¿Qué es un sistema de gestión de pedidos? Software y funcionalidades (2025)

Para muchas empresas, especialmente aquellas que están experimentando un crecimiento acelerado, gestionar y procesar pedidos a través de múltiples canales de venta y ubicaciones de distribución resulta complejo. Entre la realización del pedido y la entrega existe un océano de desafíos como la visibilidad del inventario, los perfiles de pedidos y las devoluciones.

¿Una solución para resolver estos problemas? Un sistema de gestión de pedidos (SGP u OMS, por sus siglas en inglés: Order Management System) que monitoriza los niveles de stock en todos los almacenes, combina datos de pedidos de múltiples canales de venta, optimiza la distribución, envía pedidos rápidamente, gestiona devoluciones e intercambios y centraliza los informes.

En esta guía encontrarás una amplia gama de aspectos clave, desde qué tareas debe manejar un sistema de gestión de pedidos hasta los beneficios de tener un panel centralizado. También te ayudará a evaluar el tipo de sistema de gestión de pedidos que necesita tu negocio.

¿Qué es un sistema de gestión de pedidos?

Un sistema de gestión de pedidos es una herramienta digital utilizada para rastrear ventas, pedidos, inventario y distribución. 

Optimiza el ciclo de vida del pedido, desde la recepción hasta la entrega, garantizando precisión y eficiencia. Incluye procesos como la entrada de pedidos, la asignación de recursos y el seguimiento del estado de los pedidos.

Por ejemplo, Shopify, una plataforma líder de comercio electrónico, ofrece un sistema de gestión de pedidos integrado como parte de su servicio. 

Con el sistema de Shopify, los negocios de ecommerce pueden procesar pedidos multicanal, incluyendo compras en tienda física, ventas en la tienda online y otros marketplaces, y gestionarlos todos desde una sola plataforma.

Funcionalidades de un sistema de gestión de pedidos

Un sistema de gestión de pedidos es una solución integral para optimizar la gestión de pedidos de extremo a extremo, desde la entrada hasta la entrega. Algunos sistemas, como el de Shopify, también proporcionan gestión distribuida de pedidos para coordinar la preparación y el envío a través de múltiples almacenes y ubicaciones.

Algunas de las funcionalidades principales son:

• Panel de gestión de pedidos: un panel centralizado para la supervisión de pedidos. Filtra, ordena, busca, etiqueta y añade notas a los pedidos. Rastrea el estado de la entrega, lo que permite un seguimiento fácil de entregas fallidas o retrasadas. Visualiza y organiza todos los pedidos en una interfaz personalizable por destino de entrega, estado de preparación, SKU de productos y más, para mejorar la visibilidad y la priorización.
• Enrutamiento inteligente de pedidos: prioriza y asigna pedidos a ubicaciones óptimas usando varios criterios. Funciona con tus instalaciones o con proveedores de logística externos para gestionar pedidos de manera más eficiente.
• Automatizaciones: usa Shopify Flow para automatizar y optimizar procesos de preparación, inventario y devoluciones. Reduce la intervención manual, minimiza errores y ahorra tiempo al automatizar tareas repetitivas.
• Operaciones masivas: crea, compra e imprime múltiples etiquetas de envío, albaranes y formularios en un solo lugar. Realiza acciones masivas para preparación, solicitudes y cancelaciones que aceleran el procesamiento.
• Capacidad de edición de pedidos: modifica cualquier pedido antes del envío para mejorar la experiencia del cliente y reducir errores. Aporta flexibilidad en la gestión de solicitudes y correcciones sin interrumpir la preparación.
• Creación de pedidos borrador: genera pedidos y facturas desde cualquier lugar, envía por correo electrónico a clientes para pago online o presencial. Admite distintos escenarios de venta con mayor flexibilidad en la creación de pedidos.
• Control unificado de inventario: sincroniza niveles de stock en tus ubicaciones y canales de venta para prevenir exceso de inventario o escasez.
• Análisis de pedidos en tiempo real: accede a información instantánea sobre todos los pedidos (realizados, abiertos, en preparación, entregados y devueltos). Usa datos en tiempo real para tomar decisiones informadas e identificar áreas de mejora.
• Integración con logística externa: conecta con socios líderes de logística y sistemas mediante cientos de aplicaciones listas para usar creadas y mantenidas por proveedores de confianza.
• Integración ERP: se conecta con sistemas de back-office para proporcionar supervisión financiera y operativa integral.
• Personalización con API: usa las API de distribución que te dan flexibilidad para construir flujos de trabajo personalizados para modelar y automatizar flujos de organización únicos y complejos.

