Una contabilità accurata ti aiuta a mantenere il controllo della tua situazione finanziaria ed è fondamentale per ottenere finanziamenti aziendali, presentare le dichiarazioni fiscali e attrarre nuovi investitori. In questo articolo, esamineremo le migliori pratiche di contabilità che possono aiutarti a gestire efficacemente le tue finanze e rendere la tua attività più redditizia.
Che cos'è la contabilità aziendale?
La contabilità aziendale è la pratica di registrare tutte le transazioni finanziarie di un'impresa. Queste operazioni, che possono includere acquisti, investimenti, ricavi e altro ancora, vengono registrate in un libro mastro generale, che può essere sia un registro fisico che un foglio di calcolo digitale. Possono anche essere registrate in sotto-registri per facilitare l'organizzazione delle informazioni.
La contabilità si sovrappone in parte alla consulenza fiscale perché entrambe prevedono la preparazione di rendiconti finanziari e documenti contabili, ma il lavoro di un commercialista è molto più analitico rispetto a quello di un contabile. I commercialisti spesso eseguono calcoli matematici e analizzano tendenze utilizzando i dati registrati dal contabile. I commercialisti devono possedere una laurea per esercitare, mentre i contabili necessitano solo di un diploma di scuola superiore.
10 migliori pratiche di contabilità per piccoli imprenditori
- Valuta attentamente i sistemi contabili e di gestione finanziaria
- Separa le finanze personali da quelle aziendali
- Configura i crediti e i debiti commerciali
- Segui i principi contabili generalmente accettati
- Mantieni coerenza nel sistema contabile scelto
- Tieni aggiornati i principali report finanziari
- Presta particolare attenzione alla gestione del flusso di cassa
- Conduci revisioni trimestrali
- Verifica la contabilità con gli estratti conto bancari e delle carte di credito
- Assumi professionisti quando necessario
Queste 10 migliori pratiche di contabilità non solo ti aiutano a mantenere il controllo delle tue finanze, ma forniscono anche preziose informazioni sulla salute finanziaria della tua attività.
1. Valuta attentamente i sistemi contabili e di gestione finanziaria
Quando scegli il metodo di contabilità e gestione finanziaria per la tua attività, rifletti attentamente, perché cambiare sistema in seguito può essere complicato. Ci sono due opzioni principali:
- Contabilità manuale. Viene svolta a mano ed è relativamente economica (purché tu preveda il tempo necessario o abbia il personale per farlo), ma è soggetta a errori umani.
- Contabilità digitale. Viene svolta al computer, utilizzando software specifici. A volte può essere costosa e potrebbe richiedere più tempo per te o i tuoi dipendenti per imparare a usarla. Ma una volta che impari a utilizzarla, può farti risparmiare molto tempo. Se stai valutando un software, puoi consultare la guida di Shopify sui software contabili per piccole imprese.
2. Separa le finanze personali da quelle aziendali
I proprietari di piccole imprese dovrebbero prestare particolare attenzione nel separare le finanze aziendali dai conti personali. Non farlo può causare imprecisioni nei tuoi dati finanziari, portando prestatori e potenziali investitori a rifiutare di collaborare con te. È consigliabile aprire conti bancari separati per l'attività e per le questioni personali. Puoi anche stabilire punteggi di credito separati per la tua attività per evitare che le tue finanze personali vengano influenzate negativamente dall'azienda, e viceversa.
3. Configura i crediti e i debiti commerciali
I contabili devono tenere traccia dei debiti e crediti a breve termine di un'attività. Lo fanno registrando le informazioni in due conti:
- Crediti commerciali. Questo conto tiene traccia di tutto il denaro dovuto all'attività per servizi forniti o beni venduti.
- Debiti commerciali. Questo tiene traccia di tutto il denaro che l'attività deve nel breve periodo, come bollette e pagamenti ai fornitori.
Una piccola impresa può configurare questi conti tenendo traccia accuratamente di tutte le fatture e le bollette. Il contabile dovrebbe registrare tutte le fatture non pagate nei crediti commerciali mentre tutte le bollette non pagate dovrebbero essere registrate nei debiti commerciali.
4. Segui i principi contabili generalmente accettati
In Italia, come in molti paesi europei, esistono principi contabili standardizzati per uniformare la contabilità e la gestione finanziaria nelle dichiarazioni governative pertinenti. Le società quotate in borsa sono legalmente tenute a seguire questi standard. Le aziende private non sono obbligate, ma molte scelgono di farlo per minimizzare la confusione per i commercialisti esterni.
Se vuoi espandere la tua attività a livello internazionale, potresti anche voler seguire gli International Financial Reporting Standards (IFRS), che forniscono una serie di principi guida per i contabili di tutto il mondo. Questi standard non sono legalmente vincolanti ma sono utili per le aziende che desiderano comunicare con clienti internazionali.
