Cos’è e come funziona il sistema di gestione degli ordini (OMS)

Per molte aziende, soprattutto per i commercianti in rapida crescita, gestire ed evadere gli ordini attraverso più canali di vendita e centri logistici rappresenta una sfida complessa. Dalla coordinazione del fulfillment, al consolidamento delle informazioni sugli ordini, la spedizione da più località e la gestione dei resi, bisogna superare una serie infinita di sfide.

Una soluzione per affrontare questi problemi? Un sistema di gestione degli ordini (order management system o OMS), che monitora i livelli di stock nei magazzini, combina i dati degli ordini provenienti da più canali di vendita, ottimizza l'evasione, accelera le spedizioni, gestisce resi e scambi e centralizza la reportistica.

In questa guida esploreremo ogni aspetto, dalle funzioni che un OMS dovrebbe gestire ai vantaggi di una dashboard centralizzata. Ti aiuteremo anche a valutare quale tipo di OMS serve alla tua azienda.

Cos'è un sistema di gestione degli ordini?

Un sistema di gestione degli ordini (order management system o OMS) è uno strumento digitale utilizzato per monitorare vendite, ordini, inventario ed evasione. Ottimizza il ciclo di vita dell'ordine, dalla ricezione alla consegna, garantendo precisione ed efficienza.

Include processi come l'inserimento degli ordini, l'allocazione delle risorse e il monitoraggio dello stato dell’ordine.

Ad esempio, Shopify, piattaforma leader per l’ecommerce, offre un OMS integrato come parte del suo servizio. Con il sistema Shopify, le aziende ecommerce possono elaborare ordini multicanale, inclusi acquisti in negozio, vendite online e altri marketplace, gestendoli tutti da un'unica piattaforma.

Caratteristiche del sistema di gestione degli ordini

Un OMS è una soluzione completa per ottimizzare l'evasione end-to-end, dall'inserimento dell'ordine alla consegna. Alcuni sistemi, come quello di Shopify, forniscono anche una gestione capillare degli ordini per coordinare l'evasione attraverso magazzini e sedi multiple.

Ecco le funzionalità principali:

• Dashboard gestione ordini: un hub centralizzato per la supervisione degli ordini. Filtra, ordina, cerca, etichetta e aggiungi note agli ordini. Monitora lo stato di consegna, consentendo un facile follow-up su consegne fallite o ritardate. Visualizza e organizza facilmente tutti gli ordini in un'interfaccia personalizzabile per destinazione, stato di evasione, SKU prodotto e altro per migliore visibilità e urgenza.
• Smistamento intelligente ordini: classifica e smista gli ordini alle sedi di evasione ottimali usando vari criteri. Collabora con le tue strutture o fornitori 3PL per evadere gli ordini più efficientemente.
• Automazioni: usa Shopify Flow per automatizzare e ottimizzare i processi di evasione, inventario e resi. Riduci l'intervento manuale, minimizza gli errori e risparmia tempo automatizzando le attività ripetitive.
• Operazioni in blocco: crea, acquista e stampa etichette di spedizione, bolle di accompagnamento e moduli multipli in un unico posto. Esegui azioni in blocco per evasione, richieste e cancellazioni per accelerare l'elaborazione.
• Possibilità di modifica ordini: modifica qualsiasi ordine prima della spedizione per migliorare la customer experience e ridurre gli errori. Fornisce flessibilità nella gestione di richieste e correzioni senza interrompere l'evasione.
• Creazione bozze ordine: genera ordini e fatture da qualsiasi luogo, invia email ai clienti per pagamenti online o di persona. Supporta vari scenari di vendita con maggiore flessibilità nella creazione ordini.
• Controllo inventario unificato: sincronizza i livelli di stock tra le tue sedi e canali di vendita per prevenire esuberi o carenze.
• Analytics ordini in tempo reale: accedi a insight istantanei su tutti gli ordini (inseriti, aperti, evasi, consegnati e restituiti). Usa dati in tempo reale per prendere decisioni e per identificare aree di miglioramento.
• Integrazione logistica terzi: si integra con partner e sistemi 3PL leader usando centinaia di app pronte all'uso costruite e aggiornate da partner affidabili.
• Integrazione ERP: si collega con sistemi back-office per fornire supervisione finanziaria e operativa completa.
• Personalizza con API: usa API di evasione che ti danno la flessibilità di costruire flussi di lavoro personalizzati per modellare e automatizzare flussi di evasione unici e complessi.

