Qu’est-ce que QuickBooks ? Versions et cas d’utilisation

Pour toute entreprise, une gestion financière rigoureuse est essentielle afin de maintenir sa rentabilité. QuickBooks est un logiciel de comptabilité qui permet aux petits entrepreneurs de gérer de nombreuses tâches financières, du suivi des revenus et dépenses au calcul des charges sociales. Quel que soit votre statut juridique, QuickBooks peut vous aider à diriger votre activité avec plus d’efficacité et de transparence financière.

Qu’est-ce que QuickBooks ?

QuickBooks est un logiciel de comptabilité d’entreprise développé et commercialisé par Intuit. Les produits QuickBooks s’adressent principalement aux petites et moyennes entreprises et proposent des solutions de comptabilité dans le cloud ainsi que sur site. Ce logiciel comptable automatise de nombreuses tâches, comme le suivi des revenus et dépenses, la facturation clients et la comptabilité de paie.

QuickBooks offre de nombreux avantages aux entreprises, notamment :

• Automatisation de la saisie des données et du rapprochement bancaire
• Réduction de la saisie manuelle et des risques d’erreur humaine dans les registres financiers
• Clarté financière grâce à des données en temps réel et des rapports de santé financière
• Déclarations fiscales simplifiées avec des registres financiers organisés et une catégorisation fiscale automatique
• Gestion de la trésorerie optimisée grâce à des outils de facturation, de suivi des factures et de traitement des paiements

Comment fonctionne QuickBooks ?

• Facturation
• Suivi des factures
• Gestion de la paie
• Gestion des dépenses
• Reporting financier et budgétisation
• Gestion des ventes et de la TVA

QuickBooks permet aux entreprises de saisir et catégoriser leurs transactions financières. Il se connecte à votre compte bancaire professionnel et à vos comptes de cartes de crédit pour importer automatiquement les transactions. Pour les versions cloud, une connexion Internet est nécessaire afin de bénéficier de toutes les fonctionnalités, bien que certaines fonctions de l’application mobile puissent fonctionner hors ligne.

Facturation

Les entreprises peuvent utiliser QuickBooks pour créer, envoyer et suivre leurs factures. Vous pouvez personnaliser les modèles de factures avec votre logo et vos couleurs de marque, envoyer les factures par e-mail ou SMS, et configurer des factures récurrentes pour vos clients réguliers. QuickBooks Payments, qui s’intègre à QuickBooks Online, permet aux clients de régler directement en ligne via différents moyens de paiement comme les virements et les cartes de crédit.

Exemple : Lorsqu’un client effectue un achat, vous pouvez utiliser QuickBooks pour générer et envoyer une facture par e-mail. La facture inclut un lien sécurisé permettant au client de payer directement avec sa méthode préférée via QuickBooks Payments. Les fonds sont reçus et la transaction est enregistrée dans vos livres.

Suivi des factures

Le suivi des factures dans QuickBooks aide les chefs d’entreprise à surveiller de près leurs comptes fournisseurs, à payer les factures rapidement et à éviter les pénalités de retard. Vous pouvez saisir les factures fournisseurs, définir les échéances et suivre leur statut. La plateforme permet également d’effectuer des paiements partiels, de saisir des factures récurrentes et de catégoriser les dépenses professionnelles à des fins de reporting.

Exemple : Supposons que vous soyez un commerçant recevant régulièrement des factures de fournisseurs en gros, et que vous saisissez ces factures dans QuickBooks. Lorsque vous payez une facture fournisseur, le paiement est enregistré dans QuickBooks, offrant une vue d’ensemble en temps réel des sorties de fonds.

Gestion de la paie

QuickBooks Online Payroll, qui fonctionne en intégration directe avec QuickBooks Online, simplifie le processus de rémunération des employés. Il calcule les salaires, les déductions et les charges sociales, génère les bulletins de paie et peut même gérer les virements automatiques pour les employés. Il garantit également la conformité réglementaire concernant les charges sociales nationales, régionales et locales. Vous pouvez générer les formulaires fiscaux nécessaires et profiter de l’option de télédéclaration pour les prestataires.

Exemple : À chaque période de paie, votre système QuickBooks Online Payroll calcule automatiquement les heures, salaires et déductions de chaque employé, puis initie le virement automatique. En fin d’année, QuickBooks génère les formulaires fiscaux nécessaires.

Gestion des dépenses

QuickBooks vous permet de suivre et de catégoriser toutes vos données de dépenses, que ce soit via des comptes bancaires professionnels connectés, des comptes de cartes de crédit professionnelles ou une saisie manuelle. Cette fonction de gestion des dépenses est cruciale pour comprendre les habitudes de dépenses, identifier les opportunités d’économies et maximiser les déductions fiscales. La fonction de capture de reçus dans l’application mobile QuickBooks facilite la prise de photos de reçus en déplacement.

