Snelle en effectieve verzending is essentieel voor een webshop. Een eenvoudige manier om het verpakkingsproces te verbeteren en je klantenservice te verbeteren is door simpelweg een pakbon bij iedere bestelling te voegen.
Het maken van een pakbon kost slechts enkele minuten, maar kan je tijd en moeite besparen door een correcte levering van je producten te waarborgen. Lees meer over wanneer je een pakbon moet toevoegen en download het gratis pakbon-sjabloon van Shopify om aan de slag te gaan.
Wat is een pakbon?
Een pakbon is een document met details over de artikelen die in een verzendpakket zitten. Pakbonnen zijn nuttig voor zowel de verkoper als de klant. Een pakbon helpt de klant om de artikelen in hun bestelling snel te identificeren en stroomlijnt het verzendproces voor de verkoper.
Een pakbon heeft twee functies. Het dient als checklist voor de verzender, zodat deze de pakbon kan controleren om er zeker van te zijn dat alles wat de klant heeft besteld erin zit. Nadat de bestelling is bezorgd, kan de klant de pakbon gebruiken om te controleren of er artikelen ontbreken en om te helpen bij retouren of inruilen.
Wat is een digitale pakbon?
Sommige bedrijven kiezen voor een digitale pakbon om papierverspilling te verminderen. Een digitale pakbon bevat dezelfde informatie als een gedrukte pakbon, maar wordt verzonden via e-mail of een online link.
Britt Martin, hoofd partnerships bij het duurzame verpakkingsbedrijf Arka, zegt dat een digitale pakbon "niet alleen afval minimaliseert, maar het ook makkelijker maakt voor de klant om hun transactiegegevens te raadplegen en beheren." Het gebruiken van digitale pakbonnen zorgt ervoor dat je een makkelijk doorzoekbaar bestand hebt van alle verzonden bestellingen en hun inhoud.
Wat is het verschil tussen een pakbon en een verzendlabel?
Hoewel beide helpen bij het stroomlijnen van verzendprocessen, zijn er enkele belangrijke verschillen tussen pakbonnen en verzendlabels.
Ten eerste gaat een pakbon in het pakket, terwijl het verzendlabel aan de buitenkant van de verpakking wordt geplakt. Pakbonnen helpen verkopers en klanten, maar verzendlabels zijn vooral bedoeld voor vervoerders, die ze gebruiken om pakketten van de ene naar de andere plaats te transporteren.
Veel informatie op een pakbon is hetzelfde als de informatie op een verzendlabel, zoals de verzend- en bezorgadressen. Maar pakbonnen bevatten ook informatie over de inhoud van het pakket, wat je normaal gesproken niet op een verzendlabel vindt.
Verzendlabels hebben meestal ook een streepjescode waarmee de vervoerder snel informatie over het pakket kan krijgen.
Is een pakbon een kassabon?
Een pakbon verschilt van een kassabon maar bevat wel vergelijkbare gegevens. Een kassabon is een juridisch document dat bevestigt dat de klant goederen of diensten heeft ontvangen in ruil voor betaling.
Een pakbon bevestigt niet dat de klant hun pakket heeft ontvangen, omdat de verkoper de pakbon maakt vóór verzending.
Wie stuurt een pakbon?
E-commerce bedrijven die fysieke goederen verkopen sturen vaak pakbonnen als onderdeel van hun fulfillmentproces. Bedrijven met hoge retourpercentages, zoals online modewinkels, en bedrijven met grote bulkbestellingen gebruiken ook vaak pakbonnen.
Bedrijven die goederen verkopen vanuit meerdere magazijnen of waarbij meerdere partijen betrokken zijn bij orderverwerking sturen ook eerder pakbonnen dan bedrijven die alles intern doen. Maar in principe kan ieder e-commerce bedrijf profiteren van het gebruik van pakbonnen voor verzending en fulfillment.
Niet alle pakketten hebben een pakbon nodig. Je gebruikt een pakbon alleen wanneer dit het verzend- en retourproces makkelijker maakt voor jou en je klanten. Er zijn momenten waarop een pakbon bijzonder handig is, zoals wanneer meerdere artikelen in een bestelling apart worden verzonden.