5. Mantieni coerenza nel sistema contabile scelto
Indipendentemente dal sistema contabile che decidi di utilizzare, dovresti mantenerlo. Se decidi di utilizzare principi contabili standardizzati, rimani coerente nell'uso di quel sistema e cerca di non cambiare a meno che non sia necessario. Lo stesso vale per il software contabile che scegli di utilizzare, o il contabile che assumi: scegli quello che funziona per te e cerca di mantenerlo. Questo aiuterà a ridurre le complicazioni e mantenere accurati i tuoi registri. Se o quando hai bisogno di trovare un nuovo contabile o un nuovo software contabile, assicurati di trasferire i tuoi registri con attenzione e prenditi il tempo per garantire che non vengano introdotti errori nei tuoi libri.
6. Tieni aggiornati i principali report finanziari
La maggior parte delle aziende mantiene almeno tre principali report finanziari:
- Conto economico. Un conto economico presenta tutti i flussi di ricavi, le spese e il profitto di un'attività nel corso di un periodo specifico di tempo (solitamente un anno o un trimestre).
- Stato patrimoniale. Uno stato patrimoniale è un documento che fornisce un'istantanea delle attività e passività di un'azienda in un giorno specifico.
- Rendiconto finanziario. Un rendiconto finanziario fornisce informazioni sui flussi di cassa in entrata e in uscita da un'azienda in un periodo di tempo.
Insieme, questi tre rendiconti possono aiutare a dare ai commercialisti e ai potenziali investitori una migliore comprensione della salute finanziaria della tua attività.
7. Presta particolare attenzione alla gestione del flusso di cassa
Dei tre rendiconti finanziari sopra citati, il rendiconto finanziario, che dettaglia tutti i pagamenti e i ricavi in contanti, è particolarmente importante. Può darti una comprensione di come specifiche spese aziendali e flussi di ricavi influenzano la salute finanziaria della tua azienda. Analizzando il flusso di cassa, potresti notare che certi clienti pagano costantemente le fatture in ritardo o che alcuni fornitori stanno addebitando alla tua attività più di quanto tu possa permetterti. Sapere queste cose può aiutarti a decidere quando smettere di fare affari con certi clienti e fornitori o come impostare i tuoi prezzi.
8. Conduci revisioni trimestrali
Durante una revisione trimestrale, un professionista della contabilità esaminerà tutti i tuoi dati finanziari registrati dal contabile e li utilizzerà per fare raccomandazioni sulla crescita della tua attività, il taglio delle spese, i prestiti, i finanziamenti e altre questioni finanziarie. Potresti anche voler utilizzare questo tempo per elaborare strategie e pianificare il futuro dell'attività.
9. Verifica la contabilità con gli estratti conto bancari e delle carte di credito
Verificare tutte le transazioni registrate con gli estratti conto bancari e delle carte di credito ogni mese è una buona pratica per minimizzare il rischio di errori contabili. È importante, tuttavia, ricordare che gli estratti conto bancari e delle carte di credito non sostituiscono una buona contabilità. Anche le banche e le carte di credito possono a volte commettere errori, quindi è importante avere la propria registrazione delle fatture e delle ricevute.
10. Assumi professionisti quando necessario
La contabilità può richiedere molto lavoro, specialmente se sei già un piccolo imprenditore impegnato. Procrastinare e non riuscire a documentare le transazioni potrebbe portare al cumulo di lavoro contabile e rendere i tuoi registri molto difficili da gestire. Se ti ritrovi in ritardo o non riesci a gestire la contabilità, è una buona idea assumere un contabile professionista che possa dedicare le ore necessarie per mantenere aggiornati i tuoi libri.
Migliori pratiche contabilità: domande frequenti
Quali sono alcuni errori contabili comuni che commettono i proprietari di piccole imprese?
I proprietari di piccole imprese a volte non riescono a scegliere e mantenere un sistema contabile, causando errori nei loro registri. Inoltre, non riuscire a maƒntenere registri importanti aumenta la possibilità di errori. Questi errori sono più facilmente evitabili se assumi un contabile professionista.
Con quale frequenza dovrei registrare e riconciliare le transazioni finanziarie?
Dovresti registrare le transazioni il più frequentemente possibile. Questo può essere ogni giorno se è questa la frequenza con cui avvengono le transazioni. Dovresti riconciliare le transazioni con gli estratti conto bancari o delle carte di credito almeno una volta al mese.
Perché è importante conservare ricevute e fatture?
Le ricevute e le fatture possono essere utilizzate come prova nel caso in cui la tua banca o la compagnia della carta di credito commetta un errore, o tu subisca un controllo fiscale. Le fatture possono anche aiutare a prevedere i ricavi previsti, anche se non sono ancora state pagate.
Come possono i report finanziari aiutarmi a prendere decisioni aziendali migliori?
I report finanziari possono darti informazioni sulle fonti delle tue spese e sui flussi di ricavi. Possono anche aiutarti a vedere tendenze o cicli stagionali, che possono aiutarti a fare il budget e pianificare il futuro della tua attività.
È necessario assumere un contabile o un commercialista?
La maggior parte delle aziende trova utile assumere un commercialista almeno una volta all'anno per la dichiarazione dei redditi. Potresti anche considerare di assumere un contabile se hai difficoltà a tenere il passo con la registrazione delle transazioni.