Exemple : Vous connectez votre compte bancaire professionnel et vos cartes de crédit à QuickBooks. Toutes les transactions liées aux dépenses marketing, à l’hébergement Web et à l’approvisionnement produits sont automatiquement importées et catégorisées. Cela vous permet de voir où va votre argent et de générer des rapports détaillés à des fins de déclaration fiscale. La fonction de capture de reçus vous aide à numériser tous vos justificatifs d’achat.

Reporting financier et budgétisation

QuickBooks propose des rapports financiers personnalisables, incluant les comptes de résultat, les bilans et les tableaux de flux de trésorerie. Ces rapports fournissent des informations précieuses sur la performance financière de votre entreprise, vous aidant ainsi à prendre des décisions éclairées. De nombreuses versions incluent également des outils de budgétisation pour planifier et prévoir les flux de trésorerie. Vous pouvez aussi partager facilement les rapports avec des comptables professionnels depuis le logiciel.

Exemple : Supposons que vous génériez régulièrement un rapport de résultat dans QuickBooks. Ce rapport affiche les revenus et dépenses professionnelles sur une période donnée. Ces informations vous permettent d’identifier les gammes de produits les plus rentables pour ajuster votre stratégie marketing en conséquence, en tirant parti des outils de budgétisation intégrés.

Gestion des ventes et de la TVA

Pour les entreprises vendant des biens, QuickBooks aide à suivre les ventes et calcule automatiquement la TVA applicable. Il peut se connecter à des plateformes e-commerce pour synchroniser automatiquement les données de vente, ce qui simplifie grandement la déclaration de TVA. Si vous vendez à l’international, il vous aide également à gérer plusieurs devises. Les utilisateurs Shopify peuvent synchroniser leurs données de vente avec QuickBooks en utilisant des applications comme QuickBooks Sync, qui automatisent la comptabilité et garantissent la précision des données.

Exemple : Si vous vendez des produits à des clients dans plusieurs régions, QuickBooks s’intègre à votre plateforme e-commerce et calcule automatiquement la TVA correcte pour chaque commande selon la localisation du client. Cela garantit que vous collectez et reversez la TVA appropriée aux autorités fiscales de chaque région.

Les différentes versions de QuickBooks

• QuickBooks Online
• QuickBooks Solopreneur
• QuickBooks Desktop Enterprise
• Autres produits QuickBooks

QuickBooks propose différentes versions, adaptées à diverses opérations et besoins d’entreprise, chacune avec son ensemble de fonctionnalités et sa tarification propres. Nous vous recommandons de discuter avec un représentant commercial ou de consulter le site officiel de QuickBooks pour connaître les offres et promotions actuelles. Vous pouvez en outre profiter d’un essai gratuit de 30 jours pour déterminer si le logiciel vous convient.

QuickBooks Online

QuickBooks Online est la version cloud en ligne, accessible depuis n’importe quel appareil avec une connexion Internet. C’est généralement l’option privilégiée par les petites et moyennes entreprises, ainsi que par les entreprises qui ont besoin de pouvoir gérer leurs finances à distance. Les utilisateurs de QuickBooks Online bénéficient de mises à jour et de sauvegardes cloud automatiques de toutes leurs données. L’application étend les fonctionnalités à votre téléphone mobile.

Fonctionnalités : Synchronisation automatique des comptes bancaires et cartes de crédit, facturation, gestion des dépenses, rapports personnalisables, capture de reçus, suivi kilométrique, intégration avec de nombreuses applications tierces, accès multi-utilisateurs (nombre variable selon le forfait) et options QuickBooks Online Payroll. + Prise en charge du suivi de rentabilité de projets et de la gestion d’inventaire dans les forfaits de plus haut niveau.

Tarification : 4 forfaits au choix, tarif variable selon les fonctionnalités et le nombre d’utilisateurs

• Simple Start. 38 € par mois (souvent réduit les premiers mois). Idéal pour 1 utilisateur, axé sur le suivi des revenus et dépenses, la facturation et les rapports de base.
• Essentials. 75 € par mois. Inclut les fonctionnalités Simple Start plus les factures récurrentes, le suivi du temps (intégration QuickBooks Time) et jusqu’à 3 utilisateurs.
• Plus. 115 € par mois. Inclut les fonctionnalités Essentials plus le suivi d’inventaire, la rentabilité de projets et jusqu’à 5 utilisateurs.
• Advanced. 275 € par mois. Inclut les fonctionnalités Plus, le reporting avancé, la facturation par lots, les contrôles d’accès personnalisés et jusqu’à 25 utilisateurs, avec une assistance dédiée.