Cosa fa un OMS?

• Monitora i livelli di inventario per canale
• Automatizza il processo di evasione degli ordini
• Gestisce la reverse logistics
• Gestisce le informazioni sui clienti
• Unisce i dati degli ordini e i dati finanziari

Un sistema di gestione degli ordini monitora i livelli di inventario per canale, automatizza il processo di evasione degli ordini, gestisce la reverse logistics, amministra le informazioni dei clienti e unisce dati di ordini e finanziari. In breve, garantisce che la clientela riceva quello che ha ordinato e informa sia te che l’acquirente quando l'ordine è arrivato.

Monitora i livelli di inventario per canale

La bellezza del business moderno è che i brand possono raggiungere i clienti attraverso vari canali. I clienti possono acquistare articoli in negozio tramite software POS, in autonomia attraverso l’ecommerce direct to consumer del brand, in marketplace online o canali social media, o persino combinare attività online e offline con opzioni di consegna come acquista online, ritira in negozio (Buy Online, Pickup in Store - BOPIS).

Un OMS aiuta i retailer a gestire e sincronizzare l'inventario attraverso le sedi multiple da cui si evadono gli articoli, che sia da un negozio fisico, un centro di evasione o un magazzino. È uno strumento progettato per aiutare i brand ecommerce che pianificano di investire nel loro processo di gestione dell’inventario nei prossimi due anni.

Con un OMS, puoi:

• Aggiornare i livelli di inventario in tutti i negozi e sedi di evasione
• Trasferire inventario tra negozi e sedi di evasione
• Ricevere una notifica automatica quando gli SKU sono in esaurimento e rifornire di conseguenza
• Capire quali SKU vendono meglio per località o canale di vendita

Soluzioni OMS come Shopify offrono gestione inventario multisede, permettendo alle aziende di monitorare le scorte fino a 1.000 magazzini, centri di evasione e negozi. Questi sistemi ti consentono anche di creare ordini di acquisto per fornitori e trasferire inventario tra sedi, fornendo una panoramica completa dei livelli e movimenti di stock.

Automatizza il processo di evasione degli ordini

Un sistema di gestione degli ordini moderno tratta la supply chain come un ecosistema interconnesso, permettendo ai merchant di automatizzare i loro processi interni dall'ordine all'evasione.

Per far avanzare gli ordini attraverso i processi di elaborazione, prelievo e spedizione nel minor tempo possibile, i merchant ecommerce possono affidarsi a un OMS per:

• Accettare pagamenti indipendentemente dalla destinazione di spedizione o valuta dell'ordine
• Smistare gli ordini alla migliore sede di evasione, inclusi magazzini gestiti dal merchant, sedi retail o 3PL
• Stampare automaticamente etichette di spedizione e bolle di accompagnamento se evadi gli ordini internamente
• Monitorare lo stato di evasione e consegna ordini con fornitori di spedizione collegati

Un buon OMS dovrebbe smistare gli ordini alla sede migliore, non solo in termini di prossimità dell’acquirente al tuo magazzino, ma anche per dare la precedenza agli ordini verso la stessa destinazione, minimizzare le evasioni divise o classificare le sedi prioritarie.

Gestisce la reverse logistics

Il tuo OMS può aiutarti a evitare di scontentare i clienti e fornire un'esperienza di reso senza problemi per tutti i soggetti coinvolti. Potrebbe anche supportare resi self-service nel tuo negozio online, permettendo ai clienti di far partire i resi quando è più conveniente per loro, senza il fastidio di contattare un addetto per telefono o email.

Può inoltre stampare automaticamente etichette di reso nel caso l’acquirente debba rispedire degli articoli. L'indirizzo di reso sarà diverso in base alla posizione dell’acquirente, permettendoti di ricevere ed elaborare rimborsi nel minor tempo possibile. I clienti possono anche controllare lo stato del loro reso con tracking online.

Non solo, ma i team di customer service ottengono informazioni immediate su qualsiasi prodotto che l’acquirente ha spedito per il reso. Tutti i clienti ricevono lo stesso livello di servizio indipendentemente da cosa hanno acquistato, e come o dove l'hanno comprato.

Gestisce le informazioni sui clienti

Un OMS può fungere da piattaforma di gestione delle relazioni clienti (CRM), permettendo ai merchant di accedere a tutte le informazioni che hanno sui clienti, inclusi ordini precedenti, lifetime value e posizione.

