Costi di mantenimento delle scorte: cosa sono e come calcolarli

Che la tua attività retail stia tenendo in magazzino articoli natalizi a marzo o prodotti estivi mentre si avvicina l’inverno, un magazzino pieno di prodotti invenduti rappresenta un costo. Ogni giorno che passa, la merce invenduta genera non solo costi di stoccaggio, ma una serie di spese note come costi di mantenimento delle scorte. Questi costi si accumulano rapidamente e, se non controllati, possono erodere significativamente i margini di profitto della tua attività retail.

Questo articolo approfondisce l'importanza dei costi di mantenimento delle scorte e ti spiega come calcolarli e gestirli per proteggere il successo della tua attività retail.

Cosa sono i costi di mantenimento delle scorte?

I costi di mantenimento delle scorte, o costi di giacenza, rappresentano le spese totali che un retailer sostiene per conservare i prodotti invenduti. Vengono tipicamente espressi come percentuale del valore totale delle scorte e includono magazzinaggio, assicurazione, manodopera, utenze, tasse, ammortamento, deterioramento, obsolescenza delle scorte e il costo opportunità del capitale immobilizzato.

Le scorte eccessive possono aumentare i costi del capitale, immobilizzando denaro che avrebbe potuto essere destinato ad altre attività di crescita. La formula dei costi di mantenimento delle scorte ti aiuta a identificare le varie spese e trovare modi per razionalizzare e ottimizzare i livelli di stock, ridurre i costi e minimizzare la pressione finanziaria.

Come calcolare i costi di mantenimento delle scorte

• Costo del capitale
• Costi di stoccaggio e magazzinaggio
• Costi di movimentazione
• Assicurazione e tasse
• Ammortamento
• Costi opportunità persi
• Costi di deterioramento
• Costi amministrativi

I costi di mantenimento delle scorte includono numerose spese dirette e indirette legate al magazzinaggio della merce invenduta, che comprendono:

Costo del capitale

I costi del capitale rappresentano la porzione maggiore dei costi di mantenimento. Includono tutte le spese necessarie per acquistare materie prime o articoli di inventario, eventuali commissioni di finanziamento associate, costi di manutenzione dei prestiti e interessi sugli acquisti.

Costi di stoccaggio e magazzinaggio

I costi di stoccaggio e magazzinaggio sono spese dirette che coprono elementi come affitto, utenze, sicurezza, tasse sulla proprietà e manutenzione. Se possiedi il magazzino, questi costi sono fissi, ma, con un fornitore di logistica di terze parti (3PL), possono variare in base al volume e all'utilizzo dell'inventario.

Costi di movimentazione

I costi di movimentazione coprono i costi di manodopera per spostare e gestire l'inventario, come ricevimento, stoccaggio, prelievo e ricollocazione delle merci. Le scorte a movimento lento e i servizi 3PL possono far lievitare questi costi e ridurre i margini di profitto.

Assicurazione e tasse

L'inventario è solitamente coperto da assicurazione per proteggersi da perdite o danni, sia per furto che per eventi come alluvioni o incendi. Inoltre, possono esserci costi fiscali legati al mantenimento dell'inventario, come tasse sulla proprietà e imposte sulle vendite.

Ammortamento

Nel tempo, certi tipi di inventario possono perdere valore a causa di scadenza, obsolescenza o usura. Questo comporta costi di deterioramento e ammortamento, che possono ridurre il valore di parte dell'inventario.

Costi opportunità persi

Il costo opportunità si riferisce ai potenziali guadagni che un retailer perde investendo in inventario anziché in opportunità commerciali più redditizie. Ridurre l'inventario libera liquidità e tempo per attività che generano più ricavi.

Costi di deterioramento e perdite

Parte dell'inventario può perdere valore o diventare invendibile prima di essere venduto, spesso a causa di obsolescenza, ammortamento, perdite o furto. Questi costi del rischio di inventario fanno aumentare i costi di mantenimento, risultando in perdite finanziarie.

Costi amministrativi

I costi amministrativi includono spese generali per gestire e tracciare l'inventario, come personale, forniture per ufficio, sistemi di gestione inventario e attività come fatturazione e reportistica.

Pur non essendo direttamente collegati all'inventario fisico, questi costi contribuiscono al costo complessivo di mantenimento aumentando le risorse necessarie per supervisionare l'inventario. Più complesso è il sistema di gestione, maggiori sono le spese amministrative e i costi totali di mantenimento.

Formula dei costi di mantenimento delle scorte

Una volta determinate tutte le spese, puoi calcolare i costi di mantenimento delle scorte usando la seguente formula:

Costo di mantenimento scorte = Totale dei costi di giacenza / Valore totale dell’inventario x 100

• Totale dei costi di giacenza: il totale in euro di tutti i costi menzionati sopra durante un determinato periodo (solitamente un anno).
• Valore totale dell’inventario: il valore monetario dell'inventario stoccato durante quel periodo.

