Het is verleidelijk om voorraden vooraf te bestellen voor het geval dat je uitverkoopt. Maar bedrijven hebben meestal een permanente, overmatige voorraad die om verschillende redenen kan ontstaan. Een daarvan is het verlies van overzicht over de bestellingen die je bij leveranciers hebt geplaatst, wat leidt tot hoge voorraadniveaus en bijbehorende opslagkosten.
Het creëren en bijhouden van inkooporders is een manier om dit probleem te verminderen.
Een goed systeem voor inkooporders maakt het makkelijker om de vraag te voorspellen en toekomstige voorraad te bestellen, je cashflow te verbeteren en eventuele fouten in je bestelproces te voorkomen.
Lees verder om te leren wat een inkooporder is, hoe je er een maakt, hoe je inkooporders beheert en om een gratis sjabloon voor inkooporders te downloaden.
Wat is een inkooporder?
Een inkooporder, ook wel purchase order (PO) genoemd, is een officieel document waarin jouw winkel zich verplicht om goederen aan te schaffen van een leverancier of verkoper. Het bevat de namen van zowel de koper (jouw winkel) als de verkoper, bedrijfsinformatie en de hoeveelheden van de producten die worden aangeschaft.
Wanneer je bijvoorbeeld 500 t-shirts voor jouw kledingwinkel bestelt, stuur je een PO naar de fabrikant als jouw toezegging om die hoeveelheid voorraad van die verkoper aan te schaffen.
Hoewel het klinkt als een onnodige stap in het bestelproces, helpt het creëren van een inkooporder voor de goederen die je gaat kopen om de binnenkomende voorraad bij te houden. Je weet niet alleen hoeveel SKU’s je bij elke verkoper hebt besteld, maar je kunt ook de informatie van je PO gebruiken om je cashflow te begrijpen. De som van je openstaande inkooporders is geld dat je je leveranciers hebt beloofd te betalen in de komende maanden.
De verkoper gebruikt de PO ook om alles in gereedheid te brengen zodat ze de kwaliteit en hoeveelheid goederen kunnen leveren die door de koper op een specifieke datum zijn besteld.
Hoe maak je inkooporders?
Elke inkooporder heeft de volgende informatie nodig:
- PO datum
- PO nummer
- Leverdatum
- Verzendmethode
- Koperinformatie (bedrijfsnaam, e-mailadres, verzendadres)
- Leverancierinformatie (bedrijfsnaam, e-mailadres en factuuradres)
- Bestelde artikelen (SKU of artikelnummer, beschrijving, hoeveelheid artikelen en prijs)
- Het totaalbedrag
- BTW-informatie
Voorbeeld van een inkooporder
Hieronder vind je een voorbeeld van hoe een PO eruitziet. Het document schetst de informatie van de leverancier, de bestelde artikelen, de hoeveelheden en de verzendvoorwaarden:
Gebruik een gratis sjabloon voor inkooporders
Heb je hulp nodig bij het maken van je eigen inkooporders? Gebruik dit gratis sjabloon voor inkooporders (Engelstalig) van Shopify. Vul de vereiste informatie in, waaronder je winkeladres, informatie van de leverancier en bestelde artikelen om een elektronische inkooporder rechtstreeks naar je e-mailadres te sturen, klaar voor gebruik.
Gebruik het gratis PO-sjabloon
Soorten inkooporders
Standaard of eenmalige inkooporders
Een standaard inkooporder is het meest voorkomende type PO. Het wordt gebruikt voor eenmalige aankopen. Als je bijvoorbeeld 500 pennen bij een leverancier bestelt ter voorbereiding op een pop-up winkel, gebruik je een eenmalige inkooporder.
Geplande inkooporders
Een geplande inkooporder wordt aangemaakt wanneer je herhaalde of regelmatige bestellingen bij een leverancier hebt. Stel dat je van plan bent om 1.200 eenheden van een fabrikant te kopen, maar in plaats van ze allemaal in één keer aan te schaffen, worden ze opgesplitst in bestellingen van 200 eenheden voor de komende zes maanden. In dit geval gebruik je zes geplande PO's.
Raamovereenkomsten voor inkooporders
Een raamovereenkomst voor inkooporders is het meest onduidelijke type inkooporder. Het is een overeenkomst tussen een koper en leverancier om goederen uit te wisselen in ruil voor betaling, maar met de details die nog bevestigd moeten worden. Je zou een raamovereenkomst bijvoorbeeld kunnen gebruiken met een vertrouwde fabrikant.
