Ordini arretrati o esaurimento delle scorte: definizione e cause

Per i proprietari di aziende, gli ordini arretrati possono rappresentare un’arma a doppio taglio.

Da un lato, possono generare interesse sul mercato e segnalare ai clienti che la domanda è alta. Dall'altro, possono indicare problemi di gestione dell'inventario o criticità più ampie nella supply chain.

Scopri la differenza tra ordini arretrati e articoli esauriti, come funzionano gli ordini arretrati e come gestirne gli svantaggi, in modo da stabilire un business model che si adatti alle tue esigenze.

Che cosa sono gli ordini arretrati?

Gli ordini arretrati, noti anche come backlog di un'azienda, si verificano quando un prodotto non è disponibile, ma lo sarà in futuro. Di solito, raccogli i dati di pagamento del cliente per garantire la consegna del prodotto non appena sarà disponibile.

In sostanza, gli ordini arretrati segnalano a un'azienda che la domanda attuale per un prodotto supera l'offerta disponibile. Ritardi nella produzione, problemi nella supply chain e una pianificazione insufficiente possono tutti portare a ordini arretrati.

Ordine arretrato vs. articoli esauriti

Mentre gli articoli esauriti non sono disponibili per l'acquisto, i clienti possono acquistare articoli in ordine arretrato anche se temporaneamente non disponibili. I clienti effettuano questi ordini sapendo che riceveranno il prodotto o servizio acquistato in una data futura, mentre gli articoli esauriti potrebbero non tornare mai disponibili per l'acquisto.

Puoi scegliere di nascondere i prodotti esauriti o indicarli come tali sul tuo sito ecommerce. In questo caso, potresti non pubblicare ulteriori dettagli sui prodotti, poiché non sono più disponibili o ordinabili.

Quali sono le cause degli ordini arretrati?

Ci sono diverse ragioni per cui può verificarsi un ordine arretrato:

• Problemi nella supply chain
• Fluttuazioni nella domanda
• Problemi di gestione dell'inventario
• Errore umano

Problemi nella supply chain

I problemi delle supply chain sono aggravati da fattori ambientali e conflitti globali. Tali problemi possono ritardare la produzione, il trasporto o la consegna di prodotti e materie prime, influenzando la tua capacità di evadere gli ordini in tempo.

Fluttuazioni nella domanda

Gli ordini arretrati possono verificarsi quando la domanda supera l'offerta, il che può comportare una domanda insolita a causa di diversi fattori, come cambiamenti stagionali nella domanda, variazioni di prezzo, fluttuazioni del mercato e campagne di marketing di successo.

Sebbene gli aumenti improvvisi della domanda siano positivi per i ricavi, possono portare a un numero maggiore di ordini arretrati o articoli esauriti.

Problemi di gestione dell'inventario

Il modo in cui scegli di gestire l'inventario può influenzare gli ordini arretrati. Se mantieni un inventario minimo o gestisci un'attività di dropshipping, dovrai probabilmente gestire e soddisfare gli ordini arretrati come compromesso per i costi di magazzino ridotti o nulli.

Potresti mantenere un surplus di stock, noto anche come stock di sicurezza, per proteggere i tuoi ordini da interruzioni nella supply chain e variazioni nella domanda.

Errore umano

Un’altra causa degli ordini arretrati sono gli errori commessi da persone che producono, forniscono o spediscono articoli. Ad esempio, discrepanze nella gestione del magazzino possono portare a inventario perso o mancante. Anche piccoli errori in un ordine di acquisto possono creare ritardi nell'evasione.

Ordini arretrati: vantaggi e svantaggi

Conoscere i benefici e i rischi degli ordini arretrati è importante quando si considera se integrare questa strategia nelle operazioni aziendali.

Vantaggi degli ordini arretrati

Alcuni merchant sfruttano la strategia degli ordini arretrati perché offre i seguenti vantaggi:

• Riduzione dei costi di stoccaggio. Se gestiti bene, gli ordini arretrati ti permettono di stoccare meno inventario e trasferire il risparmio ai clienti sotto forma di prezzi più bassi.
• Promozione della fidelizzazione dei clienti. Una comunicazione chiara e accurata riguardo agli ordini arretrati può supportare la customer retention.
• Creazione di attesa. Gli ordini arretrati possono generare hype tra una clientela dedicata, come è avvenuto con il marchio di abbigliamento SpiritHoods, che utilizza drops limitati per creare domanda sul mercato mantenendo un modello di produzione “just-in-time”. Il marchio utilizza Facebook Live per presentare i nuovi prodotti e ha una sezione sul sito web “Coming Soon” dove gli acquirenti possono registrarsi per ricevere avvisi non appena un nuovo prodotto sarà disponibile.

Svantaggi degli ordini arretrati

Se accetti la presenza di ordini arretrati, ci sono rischi da tenere in considerazione:

• Aumento dell'abbandono del carrello. Circa il 23% dei clienti abbandonano i loro carrelli di acquisto online quando i tempi di consegna sono troppo lunghi o non indicati. Sei clienti si aspettano consegne rapide, gli ordini arretrati possono dissuadere le interazioni dei potenziali clienti.
• Incertezza del cliente. Se sottovaluti l’entità dell’inventario da avere a disposizione, potresti avere una frequenza più alta di ordini arretrati, il che potrebbe danneggiare la tua capacità di fidelizzare i clienti.
• Possibili ordini annullati. Più a lungo si estende l’evasione di un ordine, più tempo ha un cliente per annullarlo. Anche se non elabori il pagamento fino a quando la spedizione o la consegna non è completata, ci sono comunque attività di gestione dell'inventario e contabilità da effettuare. Questo processo di logistica può finire per costare più risorse di quanto valgano gli ordini.