Il risultato ti fornirà il costo di mantenimento dell'inventario per periodo. Queste informazioni possono essere preziose nel processo decisionale strategico riguardo alla gestione dell'inventario e alle operazioni commerciali complessive, consentendo maggiore visibilità sui costi totali dell'inventario.

Esempio di costi di mantenimento delle scorte

Immagina un'attività retail di abbigliamento con i seguenti costi annuali associati al mantenimento dell'inventario:

• Costi dello spazio di stoccaggio: €20.000
• Movimentazione: €15.000
• Assicurazione e tasse: €5.000
• Ammortamento: €3.000
• Costo opportunità: €7.000
• Deterioramento o perdite: €2.000

Per calcolare la somma dei costi di giacenza, somma tutti i costi annuali associati: €20.000 + €15.000 + €5.000 + €3.000 + €7.000 + €2.000 = €52.000

Usando la formula per i costi di mantenimento delle scorte otterrai:

€52.000 / €200.000 = 0,26 x 100

Il costo annuale di mantenimento del negozio di abbigliamento equivale al 26% del valore dell'inventario.

L'importanza dei costi di mantenimento delle scorte

Gestire un'attività richiede molti costi fissi, quindi conoscere i costi di mantenimento delle scorte è fondamentale per rimanere a galla. Ecco alcuni modi in cui può supportare i retailer:

• Pianificazione della produzione. Gestire i costi di mantenimento attraverso strategie come la previsione della domanda e il just-in-time (JIT) ti aiuta a mantenere la giusta quantità di stock senza sovrapprodurre o immobilizzare denaro in prodotti invenduti.
• Livelli di stock ottimizzati. I costi di mantenimento ti aiutano a individuare le categorie di prodotti con troppa merce invenduta. Questo stock in eccesso risulta in costi di stoccaggio più alti, inclusi affitto, utenze e manodopera. Mantenere livelli di stock ottimali può ridurre i costi di stoccaggio, gli sprechi e il tempo speso nella movimentazione delle merci, assicurando al contempo di avere abbastanza prodotti per soddisfare la domanda.
• Riduzione degli sprechi. Gli articoli a movimento lento possono diventare obsoleti, danneggiarsi o deteriorarsi, specialmente in settori con prodotti deperibili. Questi rischi fanno aumentare i costi poiché l'inventario deve essere scontato, scartato o cancellato, impattando negativamente sui margini di profitto. Con una migliore previsione della domanda, una pianificazione stagionale e promozioni mirate, puoi migliorare la rotazione dell'inventario e vendere i prodotti prima che perdano valore.
• Flusso di cassa migliorato. L'inventario in eccesso immobilizza capitale che potrebbe essere investito in aree di crescita come marketing o servizio clienti. Gestendo i costi di mantenimento, i retailer possono sbloccare risorse finanziarie, migliorare la liquidità e supportare le operazioni quotidiane mentre perseguono nuove opportunità.
• Preparazione fiscale: L'inventario influisce direttamente sul costo del venduto (COGS), che impatta sulla redditività e sulle tasse. Il metodo di valutazione dell'inventario che scegli, come FIFO, LIFO o media ponderata, influisce anche sui bilanci della tua attività e sui risultati fiscali. Gestendo i costi legati all'inventario, come stoccaggio e assicurazione, puoi massimizzare le detrazioni fiscali e ridurre l'inventario non necessario.
• Profitti migliorati: Costi di mantenimento più alti, come commissioni di stoccaggio, costi di movimentazione o premi assicurativi elevati, aumentano le spese legate all'inventario e intaccano il margine di profitto su ogni articolo venduto. Strategie come la previsione della domanda e il JIT possono migliorare la redditività, eliminare gli sprechi e aiutarti a investire saggiamente mantenendo prezzi stabili.
• Efficienza operativa: Tracciare i costi di mantenimento dell'inventario ti aiuta a individuare inefficienze come lo spazio in magazzino poco sfruttato o pratiche che richiedono molta manodopera, così puoi razionalizzare le operazioni, ridurre i costi e migliorare l'efficienza.

Consigli per ridurre i costi di mantenimento delle scorte

1. Usa un sistema di gestione dell’inventario
2. Esamina regolarmente il tuo inventario
3. Migliora la rotazione dell’inventario
4. Ottimizza le operazioni di magazzino
5. Negozia termini con i fornitori
6. Riduci le perdite
7. Valuta di usare uno showroom
8. Implementa l’inventario just-in-time
9. Migliora la previsione della domanda
10. Razionalizza i processi di inventario

Tenere troppo stock può portare a costi di mantenimento elevati che riducono il flusso di cassa della tua azienda e danneggiano la redditività del tuo business. Ecco 10 modi per abbassare i costi di mantenimento dell'inventario del tuo negozio.

