostrando artículos estacionales o en tendencia en lugares destacados, como a la altura de los ojos o en los extremos de las estanterías.

Los planogramas también muestran cuánto espacio has asignado a cada producto. Esta información te ayuda a determinar con precisión cuánto inventario necesitas tener disponible para llenar las estanterías.

Toma un enfoque similar si estás desarrollando un plan de surtido para un negocio online. La página de inicio de tu sitio web y los carruseles de imágenes son áreas destacadas, así que asigna productos estacionales o más vendidos a estas zonas privilegiadas.

5. Crea tu plan de gestión de inventario

Para este punto del proceso de planificación de surtido, deberías conocer el inventario que estás almacenando, la división de productos núcleo, estacionales y en tendencia, y cómo se mostrarán en tus estanterías.

Hay dos cosas finales a considerar en tu proceso de planificación de inventario:

• Stock de seguridad. Piensa en esto como el fondo de emergencia de tu tienda. Es el nivel mínimo de existencias que necesitarás para atender a los clientes y satisfacer la demanda, ayudándote a evitar roturas de stock al mantener un stock mínimo de respaldo en las estanterías mientras buscas reabastecerte.
• Reabastecimiento de stock. Considera una herramienta de gestión de inventario como Stocky para reabastecer automáticamente el stock una vez que las cantidades caigan por debajo de tu umbral de seguridad.

Ejemplos de planificación de surtido

Gestionar el inventario de un negocio de ropa es notoriamente difícil de equilibrar. Los clientes compran diferentes artículos en diferentes estaciones (como abrigos en invierno), mientras que otros productos son perennes y se compran durante todo el año (como los vaqueros). 

La planificación de surtidos ayuda al minorista a equilibrar ambos sin quedarse corto ni excederse en el stock de determinados SKUs en ningún momento.

Este es un ejemplo de planificación de surtidos para mostrar el aspecto que tendría para un minorista de moda que genera la mayor parte de sus ingresos durante los meses de verano.

Consejos para la planificación de surtidos minorista

Antes de poner en práctica un nuevo plan de surtido, considera estos consejos para asegurarte de que el tuyo no solo sea realista, sino también que puedas cumplirlo.

• Recoge comentarios de los clientes. Los clientes son quienes convierten tu inventario en ingresos, por lo que tiene sentido incorporar sus comentarios en tus planes de surtido. Realiza grupos de enfoque, recopila feedback o encuestas para determinar qué artículos son más propensos a comprar en ciertos momentos del año y si están considerando productos de tendencia que aún no has captado.
• Utiliza herramientas de planificación de surtido. Descubre datos históricos de ventas con herramientas de planificación de demanda, incluyendo la tasa de venta de un producto, el volumen de ventas o la tasa de rotura de stock. Esto puede ayudarte a identificar los artículos que mejor se venden en cada momento del año.
• Equilibra amplitud y profundidad. La amplitud es la variedad de productos que vendes; la profundidad es cuántas variaciones (tamaños y/o colores) tienes de cada uno. Los artículos estacionales populares suelen tener más profundidad, mientras que las temporadas de compras más pequeñas (como el Día del Padre) pueden no necesitar una colección completa exclusiva para ese evento.
• Mantén los más vendidos en el catálogo. Los más vendidos han demostrado venderse durante todo el año, por lo que son una apuesta segura para seguir generando ingresos mientras experimentas con nuevo inventario que nunca has vendido.
• Colabora con proveedores. Tu planificación de surtidos solo puede convertirse en realidad si puedes abastecerte de los productos seleccionados dentro de tu plazo especificado. Trabaja estrechamente con los proveedores para recibir inventario a tiempo, pero no tan pronto que afecte tus capacidades de almacenamiento de inventario.