Con gli insight sui dati dei clienti che ottengono da un OMS, i merchant hanno la capacità di iperpersonalizzare qualsiasi messaggio di marketing che inviano ai clienti per cercare di concludere un'altra vendita.

Ad esempio, un brand ecommerce può estrarre dati dal proprio OMS per creare i seguenti segmenti di clienti:

• Clienti situati in Europa
• Clienti di alto valore con un valore medio dell’ordine (AOV) superiore a 50€
• Persone che hanno comprato un articolo e non sono ancora tornate sul sito web

Il brand sviluppa poi una strategia di marketing distinta per ogni segmento di clienti. Quelli situati in Europa non riceveranno le stesse email di marketing del tuo pubblico situato negli USA, ad esempio. Articoli costosi sono raccomandati a clienti con alto AOV, cioè quelli più propensi ad acquistare. I bestseller sono messi in primo piano nelle tue email ai clienti una tantum.

È stato dimostrato che la personalizzazione delle email, che tiene conto degli acquisti precedenti e offre un valore aggiunto, genera tassi di conversione superiori del 10-15% ed è facilitata dai report sui clienti generati automaticamente con un OMS.

Unisce i dati degli ordini e i dati finanziari

È sicuramente utile poter visualizzare tutti i dati relativi agli ordini in un unico posto. Tuttavia, una parte essenziale della gestione di un'attività di ecommerce consiste nel valutare se stai effettivamente realizzando un profitto e, in tal caso, dove e come, in modo da poterti concentrare su come aumentarlo.

La maggior parte dei sistemi OMS è in grado di integrarsi con altre funzioni di back-office, in particolare con il tuo software finanziario. La piattaforma può estrarre informazioni dal software di contabilità per unire i dati relativi all'inventario e alle vendite. Sarà possibile ottenere informazioni dettagliate sui conti attivi e passivi, nonché automatizzare la produzione di fatture e ordini di acquisto, senza necessità di inserire manualmente i dati.

I migliori software di gestione degli ordini

• Shopify
• ShipHero
• ChannelApe IOMS
• Manhattan Associates

Che tu stia cercando il tuo primo OMS o voglia sostituire quello esistente, ecco quattro ottime opzioni da prendere in considerazione.

Shopify

Shopify è una piattaforma ecommerce all-in-one per brand in crescita. La nostra piattaforma ha un sistema di gestione degli ordini integrato, con cui puoi elaborare ordini in negozio, dal tuo store online, o da altri canali di vendita e marketplace.

Puoi anche monitorare, gestire ed evadere ordini da una dashboard centrale. Inoltre, Shopify smisterà automaticamente gli ordini alla migliore sede di evasione in base a regole di smistamento impostate dal merchant.

L'OMS di Shopify offre anche:

• Integrazione con i principali corrieri come Poste Italiane, UPS e DHL
• Tariffe di spedizione scontate (fino all'88% di risparmio rispetto alle tariffe retail)
• Aggiornamenti sull’inventario in tempo reale attraverso tutti i canali di vendita
• Supporto per opzioni di consegna locale e ritiro in negozio
• Capacità di gestire fino a 1.000 sedi di evasione
• Soluzioni di gestione resi e cambi

Una storia di successo è Snarky Tea, un'azienda che ha trasformato le sue operazioni di evasione usando l'OMS integrato di Shopify.

Snarky Tea, fondata da Jenni-Lyn Williams, è cresciuta da piccola azienda a impresa direct to consumer con centinaia di prodotti. Grazie alla rapida crescita e alla pubblicità ottenuta da Vogue, dagli Oscar e da Shark Tank, l'azienda ha dovuto affrontare sfide legate alla gestione efficiente dell'inventario, dell'evasione degli ordini e delle spedizioni.

Integrando la soluzione di gestione ordini di Shopify, Snarky Tea ha ottenuto:

• 25.000 $ di risparmio mensile sulle spedizioni attraverso tariffe scontate
• Tracking accurato dell'inventario attraverso strutture di produzione e centri di evasione
• Evasione degli ordini senza problemi usando la stampa di etichette automatizzata e documenti USPS per ritiri
• Meno errori durante la stampa in lotti, migliorando la soddisfazione dei clienti
• 360 ore risparmiate annualmente riducendo attività manuali ed evitando controlli multi-sistema

Jenni-Lyn descrive l'OMS di Shopify come un game changer, dicendo: "Più posso fare nell'ecosistema Shopify, meglio è. Ci risparmia grattacapi non necessari e ci aiuta a rimanere organizzati".