1. Usa un sistema di gestione dell’inventario

Un software di gestione dell'inventario fornisce dati in tempo reale sui livelli di stock, tendenze di vendita e altre metriche cruciali. Queste informazioni ti permettono di evitare il sovrastoccaggio, identificare rapidamente articoli a movimento lento e affinare la previsione della domanda.

Pur essendoci un investimento iniziale per questo software, una soluzione di gestione dell’inventario può aiutarti a ridurre i costi elevati di mantenimento delle scorte e a minimizzare i costi di servizio dell’inventario.

Consiglio utile: Stocky, integrato in Shopify POS, semplifica la gestione dell'inventario con reportistica e tracciamento omnicanale, permettendoti di ricevere scorte, gestire l’inventario e creare ordini di acquisto da un’unica piattaforma. Raccomanda anche rifornimenti basati su redditività e tassi di vendita e ti avvisa quando le scorte si stanno esaurendo.

2. Esamina regolarmente il tuo inventario

Condurre un audit annuale dell'inventario ti aiuta a determinare se stai stoccando più inventario del necessario, a identificare le scorte obsolete o a movimento lento e ad agire tempestivamente per evitare esaurimenti scorte. Se hai troppe scorte, le vendite di liquidazione possono recuperare una parte dell'investimento, e gli scarti di magazzino possono liberare spazio da destinare ad articoli più redditizi.

Come parte del tuo audit dell'inventario, esamina i tuoi report delle vendite retail. Questo ti aiuterà a trovare il tuo tasso di sell-through, ovvero la percentuale di inventario venduto in un periodo rispetto alla quantità di inventario ricevuto dai fornitori, per vedere quali prodotti stai vendendo e quali sono stagnanti.

3. Migliora la rotazione dell'inventario

Conservare troppo stock aumenta i costi di mantenimento dell'inventario perché i costi di mantenimento variano in base al volume e alla durata dello stoccaggio. Aumentare la rotazione dell'inventario riduce il tempo di permanenza dei prodotti in magazzino, abbassando così i costi di mantenimento associati.

Aumenta i tassi di rotazione affinando la tua previsione della domanda usando dati storici di vendita, tendenze di mercato e analisi predittive. Questo processo è più facile quando i dati del tuo inventario sono sincronizzati in un backend unico come Shopify. Puoi ridurre i costi, guidare crescita ed efficienza e creare una migliore esperienza cliente complessiva su tutti i canali quando puoi avere una panoramica su come si comporta il tuo inventario.

Offrire vendite mirate o promozioni su articoli a movimento lento può anche liberare stock datato. Inoltre, ritirare i prodotti con performance scarse può prevenire l'accumulo di merci invendute.

4. Ottimizza le operazioni di magazzino

Una gestione del magazzino efficace può abbassare i costi di stoccaggio e movimentazione. Questo potrebbe comportare la riorganizzazione del layout del magazzino per ottimizzare l’utilizzo dello spazio, assicurando stoccaggio e prelievo efficiente degli articoli.

I sistemi automatizzati di gestione dell’inventario possono razionalizzare i processi e ridurre i costi del lavoro. Consolidare lo spazio di stoccaggio o migliorare l'efficienza energetica può anche aiutare a tagliare le spese per le utenze.

5. Negozia termini con i fornitori

Termini di pagamento più lunghi con i fornitori possono migliorare il flusso di cassa, dandoti più tempo per vendere l'inventario prima che le utenze scadano. In alternativa, organizzare consegne più piccole ma più frequenti può mantenere bassi i livelli di inventario e, di conseguenza, i costi di mantenimento. Dare priorità a buone relazioni con i fornitori può aprire le porte a termini più favorevoli.

6. Riduci le perdite

Le perdite, ovvero le perdite di inventario dovute a danni, furto o errori amministrativi, possono aggiungersi ai costi di mantenimento. Puoi ridurre le perdite di inventario potenziando le misure di sicurezza, migliorando le procedure di movimentazione e assicurando condizioni di stoccaggio ottimali per minimizzare il deterioramento. La formazione regolare del personale sulla gestione dell'inventario può anche aiutare a prevenire errori costosi.

7. Valuta di usare uno showroom

La strategia dello showroom retail può aiutarti a ridurre i costi di mantenimento. Invece di conservare inventario in loco in un grande negozio, per esempio, puoi esporre una manciata di prodotti che i clienti possono visionare in uno spazio più piccolo. Gli articoli acquistati vengono poi evasi attraverso la spedizione al cliente e inviati direttamente dal magazzino di un produttore o fornitore.