Contracten
Een contract is niet altijd een officiële PO; het bevat geen specifieke informatie met betrekking tot de producten die worden aangeschaft. Het is meer een algemene overeenkomst tussen een koper en leverancier die de leverings-, belasting- en betalingsvoorwaarden voor toekomstige bestellingen verduidelijkt. Een ander type PO, of dat nu een geplande, eenmalige of raamovereenkomst is, zal meestal hierop volgen.
Zo beheer je inkooporders
Nu je weet hoe je inkooporders maakt, is het belangrijk om te weten hoe je ze kunt beheren en bijhouden voor jouw onderneming.
Inkooporderproces
- Je besluit nieuwe voorraad aan te schaffen.
- Je stelt een inkooporder op waarin je de producten beschrijft die je wilt kopen, de hoeveelheden van ieder product, de leverdatum en je budget.
- Je stuurt de PO naar je gekozen leverancier.
- De leverancier accepteert de bestelling zoals beschreven in de PO (of annuleert deze als ze niet kunnen voldoen).
- De leverancier maakt een pakbon op basis van de details van jouw inkooporder en vervult de bestelling door deze te produceren en naar jouw winkel te verzenden. Het PO-nummer staat op het verzendpakket zodat je weet wanneer het is aangekomen.
- De leverancier zet de PO om in een factuur.
- Je betaalt de leverancier volgens de betalingsvoorwaarden die op hun factuur zijn vermeld.
💡Pro tip: Als je ook facturen moet maken en verzenden, bekijk dan de gratis factuurgenerator van Shopify.
Wie geeft inkooporders uit?
De koper is verantwoordelijk voor het uitgeven van inkooporders. Als je bijvoorbeeld voorraad voor jouw winkel bestelt, is het jouw taak om de PO te maken. Als je een bestelling voor een ander bedrijf vervult, is het hun taak om een PO uit te geven.
Afhankelijk van de grootte van jouw winkel heb je misschien een financiële afdeling, inkoopafdeling of crediteuren team dat inkooporders uitgeeft. Zo niet, dan neemt meestal de eigenaar of winkelmanager deze verantwoordelijkheid op zich.
Wie keurt inkooporders goed?
De leverancier, of dat nu een fabrikant, aannemer of anderszins is, is verantwoordelijk voor het goedkeuren van inkooporders. Als je een PO hebt uitgegeven voor de voorraad die je bij een leverancier bestelt, is het hun taak om deze goed te keuren.
Eenmaal goedgekeurd, wordt de PO een juridisch bindend contract. Je bent officieel verplicht om die leverancier te betalen voor de goederen die in de inkooporder zijn vermeld.
Hoe kun je inkooporders bijhouden?
Er zijn verschillende manieren om inkooporders bij te houden. Excel-spreadsheets zijn vaak de eerste keuze voor bedrijven die net beginnen met het werken met inkooporders. Het enige probleem? Ze zijn onhandig, verwarrend en worden snel onnauwkeurig, vooral als je vergeet de spreadsheet bij te werken zodra een PO is uitgegeven, goedgekeurd of omgezet in een factuur.
Vergeet de spreadsheets en kies voor een PO-beheersysteem. Apps zoals Stocky synchroniseren met jouw Shopify-winkel, zodat je PO's kunt maken en bijhouden vanuit jouw backoffice.
Upload bedrijfsinformatie voor elke leverancier waarmee je werkt. Wanneer je een nieuwe PO moet maken, selecteer je de leverancier. Stocky maakt een PO aan met de contactinformatie al ingevuld. Kopieer en plak gewoon de voorwaarden van de PO: de bestelde artikelen, hoeveelheden en leverdata.
Zo zal je nooit in de problemen komen en onbewust te veel uitgeven. Zie in real-time hoeveel geld je elke leverancier verschuldigd bent met behulp van het PO rapportage-dashboard.
💡 Pro tip: Heb je moeite om te bepalen hoeveel voorraad je bij een leverancier moet bestellen? Handelaren die Shopify POS gebruiken, kunnen gebruikmaken van Stocky’s vraagvoorspellingsfunctie, die historische verkoopgegevens gebruikt om te suggereren welke producten en hoeveelheden opnieuw besteld moeten worden.