ShipHero

ShipHero è un'altra soluzione di gestione ordini per brand ecommerce in crescita. Costruita su cloud, questa piattaforma è progettata per aiutare le aziende a gestire più facilmente il loro inventario, ottimizzare i processi di evasione, ridurre gli errori e aumentare la loro efficienza operativa complessiva.

È anche nota per la sua interfaccia user-friendly, che permette alle aziende ecommerce di qualsiasi dimensione di personalizzare facilmente i flussi di lavoro in base alle loro esigenze. Inoltre, ShipHero offre una suite affidabile di strumenti per gestire canali di vendita multipli, ottimizzare lo smistamento degli ordini e automatizzare le attività, liberando tempo e risorse da investire su altri progetti.

ChannelApe IOMS

ChannelApe IOMS è una potente piattaforma per operazioni di inventario strategiche, che aiuta le aziende a consolidare vendite, evasione degli ordini, attività finanziarie e customer service. Si propone come il "centro di controllo delle operazioni" di un'azienda, e offre un approccio ottimizzato con dashboard utili per consolidare metriche in tempo reale, per una panoramica completa sulle performance di un'azienda.

Nello specifico, ChannelApe può aiutare le aziende a ottenere migliore visibilità nella loro supply chain, così da scalare le operazioni e ridurre gli errori. Inoltre, le aziende possono attingere a strumenti avanzati per la gestione di inventario e ordini, comprese le regole che disciplinano i depositi, lo smistamento, le modifiche, le frodi e altro ancora.

Manhattan Associates

Manhattan Associates è un fornitore di software per supply chain e commercio omnicanale. Offre soluzioni che aiutano le aziende a ottenere il massimo dalle loro operazioni di supply chain, dalla gestione dell'inventario e dai processi di evasione degli ordini.

Manhattan Associates è particolarmente orientata al concetto di commercio unificato e le sue soluzioni basate su cloud sono pensate per aiutare le aziende ad avere successo in diversi settori del commercio: fidelizzazione della forza lavoro, trasformazione tecnologica cloud, evasione degli ordini tramite punti vendita, trasporto e distribuzione, evasione redditizia degli ordini e previsione delle scorte. L'azienda è nota per la sua competenza nella tecnologia della supply chain ed è in grado di fornire soluzioni su misura per soddisfare le esigenze specifiche di un'azienda.

I vantaggi di un buon OMS

Un buon sistema di gestione degli ordini offre diversi vantaggi:

• Migliora la precisione degli ordini: automatizza l'elaborazione degli ordini, riducendo errori umani che possono portare a sviste nella spedizione e a resi costosi
• Preleva, impacchetta e spedisce più velocemente: identifica il miglior centro di evasione con inventario disponibile, ottimizzando il processo, per tempi di consegna più rapidi
• Riduce i costi di spedizione: si integra con i principali corrieri a livello globale, offrendo tariffe scontate pre-contrattate e semplificando la stampa delle etichette
• Centralizza la gestione dei canali: consolida gli ordini da tutti i canali in una dashboard, minimizzando ordini persi o duplicati e migliorando i tempi di risposta del customer service
• Soddisfa le aspettative dei clienti: fornisce pagine di tracking integrate per aggiornamenti sugli ordini, migliorando la trasparenza e riducendo recensioni negative dovute alla scarsa comunicazione
• Previene esaurimenti e prevede l'inventario: offre dati completi su trend di vendita e prodotti popolari, permettendo previsioni sull’inventario accurate per evitare merce in eccesso o esaurita

“Un OMS automatizza il processo di selezione del metodo di evasione più rapido, per consegne più veloce e maggiore soddisfazione dei clienti”.

Tanner Arnold, Presidente e CEO di Revelation Machinery

Le sfide di un OMS

Nonostante tutti i suoi vantaggi, un sistema di gestione degli ordini ha anche i suoi svantaggi. Ecco tre problemi comuni che i retailer affrontano:

• Integrazione: l'integrazione complessa con sistemi datati può portare a dati non sincronizzati e ritardi.
• Scalabilità: i sistemi base potrebbero non supportare la crescita aziendale, richiedendo soluzioni più solide per volumi di ordini aumentati e transazioni internazionali.
• Personalizzazione: adattarsi a processi aziendali specifici può essere difficile e può potenzialmente ostacolare l'efficienza. Ad esempio, produttori di mobili su misura potrebbero avere difficoltà con sistemi mal equipaggiati per ordini personalizzati complessi.