Usare uno showroom riduce i costi di stoccaggio in loco e mitiga i rischi associati al mantenimento di inventario in eccesso. È un approccio particolarmente utile per attività che vendono articoli ingombranti o di alto valore, come mobili, elettrodomestici, attrezzature fitness, bilanciando un'esperienza cliente migliorata con una gestione efficiente dell'inventario.

Il retailer di calzature Wildling è solo uno dei merchant che usa Shopify per gestire showroom retail. "L'app Shopify POS permette ai clienti di provare e acquistare nei nostri showroom generando un ordine nel negozio Shopify Plus che viene processato allo stesso modo dei nostri acquisti online, integrandosi facilmente in un unico sistema", dice il responsabile aziendale Sebastian Feuß. "Shopify POS ci ha permesso di raggiungere diversi gruppi di clienti senza enormi investimenti in nuove tecnologie".

Wildling ha registrato un tasso del 50% più alto di nuovi acquirenti negli showroom alimentati da Shopify POS. Ha anche risparmiato €10.000 integrando operazioni online e offline, e aumentato la disponibilità di stock del 5% dopo l'integrazione di tutti i canali di vendita nel sistema di commercio unificato.

8. Implementa l'inventario just-in-time

Il sistema di inventario just-in-time (JIT) comporta il mantenimento di quantità limitate di inventario ricevendo merci il più vicino possibile a quando verranno vendute o utilizzate. Richiede una previsione accurata della domanda per determinare la quantità appropriata da avere a disposizione.

I retailer usano il JIT per gestire un business più efficiente e agile, abbassare i costi di inventario e stoccaggio, ridurre gli sprechi e avere più liquidità a disposizione per investire nella crescita del business. Per esempio, un fiorista ordinerà la quantità sufficiente di fiori freschi un giorno prima di San Valentino o della Festa della Mamma per soddisfare l'aumento previsto della domanda di fiori in quei pochi giorni, anziché fare scorta di grandi quantità che potrebbero rimanere invendute per periodi prolungati.

9. Migliora la previsione della domanda

La previsione della domanda è il processo di previsione sui futuri modelli di domanda dei consumatori e sulle vendite in un periodo specifico. Usa dati storici di vendita, tendenze di mercato e analisi predittive per minimizzare il rischio di inventario in eccesso e gli esaurimenti scorte, ridurre i costi e migliorare la soddisfazione del cliente. Per esempio, un retailer potrebbe prevedere la domanda di più cappotti in inverno studiando dati interni e tendenze esterne per sapere che tipo di cappotti saranno di tendenza durante i mesi più freddi.

Il modello dati unificato di Shopify centralizza l'inventario su tutti i canali di vendita: online, fisico e marketplace di terze parti. È un punto di riferimento unico per i dati del tuo inventario che rende più facile la previsione della domanda fornendo dati accurati sulle scorte in tempo reale.

Prendi come esempio Pepper Palace, una catena di negozi retail che vende salse e condimenti che precedentemente usava Lightspeed POS. Il responsabile del marketing e delle vendite digitali Corey Hnat ha detto che questo approccio era operativamente frustrante.

"Le operazioni di Pepper Palace non erano collegate fra loro nel modo che ci serviva", dice Hnat. "Ordini del sito web e del negozio, inventario, vendite, pagamenti e dati clienti stavano tutti performando come se fossero staccati l'uno dall'altro. Questo rendeva difficile per il nostro team creare quella tanto desiderata esperienza cliente coesa e favorire acquisti online ripetuti dai clienti che acquisivamo tramite i nostri negozi".

Da quando è passata a Shopify POS, Pepper Palace ha significativamente ridotto il tempo speso in manutenzione ed eliminato la necessità di software intermediari fino al 60%, l'equivalente di €20.000 all'anno risparmiati. Il retailer gode anche di operazioni centralizzate, un processo di checkout migliorato con tempi di transazione ridotti e un’acquisizione dei dati dei clienti potenziata.

10. Razionalizza i processi di inventario

I retailer spesso affrontano sfide dovute all’inventario distribuito su diversi canali di vendita. Razionalizzare i processi di inventario attraverso previsione della domanda, JIT, analisi regolari delle scorte, organizzazione ottimizzata del magazzino e software di gestione dell’inventario, come Stocky by Shopify, può migliorare l'accuratezza, ridurre le inefficienze e abbassare i costi di mantenimento.

Ottimizza i costi di mantenimento delle scorte per il tuo negozio

I costi di mantenimento delle scorte sono una metrica potente che può differenziare un'attività retail di successo da una che ha difficoltà con il flusso di cassa e la redditività.

Usa la formula dei costi di mantenimento delle scorte in questo articolo per ottenere un quadro chiaro dei costi totali della tua attività. Poi dai priorità a queste strategie quando vedi le vendite di merchandise rallentare per evitare le eccedenze di magazzino, minimizzare le commissioni di stoccaggio e movimentazione e avere a disposizione più capitale per investimenti più strategici.