De voordelen van het gebruik van inkooporders
- Bijhouden van binnenkomende bestellingen
- Duplicatie voorkomen
- Bestelfouten voorkomen
- Juridische documentatie
- Efficiëntie verbeteren
- Ondersteuning bij opschaling
Bijhouden van binnenkomende bestellingen
Het plannen van aanvulling is moeilijk, vooral als je grote hoeveelheden SKU's op voorraad hebt. “Heb ik dit product voor volgende maand vergeten aan te vullen?” kan een vraag zijn die door je hoofd spookt terwijl je rondloopt in de winkel.
Als je de aanvulling te laat doet, loop je het risico op tekorten aan bestsellers. Doe je het te vroeg, dan blijf je zitten met dode voorraad en te veel producten in opslag. Beide gevallen zijn kostbare fouten.
💡 Pro tip: Om tekorten te voorkomen, stel je een herbestelpunt in in de Shopify-admin om meldingen voor lage voorraad te ontvangen. Dit zorgt ervoor dat je voldoende tijd hebt om de voorraad van een product aan te vullen voordat de hoeveelheden op zijn.
Met een PO-systeem zie je echter alle aankomende bestellingen, zodat je precies weet welke uitgaven je betaalt en welke artikelen je hebt besteld. Binnen Stocky geeft het PO-rapport details over:
- De leverancier aan wie je een PO hebt gestuurd
- De totale kosten
- Het product/de producten die je hebt besteld
- Wanneer de producten naar verwachting aankomen
- Of je de factuur van een leverancier hebt betaald
Je kunt zelfs voorraadniveaus voor elke leverancier binnen Stocky instellen. Als je probeert een inkooporder voor 80 artikelen te maken, maar je leverancier een minimum bestelvereiste van 100 heeft, wordt de order bijvoorbeeld bijgewerkt om dat weer te geven. Geen vertragingen meer nodig dus!
Duplicatie voorkomen
Heb je al een bestelling geplaatst voor de voorraad van volgende maand? Door PO's in je inkoopproces te implementeren, zie je met één blik in je PO-systeem het antwoord en voorkom je dat je dezelfde goederen twee keer koopt.
Bestelfouten voorkomen
Als je bestellingen telefonisch plaatst, is het slechts een kwestie van tijd voordat iets verkeerd wordt geïnterpreteerd of verkeerd wordt verstaan. Een fabrikant denkt dat je 90 t-shirts hebt besteld terwijl je in feite 19 nodig had. Je krijgt een enorme bestelling geleverd in je winkel, gevolgd door een dure factuur.
Daniel Carter, SEO Manager van Skuuudle, zegt: “Om alle feiten van de aankoop nauwkeurig uit te leggen, geven inkooporders een registratie van precies wat je hebt besteld en tegen welke prijs. Dit soort documentatie beschermt je tegen bestelfouten, zoals wanneer iemand een bestelling die telefonisch is gedaan verkeerd interpreteert.”
“Wanneer er een geschil is over wat er besteld is of had moeten worden, kan jouw team naar de inkooporders verwijzen. Het hebben van deze documentatie geeft je een waardevol hulpmiddel om interne fouten op te lossen, evenals problemen die zich tussen jou en je leveranciers voordoen," voegt Carter toe.
Juridische documentatie
Zodra een PO is goedgekeurd door een leverancier, ben je wettelijk verplicht om hen het bedrag te betalen dat is vermeld voor de inbegrepen producten. Hoewel het misschien eng klinkt, is het voordelig voor jou als koper omdat je nieuwe goederen kunt bestellen zonder direct te betalen. De cashflow verbetert onmiddellijk. Je hebt een langere cyclus om voldoende winst te genereren om toekomstige voorraad te betalen.
Diezelfde juridische bescherming geldt voor de leveranciers aan wie je PO's stuurt. Ze zijn er zeker van dat ze de producten die je voor jouw winkel hebt besteld kunnen leveren, omdat ze weten dat er een factuur en betaling zullen volgen.
Efficiëntie verbeteren
Voorraadbeheer is een tijdrovend proces. Het is ook de activiteit die jouw winkel draaiende houdt. Geen voorraad betekent niets om te verkopen, wat resulteert in € 0 aan omzet.
Inkooporders maken de processen van voorraadbeheer efficiënter. Als onderdeel van jouw PO-workflows begrijp je de voorraadniveaus en houd je de kosten van artikelen die je bij leveranciers bestelt bij. Patronen zullen in de loop van de tijd zichtbaar worden.