¿Qué hace un sistema de gestión de pedidos?

Un sistema de gestión de pedidos hace el seguimiento de los niveles de inventario por canal, automatiza el proceso de distribución de pedidos, maneja la logística inversa, gestiona la información de clientes y fusiona datos de pedidos y financieros. En resumen, garantiza que el cliente reciba lo que pidió y permite que tanto tú como el cliente sepáis cuándo ha llegado el pedido.

Monitoriza los niveles de inventario por canal

Lo mejor del comercio moderno es que las marcas pueden llegar a los compradores a través de diversos canales. Los clientes pueden comprar artículos en tienda mediante software de punto de venta (POS), en autoservicio a través del ecommerce directo al consumidor de una marca, en marketplaces online o en canales de redes sociales, o incluso combinar actividad online y offline con opciones de entrega como comprar online y recoger en tienda (BOPIS).

Un sistema de gestión de pedidos ayuda a los minoristas a gestionar y sincronizar el inventario en las múltiples ubicaciones desde las que se distribuyen los artículos, ya sea desde una tienda física, un centro de distribución o un almacén. Es una herramienta diseñada para apoyar a las marcas de comercio electrónico que planean invertir en su proceso de gestión de inventario durante los próximos dos años.

Con un sistema de gestión de pedidos, puedes:

• Actualizar los niveles de inventario en todas las tiendas y ubicaciones de distribución.
• Transferir inventario entre tiendas y ubicaciones de distribución.
• Recibir notificaciones automáticas cuando los SKU tengan poco stock y reabastecer en consecuencia.
• Entender qué SKU se venden mejor por región o canal de venta.

Las soluciones de sistema de gestión de pedidos, como Shopify, ofrecen gestión de inventario multiubicación, lo que permite a las empresas hacer el seguimiento del stock en hasta 1.000 almacenes, centros de distribución y tiendas. Estos sistemas también permiten crear órdenes de compra para proveedores y transferir inventario entre ubicaciones, al tiempo que proporcionan una vista integral de los niveles de stock y su movimiento.

Automatiza el proceso de distribución de pedidos

Un sistema de gestión de pedidos moderno trata la cadena de suministro como un ecosistema interconectado, lo que permite a los comerciantes automatizar sus procesos internos desde el pedido hasta la distribución.

Para agilizar los pedidos a través del procesamiento, la preparación y el envío en el menor tiempo posible, los negocios online pueden confiar en un sistema de gestión de pedidos para:

• Aceptar pagos, independientemente del destino de envío o de la moneda del pedido.
• Enrutar pedidos a la mejor ubicación de distribución, incluidas las gestionadas por el comerciante, las tiendas físicas o la logística externa.
• Imprimir automáticamente etiquetas de envío y albaranes cuando se gestionan los pedidos internamente.
• Hacer el seguimiento del estado de distribución y entrega de los pedidos con proveedores de envío conectados.

Un buen sistema de gestión de pedidos debe enrutar pedidos a la mejor ubicación, no solo en términos de proximidad del cliente a tu almacén, sino también para priorizar pedidos dentro del mismo mercado de destino, minimizar divisiones en la distribución o clasificar ubicaciones prioritarias.

Maneja la logística inversa

Tu sistema de gestión de pedidos puede ayudarte a evitar importunar a tus clientes y proporcionar una experiencia de devoluciones sin complicaciones para todos los involucrados. También puede admitir devoluciones de autoservicio en tu tienda online, permitiendo a los clientes iniciar devoluciones cuando sea más conveniente para ellos, sin la molestia de contactar a un representante por teléfono o email.

Puede imprimir automáticamente etiquetas de devolución en caso de que un cliente necesite enviar artículos de vuelta. La dirección de devolución diferirá según la ubicación del cliente, permitiéndote recibir y procesar reembolsos en el menor tiempo posible. Los clientes también pueden verificar el estado de su devolución con seguimiento online.

No solo eso, sino que los equipos de atención al cliente obtienen información inmediata sobre cualquier producto que un cliente haya enviado para devolución. Todos los clientes reciben el mismo nivel de servicio, independientemente de lo que compraron y de cómo o dónde lo compraron.