Come scegliere un OMS

1. Definisci obiettivi e priorità
2. Redigi una richiesta di proposta (RFP)
3. Valuta le tue opzioni

Ci sono molti fattori che dovresti considerare quando scegli un sistema di gestione degli ordini, sia in termini dei flussi di lavoro che può automatizzare che delle piattaforme esistenti con cui si integra.

Ecco un processo step-by-step per scegliere un OMS, incluse le funzionalità da cercare nelle piattaforme che hai selezionato.

1. Definisci obiettivi e priorità

Come un investimento in qualsiasi nuovo tipo di software, la prima fase per trovare un OMS è capire per cosa ne hai bisogno. Riunisciti con i tuoi stakeholder interni per capire quali funzionalità sono requisiti imprescindibili e quali sono quelle opzionali.

Durante queste riunioni, non dimenticare di considerare scalabilità e obiettivi a lungo termine. I tuoi piani per scalare l'azienda giocano un ruolo importante nel tuo processo decisionale. Il consiglio è cercare un OMS che crescerà di pari passo con la tua azienda.

2. Redigi una richiesta di proposta (RFP)

I fornitori di soluzioni di gestione degli ordini presenteranno delle proposte per aiutarti a fare la tua scelta. L'obiettivo di ogni proposta è trovare un accordo con il fornitore sui requisiti tecnici e le limitazioni del sistema che vorresti implementare.

La tua RFP (Request for Proposal) dovrebbe elencare dettagli specifici su come ti aspetti che l'OMS funzioni. Fornisci ai fornitori le seguenti informazioni così possono personalizzare la proposta per la tua azienda:

• Volumi degli ordini
• Numero di SKU
• Qualsiasi software o hardware che utilizzi
• Una timeline per il processo di acquisizione dei sistemi
• Dettagli su training e abilitazione

3. Valuta le tue opzioni

È improbabile che troverai la soluzione perfetta per la tua azienda al primo contatto, quindi compila una lista di quattro-sei fornitori potenziali da valutare. Contatta ogni fornitore per organizzare una demo o prova del loro prodotto.

Durante questo processo di selezione, controlla per ogni fornitore la seguente checklist, così da aiutarti a prendere la decisione giusta:

• Il loro OMS ti permette di eliminare processi manuali, come creare ordini di acquisto, attraverso l’automazione del flusso di lavoro?
• Ti permette di gestire vendite attraverso canali multipli, valute e Paesi?
• Supporta sedi multiple di magazzino?
• Fornisce aggiornamenti sull’inventario in tempo reale?
• Fornisce reporting e previsioni che ti permettono di identificare meglio problemi e anticipare cambiamenti?
• Fornisce accesso a un'API che ti permetterà di innovare secondo i tuoi tempi?
• Supporta integrazioni native e di terze parti nell'ecosistema della supply chain (come contabilità, gestione magazzino, evasione, 3PL, ecc.)?
• La piattaforma è statica o aggiunge continuamente nuove funzionalità?

È improbabile che troverai un fornitore che sia al 100% adatto. La tua selezione finale sarà basata su un compromesso.

Le caratteristiche e le funzionalità non dovrebbero essere gli unici criteri di selezione, poiché è necessario tenere conto dell'intero rapporto commerciale che si sta instaurando. I team del fornitore sono disponibili? Sono esperti nel loro campo? E stanno continuamente evolvendo la piattaforma per offrire ai propri clienti opzioni di espansione e crescita?

Il sistema OMS giusto per la tua attività soddisfa il maggior numero possibile di questi requisiti.

Trova l'OMS giusto per la tua azienda

Scegliere un nuovo sistema di gestione degli ordini non è una decisione da prendere alla leggera. Quello giusto ti permette di risparmiare tempo, tagliare costi e fornire esperienze migliori ai tuoi clienti. Esperienze che li convincono a tornare ancora e ancora.

Crea la tua lista, valuta se le tue scelte hanno le funzionalità essenziali di cui tutto il tuo team ha bisogno, e chiedi ai fornitori consigli sull'implementazione di un OMS.

Potrebbe volerci del tempo per trovare quello giusto. Ma presto vedrai gli effetti positivi di memorizzare tutti i dati relativi agli ordini, evaderli automaticamente e fornire ai clienti aggiornamenti in tempo reale sulla spedizione all'interno di una piattaforma centralizzata.