Ondersteuning bij opschaling
Als een klein retailbedrijf lijkt het bestellen van voorraad misschien niet veel werk. Maar als je van plan bent om jouw productlijn op te schalen naarmate je klantenbestand groeit, maken PO's dat proces makkelijker. De verantwoordelijkheid ligt niet bij jou om aankomende bestellingen te organiseren, duplicaten te voorkomen en bestelfouten te corrigeren.
Het gebruik van inkooporders en een systeem om ze te organiseren legt een goede basis. Train nieuwe winkelmedewerkers in het gebruik van jouw inkooporder-formulier. Maak automatiseringen aan om er een te genereren wanneer goed presterende voorraad onder een bepaald niveau daalt. Neem in de toekomst een financiële afdeling aan die de PO's goedkeurt en overtollige uitgaven voorkomt. Dat maakt het makkelijker op de lange termijn.
Zijn inkooporders geschikt voor jouw winkel?
Inkooporders helpen retailers bij het bijhouden van binnenkomende bestellingen, zich verder vooruit te verplichten aan voorraad en het voorkomen van bestelfouten. Ze bieden ook juridische documentatie voor het geval er iets misgaat in jouw toeleveringsproces.
Bepaal het type PO dat je voor jouw bedrijf nodig hebt en gebruik vervolgens een inkooporder-systeem zoals Stocky om ze te creëren. Dit maakt het makkelijker om jouw winkel op te schalen en bij te dragen aan gebalanceerde voorraadniveaus.
Veelgestelde vragen over inkooporders
Wat is een inkooporder en hoe werkt het?
Een inkooporder (PO) is een formeel document dat door een koper wordt aangemaakt en naar een verkoper wordt gestuurd als verzoek om goederen of diensten. Het bevat de details van de artikelen of diensten die worden aangevraagd, hoeveel eenheden worden aangevraagd, de prijs en betalingsvoorwaarden, de verwachte leverdatum en eventuele andere speciale instructies of vereisten. De verkoper beoordeelt vervolgens de PO, en als deze wordt geaccepteerd, levert hij de goederen of diensten zoals gespecificeerd. Zodra de goederen of diensten zijn ontvangen, moet de koper de verkoper betalen volgens de voorwaarden van de PO.
Wat is het verschil tussen een inkooporder en een factuur?
Een inkooporder is een document dat van een koper naar een leverancier wordt gestuurd en dat de artikelen of diensten die worden aangevraagd, gedetailleerd beschrijft. Het is een bindende overeenkomst tussen de koper en de leverancier die de voorwaarden en condities van de aankoop schetst. Een factuur is een document dat van de leverancier naar de koper wordt gestuurd en dat het totaalbedrag vermeldt dat verschuldigd is voor de geleverde goederen of diensten. Het wordt verzonden nadat de aankoop is gedaan en dient als registratie van de transactie.
Kan ik inkooporders gebruiken om mijn voorraadniveaus beter te beheren? Hoe?
Ja, je kunt inkooporders gebruiken om binnenkomende goederen bij te houden en deze te vergelijken met je verkopen om je voorraadniveaus te bepalen. Dit kan je helpen om optimale voorraadniveaus te plannen en te behouden.
Hoe ga ik om met discrepanties in inkooporders, zoals het ontvangen van minder artikelen dan besteld?
Als er een discrepantie is tussen jouw inkooporder en de ontvangen goederen, moet je contact opnemen met je leverancier om de situatie recht te zetten. Sommige bedrijven gebruiken een ontvangstbewijs om dit proces bij te houden.
Hoe beïnvloedt een inkooporder de boekhoudkundige administratie van mijn winkel?
Wanneer je een inkooporder uitgeeft, wordt dit onderdeel van jouw financiële administratie. Wanneer de goederen of diensten zijn ontvangen, wordt de bijbehorende factuur gekoppeld aan de inkooporder en wordt de betaling geregistreerd in jouw boekhoudsysteem.
Wat moet ik doen als een leverancier een inkooporder niet vervult?
Als een leverancier een inkooporder niet vervult, moet je eerst contact met hen opnemen om het probleem te begrijpen. Als ze niet kunnen leveren, moet je mogelijk alternatieve leveranciers zoeken. De voorwaarden van jouw contract moeten je in dergelijke situaties beschermen.
Kan een inkooporder worden gewijzigd of geannuleerd nadat deze is uitgegeven?
Het hangt af van de voorwaarden die met jouw leverancier zijn afgesproken. In het algemeen vereisen wijzigingen of annuleringen na uitgifte communicatie en overeenstemming van beide partijen.