Gestiona la información de los clientes

Un sistema de gestión de pedidos puede actuar como una plataforma de gestión de relaciones con clientes (CRM), permitiendo a los comerciantes acceder a toda la información que tienen sobre un cliente, incluidos pedidos anteriores, valor de vida y ubicación.

Con la información sobre datos de clientes que obtienen de un sistema de gestión de pedidos, los comerciantes pueden hiperpersonalizar los mensajes de marketing que les envíen cuando intenten conseguir otra venta.

Por ejemplo, una marca de ecommerce puede extraer datos de su sistema de gestión de pedidos para crear los siguientes segmentos de clientes:

• Clientes ubicados en Europa.
• Clientes de alto valor con un valor medio del pedido de más de 50 €.
• Personas que han comprado un artículo y aún no han regresado al sitio web.

La marca desarrolla una estrategia de marketing distinta para cada segmento de clientes. Los ubicados en Europa no recibirán los mismos emails de marketing que tu audiencia en Estados Unidos. Los artículos caros se recomiendan a clientes con un valor medio del pedido alto, aquellos con más probabilidades de comprar. Los más vendidos se destacan en tus emails para clientes de una sola compra.

La personalización de email que reconoce lo que se compró anteriormente añade valor y aumenta la tasa de conversión. Se suele facilitar con informes de clientes generados automáticamente con un sistema de gestión de pedidos.

Fusiona datos de pedidos y financieros

Está muy bien ver todos tus datos de pedidos en una ubicación central. Pero una parte esencial de dirigir un negocio de comercio electrónico es juzgar si realmente estás obteniendo beneficios, y si es así, dónde y cómo, para que puedas enfocarte en generar más.

La mayoría de los sistemas de gestión de pedidos tienen la capacidad de integrarse con otras funciones de back-office, particularmente con tu software financiero. La plataforma puede extraer información de tu software de contabilidad para fusionar datos de inventario y ventas. Podrás obtener información sobre cuentas por pagar y por cobrar, así como automatizar la producción de facturas y órdenes de compra, sin necesidad de entrada manual de datos.

El mejor software de gestión de pedidos

Ya sea que estés buscando tu primer sistema de gestión de pedidos o reemplazar el existente, aquí tienes cuatro excelentes opciones a considerar.

Shopify

Shopify es una solución de ecommerce todo en uno para marcas en crecimiento. Su plataforma viene con un sistema de gestión de pedidos integrado, con el cual puedes procesar pedidos en tienda, desde tu tienda online o desde otros canales de venta y marketplaces.

También puedes hacer el seguimiento, gestionar y cumplir pedidos desde un panel central. Shopify enrutará automáticamente los pedidos a la mejor ubicación de distribución según las reglas de enrutamiento establecidas por el comerciante.

El sistema de gestión de pedidos de Shopify también ofrece:

• Integración con transportistas líderes como UPS y DHL.
• Tarifas de envío con descuento (hasta un 88 % de ahorro en comparación con tarifas minoristas).
• Actualizaciones de inventario en tiempo real a través de todos los canales de venta.
• Soporte para opciones de entrega local y recogida en tienda.
• Capacidad para gestionar hasta 1.000 ubicaciones de distribución.
• Soluciones de gestión de devoluciones e intercambios.

Una historia de éxito es la trayectoria de Snarky Tea, un negocio que transformó sus operaciones de distribución usando el sistema de gestión de pedidos integrado de Shopify.

Snarky Tea, fundada por Jenni-Lyn Williams, pasó de ser un pequeño negocio a una empresa directa al consumidor con cientos de productos. Con crecimiento rápido y publicidad de Vogue, los Oscars y Shark Tank, la empresa enfrentó desafíos al gestionar inventario, la distribución y los envíos de manera eficiente.

Al integrar la solución de gestión de pedidos de Shopify, Snarky Tea logró:

• 25.000 $ de ahorro mensual en envíos a través de tarifas con descuento.
• Seguimiento preciso de inventario en instalaciones de producción y centros de distribución.
• Gestión fluida de pedidos usando impresión automática de etiquetas y hojas de entrega para recogidas.
• Menos errores durante la impresión por lotes, lo que mejoró la satisfacción del cliente.
• 360 horas ahorradas anualmente al reducir tareas manuales y evitar verificaciones multisistema.

Jenni-Lyn describe el sistema de gestión de pedidos de Shopify como una herramienta clave: “Cuanto más puedo hacer dentro del ecosistema de Shopify, mejor. Nos ahorra dolores de cabeza innecesarios y nos ayuda a mantenernos organizados”.