Esempio di ordini arretrati

Un rivenditore di moda potrebbe mettere un articolo in ordine arretrato dopo un intenso weekend del Black Friday. L’attività aveva previsto di rivendere il 70% dell’inventario e utilizzare il ricavo generato per effettuare un altro ordine con un fornitore dopo il weekend del Black Friday.

Tuttavia, le vendite delle polo sono schizzate alle stelle. Un video è diventato virale su TikTok e tutto l’inventario è andato esaurito. Il rivenditore sta perdendo vendite per il Cyber Monday e il traffico continua ad arrivare dal video virale.

Il modello basato sugli ordini arretrati aiuta a mantenere l’entusiasmo per il prodotto esaurito. Anziché indicare il prodotto come non disponibile, il marchio di moda capitalizza l'hype e continua a ricevere pagamenti per le polo, i cui ordini saranno evasi quando il nuovo stock arriverà la prossima settimana.

Quanto tempo richiede l’evasione degli ordini arretrati?

L’evasione degli ordini arretrati può richiedere settimane o mesi, a seconda della causa e del prodotto (gli articoli su ordinazione possono richiedere più tempo).

In generale, più velocemente evadi gli ordini arretrati, meglio è. Un tempo di evasione più breve offre ai clienti meno opportunità di annullare gli ordini e richiedere un rimborso.

Come gestire gli ordini arretrati

Gestire con successo gli ordini arretrati richiede una pianificazione diligente. Ecco alcune best practice per gestirli efficacemente:

Rivedi i tuoi punti di riordino

Se la tua azienda elabora frequentemente ordini arretrati, potresti dover rivedere il tuo approccio alla gestione dell'inventario. Regola la quantità minima che mantieni prima del riapprovvigionamento (il tuo punto di riordino) in modo da iniziare a ridurre gli ordini arretrati. Riesamina questo numero trimestralmente e quando si verificano interruzioni nella supply chain.

Investi in un sistema di gestione dell'inventario

Un buon sistema di gestione dell'inventario può aiutarti a gestire gli ordini arretrati, tenere traccia del tuo inventario nella supply chain, analizzare le prestazioni e prevedere le vendite future.

Ad esempio, se accetti un ordine arretrato, lo contrassegni come tale nei tuoi registri online. Quando l'articolo torna in stock, elabori il pagamento e consegni l'articolo come ordine arretrato al cliente, contrassegnandolo come vendita completata nei tuoi libri contabili. Se un cliente annulla il proprio ordine prima che arrivi, rimuovi l'ordine di vendita dai registri e modifichi di conseguenza i record del tuo inventario.

Sistemi avanzati ti consentono di gestire l'inventario e completare queste attività facilmente e con precisione. Prendi in considerazione software che si integrano senza problemi con i tuoi strumenti di contabilità per ecommerce e includono funzionalità di riordino automatico.

Con Shopify POS, i brand possono prevenire che gli ordini arretrati danneggino le vendite, grazie alla spedizione diretta degli ordini arretrati ai clienti. Se un articolo non è disponibile in negozio, è possibile chiudere la vendita sul posto: l'ordine sarà evaso e spedito direttamente all'indirizzo del cliente non appena sarà disponibile.

Collabora con più fornitori

Trova fornitori o prodotti alternativi in modo da garantire un’esperienza del cliente senza ritardi significativi. Effettua un'analisi dei costi iniziale per confrontare i prezzi tra i fornitori, quindi valutane le prestazioni attraverso metriche chiave, come la puntualità nelle consegne, la qualità del prodotto e il livello di reattività.

Consigli per ridurre gli ordini arretrati

Ecco come anticipare gli ordini arretrati e prevenire che si verifichino:

Conserva stock di sicurezza

Lo stock di sicurezza è l'inventario extra che mantieni come piano di emergenza per evitare ordini arretrati. Livelli bassi di stock di sicurezza indicano che è necessario acquisire nuovo stock di sicurezza per evitare carenze di inventario. Questa strategia funziona bene per le aziende con spazio di stoccaggio extra e una domanda costante per i loro prodotti o servizi.

Stabilisci punti di riordino

Definisci punti di riordino per ciascuno dei tuoi prodotti così da determinare a che punto i livelli di stock sono sufficientemente bassi da giustificare un ordine per più inventario. Piattaforme di ecommerce integrate come Shopify semplificano la gestione del tutto, grazie a strumenti di analisi e reporting completi che offrono dati in tempo reale sulla durata prevista dell’inventario attuale.

Utilizza strumenti di previsione dell'inventario

Prevedi la domanda futura per i tuoi prodotti utilizzando strumenti di previsione dell'inventario. Questo tipo di software può aiutarti a prevedere le tendenze di vendita basate sui dati storici. Utilizzare strumenti di previsione accurati può aiutarti a mantenere i livelli di stock per il tuo negozio online e anticipare picchi nella domanda.

Comunica con i tuoi clienti

Se gli ordini arretrati sono inevitabili, mantieni i tuoi clienti soddisfatti con indicazioni precise sulla loro data di evasione.

Assicurati che gli articoli in ordine arretrato siano chiaramente indicati come tali nel tuo negozio online e imposta sequenze di email automatiche per aggiornare i clienti sullo stato dei loro ordini.

Stabilisci un processo di evasione degli ordini incentrato sulla spedizione tempestive degli articoli in ordine arretrato. Ad esempio, potresti utilizzare lo stato di evasione “in attesa” di Shopify per identificare gli ordini che il cliente sta ancora aspettando.