QuickBooks Solopreneur

Anciennement QuickBooks Self-Employed, QuickBooks Solopreneur est conçu pour les entrepreneurs freelance, indépendants et individuels. Il est utile pour ceux qui doivent séparer les dépenses professionnelles des dépenses personnelles et simplifier la préparation fiscale.

Fonctionnalités : Catégorisation automatique des transactions professionnelles et personnelles, suivi kilométrique, capture de reçus, facturation de base, gestion des dépenses et intégration directe avec les logiciels fiscaux pour une déclaration simplifiée et la gestion des déductions fiscales. Facilite également la télédéclaration pour les paiements aux prestataires.

Tarification : 20 € par mois, conçu pour un seul propriétaire d’entreprise

QuickBooks Desktop Enterprise

QuickBooks Desktop Enterprise s’installe directement sur votre ordinateur pour être utilisé sans connexion Internet. C’est la solution privilégiée par les entreprises ayant des besoins d’inventaire complexes ou des exigences sectorielles spécifiques. Il fonctionne sur la base d’un abonnement mensuel, facturé à l’année.

Fonctionnalités : Paie améliorée ou assistée (selon le niveau du forfait), suivi d’inventaire, accès cloud moyennant frais supplémentaires, sauvegarde de données en ligne, accès multi-utilisateurs (nombre variable selon le niveau), assistance premium et formation, approbations de workflows pour factures et bons de commande.

Tarification : 4 forfaits au choix, tarif variable selon les fonctionnalités et le nombre d’utilisateurs

• Gold. À partir de 2 210 € par an pour jusqu’à 30 utilisateurs. Outils de reporting et de comptabilité robustes adaptés à votre secteur, QuickBooks Enhanced Payroll intégré, assistance premium avec QuickBooks Priority Circle.
• Platinum. À partir de 2 717 € par an pour jusqu’à 30 utilisateurs. Inclut toutes les fonctionnalités Gold plus les modules d’inventaire avancé et de tarification avancée. Idéal pour les entreprises avec des besoins d’inventaire complexes, plusieurs entrepôts, des processus de fabrication ou des structures tarifaires sophistiquées.
• Diamond. À partir de 5 364 € par an pour jusqu’à 40 utilisateurs. Inclut toutes les fonctionnalités Platinum, plus l’intégration avec Salesforce CRM, la paie assistée et le suivi du temps amélioré.

Autres produits QuickBooks

L’un des avantages à l’utilisation de QuickBooks est l’accès à ses intégrations, qui incluent le paiement des factures et le suivi du temps. Certaines, comme QuickBooks Payroll et QuickBooks Time, sont des intégrations directes. Les autres produits QuickBooks regroupent :

• QuickBooks Live. Donne un accès à la demande à une équipe de comptables certifiés qui peuvent aider à la configuration de compte et à la tenue de livres, et vous fournir les informations nécessaires pour déclarer vos impôts.
• QuickBooks Payroll. Simplifie le processus de rémunération des employés, avec des fonctionnalités de calcul des salaires, impôts et déductions, ainsi que des virements automatiques et des déclarations fiscales automatisées.
• QuickBooks Time. Les entreprises peuvent suivre précisément les heures travaillées par les employés, la facturation et l’évaluation des coûts des projets. Le suivi mobile du temps, le suivi GPS et la gestion simplifiée des feuilles de temps sont également disponibles.
• QuickBooks Bill Pay. Rationalise le processus de paiement des fournisseurs et le suivi des dépenses, en offrant la possibilité de programmer les paiements, de suivre les approbations et de mettre à jour vos registres comptables.
• QuickBooks Payments. QuickBooks Payments vous permet d’accepter les paiements, notamment par cartes de crédit et virements bancaires, directement dans QuickBooks. Cela simplifie le rapprochement bancaire.
• QuickBooks Money. Offre une solution bancaire professionnelle simplifiée conçue pour les petites entreprises, combinant services bancaires, paiements et informations sur les flux de trésorerie.
• QuickBooks Checking. Intègre un compte bancaire professionnel avec QuickBooks, et offre des fonctionnalités comme l’absence de frais mensuels, les dépôts instantanés pour les paiements QuickBooks et les informations sur les flux de trésorerie.
• QuickBooks Capital. Fournit des prêts aux petites entreprises, leur offrant ainsi un moyen flexible d’obtenir un financement basé sur leurs données QuickBooks, sans avoir à remplir une pile de paperasse.