ShipHero

ShipHero es otra solución de gestión de pedidos para marcas de ecommerce en crecimiento. Construida en la nube, esta plataforma está diseñada para ayudar a las empresas a gestionar más fácilmente su inventario, optimizar procesos de distribución, reducir errores y aumentar su eficiencia operativa general.

También es conocida por su interfaz fácil de usar, que permite a empresas de cualquier tamaño personalizar flujos de trabajo según sus necesidades específicas. Además, ShipHero ofrece un conjunto robusto de herramientas para gestionar múltiples canales de venta, optimizar el enrutamiento de pedidos y automatizar tareas, liberando tiempo y recursos para que las empresas los dediquen a otros proyectos.

ChannelApe IOMS

ChannelApe IOMS es una plataforma potente para operaciones estratégicas de inventario, que ayuda a las empresas a integrar ventas, distribución, finanzas y atención al cliente. 

Se promociona como el “control de misión para operaciones” de una empresa y ofrece un enfoque optimizado con paneles útiles para consolidar métricas en tiempo real y proporcionar una vista integral del rendimiento del negocio.

En particular, ChannelApe puede ayudar a las empresas a obtener mayor visibilidad de su cadena de suministro, lo que facilita escalar operaciones y reducir errores. Además, las empresas pueden aprovechar herramientas avanzadas para la gestión de inventario y pedidos, incluidas reglas que gestionan retenciones, enrutamiento, ediciones, fraude y más.

Manhattan Associates

Manhattan Associates es un proveedor de software de cadena de suministro y comercio omnicanal. Ofrece soluciones que ayudan a las empresas a sacar el máximo partido de sus operaciones de cadena de suministro, gestión de inventario y procesos de distribución de pedidos.

Manhattan Associates se enfoca sobre todo en el concepto de comercio unificado, y sus soluciones basadas en la nube están orientadas a ayudar a las empresas a tener éxito en varias áreas: retención de personal, transformación tecnológica en la nube, distribución a través de escaparates, transporte y distribución, fulfillment rentable y previsión de inventario. 

Es conocido por su experiencia en tecnología de cadena de suministro y puede proporcionar soluciones personalizadas para satisfacer las necesidades específicas de cada negocio.

Los beneficios de un buen sistema de gestión de pedidos

Un buen sistema de gestión de pedidos ofrece varias ventajas clave:

• Mejora la precisión de los pedidos: automatiza el procesamiento de pedidos, reduciendo errores humanos que pueden provocar fallos de envío y devoluciones costosas.
• Recoge, prepara y envía más rápido: identifica el mejor centro de distribución con inventario disponible, optimizando el proceso para lograr tiempos de entrega más cortos.
• Reduce costes de envío: se integra con transportistas líderes a nivel global, ofreciendo tarifas con descuento prenegociadas y simplificando la impresión de etiquetas.
• Centraliza la gestión de canales: consolida pedidos de todos los canales en un panel, minimizando pedidos perdidos o duplicados y mejorando los tiempos de respuesta de la atención al cliente.
• Cumple con las expectativas del cliente: proporciona páginas de seguimiento integradas para actualizaciones de pedidos, mejorando la transparencia y reduciendo reseñas negativas derivadas de una comunicación deficiente.
• Previene roturas de stock y permite prever inventario: ofrece datos integrales sobre tendencias de ventas y productos populares, lo que posibilita previsiones precisas de inventario para evitar tanto el exceso como la falta de stock.

Un sistema de gestión de pedidos automatiza el proceso de seleccionar el método de distribución más adecuado, lo que se traduce en entregas más rápidas y mayor satisfacción del cliente.

Tanner Arnold, Presidente y CEO, Revelation Machinery

Desafíos de un sistema de gestión de pedidos

A pesar de todas sus ventajas, un sistema de gestión de pedidos también tiene sus inconvenientes. 

Estos son 3 problemas comunes que enfrentan los minoristas:

• Integración: la integración compleja con sistemas heredados puede llevar a datos no sincronizados y retrasos.
• Escalabilidad: los sistemas básicos pueden no soportar el crecimiento del negocio, requiriendo soluciones más robustas para volúmenes de pedidos aumentados y transacciones internacionales.
• Personalización: adaptarse a procesos de negocio específicos puede ser difícil, potencialmente obstaculizando la eficiencia. Por ejemplo, fabricantes de muebles a medida pueden tener dificultades con sistemas mal equipados para pedidos personalizados complejos.

Cómo elegir un sistema de gestión de pedidos

Hay muchos factores que debes considerar al elegir un sistema de gestión de pedidos, tanto en términos de los flujos de trabajo que puede automatizar como de las plataformas existentes con las que se integra.

Aquí tienes un proceso paso a paso para elegir un sistema de gestión de pedidos, incluyendo las funcionalidades que debes buscar en las plataformas que lleguen a tu lista final.

1. Define tus objetivos y prioridades

Al igual que con cualquier nueva inversión en software, la primera etapa para encontrar un sistema de gestión de pedidos es entender para qué lo necesitas. Mantén una reunión con tus partes interesadas internas para definir qué funcionalidades son requisitos absolutos y cuáles serían simplemente convenientes.

Durante estas conversaciones, no olvides considerar la escalabilidad y la visión a futuro. Tus planes para escalar el negocio juegan un papel importante en tu toma de decisiones. Idealmente, necesitas un sistema de gestión de pedidos que crezca al mismo ritmo que tu empresa.

2. Redacta una solicitud de propuesta (RFP)

Los proveedores de soluciones de gestión de pedidos enviarán propuestas que te ayuden a elegir. El objetivo de cada propuesta es que tú y el proveedor compartáis una visión común sobre los requisitos técnicos y las limitaciones del sistema que esperas implementar.

Tu solicitud de propuesta debe detallar cómo esperas que funcione el sistema de gestión de pedidos. Proporciona a los proveedores la siguiente información para que puedan adaptar la propuesta a tu negocio:

• Volúmenes de pedidos.
• Número de SKU (códigos de artículo).
• Cualquier software o hardware existente que uses.
• Una cronología para el proceso de adquisición del sistema.
• Detalles sobre formación y capacitación.

3. Evalúa tus opciones

Es poco probable que encuentres la solución perfecta para tu negocio con tu primer contacto, así que prepara una lista de cuatro a seis proveedores potenciales para evaluar. Contacta a cada proveedor para organizar una demostración o prueba de su producto.

Durante este proceso, somete a cada proveedor de sistema de gestión de pedidos a la siguiente lista de verificación para ayudarte a tomar la decisión correcta:

• ¿Tu sistema de gestión de pedidos te permite eliminar procesos manuales, como crear órdenes de compra, mediante la automatización de flujos de trabajo?
• ¿Te permite gestionar ventas en múltiples canales, monedas y geografías?
• ¿Admite múltiples ubicaciones de almacén?
• ¿Proporciona actualizaciones de inventario en tiempo real?
• ¿Proporciona informes y previsiones que te permiten identificar mejor los problemas y anticipar cambios?
• ¿Proporciona acceso a una API que te permita innovar a tu propio ritmo?
• ¿Admite integraciones nativas y de terceros en el ecosistema más amplio de la cadena de suministro (contabilidad, gestión de almacenes, fulfillment, 3PL, etc.)?
• ¿La plataforma está estancada o añade continuamente nuevas funcionalidades?

Es poco probable que encuentres un proveedor que sea un ajuste perfecto al 100 %. Tu selección final se basará en varios criterios de equilibrio.

Las funcionalidades por sí solas no deberían ser tu único criterio de selección, ya que también debes tener en cuenta la totalidad de la relación comercial. ¿Los equipos del proveedor son útiles? ¿Son expertos en su campo? ¿Y están mejorando continuamente la plataforma para ofrecer a sus clientes opciones de expansión y crecimiento?

El sistema de gestión de pedidos perfecto para tu negocio marcará tantas de estas casillas como sea posible.

Encuentra el sistema de gestión de pedidos ideal para tu negocio

Elegir un nuevo sistema de gestión de pedidos no es una decisión que deba tomarse a la ligera. El adecuado tiene el potencial de ahorrar tiempo, reducir costes y ofrecer mejores experiencias a tus clientes, experiencias que los convenzan de regresar una y otra vez.

Prepara tu lista final, evalúa si tus opciones tienen las funcionalidades esenciales que todo tu equipo necesita y pide orientación a los proveedores sobre cómo implementar un sistema de gestión de pedidos.

Puede llevar algo de tiempo acostumbrarse al nuevo sistema, pero pronto verás el impacto positivo de almacenar todos los datos relacionados con pedidos, cumplirlos automáticamente y proporcionar a los clientes actualizaciones de envío en tiempo real dentro de una plataforma centralizada.