Voordelen van het gebruik van een pakbon
Als de meeste pakketten geen pakbon nodig hebben, waarom zou je er dan een gebruiken? Er zijn een aantal duidelijke voordelen:
- Verpakkingsfouten verminderen
- Retouren stroomlijnen
- Klantenservice verbeteren
- Veilige bezorging waarborgen
Verpakkingsfouten verminderen
De belangrijkste reden waarom e-commerce bedrijven pakbonnen gebruiken is om verpakkings- en verzendfouten te verminderen. Een gedrukte pakbon dient als checklist bij het inpakken van een bestelling en kan vooral handig zijn voor bestellingen die artikelen uit verschillende magazijnen bevatten of in meerdere zendingen worden verstuurd.
Als je meerdere bestellingen tegelijk inpakt, stelt een pakbon je in staat om pakketten makkelijk te koppelen aan hun verzendlabels, omdat de pakbon het adres van de klant bevat.
Retouren stroomlijnen
Pakbonnen maken retouren, vervanging en inruilen makkelijker omdat de klant alle informatie heeft die ze nodig hebben (zoals SKU’s en artikelnummers) om het retourproces te starten. Natuurlijk kunnen ze hun orderbevestiging controleren, maar gedrukte pakbonnen maken het makkelijker voor de klant, vooral als ze veel pakketten ontvangen of als ze per ongeluk de orderbevestigingsmail hebben gewist.
Klantenservice verbeteren
Een pakbon is een extra service die je je klanten kunt bieden, waardoor ze snel en makkelijk kunnen controleren of ze alles uit hun bestelling hebben ontvangen. Het is ook een kans om iets extra's toe te voegen, zoals gepersonaliseerde branding of een kort handgeschreven bedankbriefje.
"Zelfs de kleinste elementen, zoals pakbonnen, bieden een kans om je merkidentiteit te versterken," zegt Britt.
Veilige bezorging waarborgen
Een pakbon kan van pas komen als een verzendlabel beschadigd raakt. Als de vervoerder het label niet kan lezen, kunnen ze het pakket openen en het adres van de klant, het retouradres en contactgegevens van beide partijen zien.
Wat moet je opnemen in een pakbon?
Elke pakbon moet het volgende bevatten:
- Het bestelnummer en besteldatum
- Een gespecificeerde lijst van alle items in de bestelling, samen met de hoeveelheid van elk artikel, SKU-nummer, UPC-nummer en/of productnummer
- Contactgegevens van de klant, inclusief: klantnaam, verzendadres, factuuradres en telefoonnummer en/of e-mailadres
- Contactgegevens van de verkoper, inclusief: je bedrijfsnaam, retouradres, website, telefoonnummer en/of e-mailadres
- Vervoerder en verzendmethode
Afhankelijk van de bestelling wil je misschien ook het volgende opnemen:
- Een korte productbeschrijving voor elk artikel
- De locatie van elk artikel in je magazijn
- Het gewicht en volume van elk pakket en het totaalgewicht van de zending
- Aantal pakketten of pallets in de bestelling
- Instructies voor het retourneren van producten en wat te doen als er een probleem is met de bestelling
- Instructies van de klant, zoals verzoeken om cadeauverpakking of verminderde verpakking
Hoe maak ik mijn eigen pakbon?
Als je Shopify gebruikt, kun je pakbonnen maken vanaf de Bestellingen-pagina van je Shopify Admin. Heb je geen Shopify-account? Geen zorgen, het is vrij makkelijk om je eigen pakbon te maken. Zo doe je dat
1. Kies je sjabloon
De meest eenvoudige manier om een pakbon te maken is door te beginnen met een gratis pakbon-sjabloon dat alle velden bevat die je nodig hebt. Download de pakbon-sjablonen hieronder, zodat je niet vanaf nul hoeft te beginnen. Het bevat instructies over hoe je het gebruikt en je kunt het aanpassen aan je eigen bedrijfsbehoeften en -vereisten.
2. Pas je sjabloon aan
Pas je sjabloon aan door je logo, je merkkleuren, je bedrijfsnaam en andere informatie toe te voegen die hetzelfde blijft voor alle bestellingen, zoals een retouradres of een bedankbericht. Je hebt nu een persoonlijk sjabloon dat je kunt gebruiken om pakbonnen te maken voor alle toekomstige bestellingen.
3. Vul het sjabloon in
Nu je je eigen sjabloon klaar hebt, kun je simpelweg de details voor iedere bestelling invullen, zoals het bestelnummer, het verzendadres en de lijst met artikelen.
4. Print je pakbon
Gebruik de gedrukte pakbon als checklist bij het inpakken van de bestelling en voeg deze vervolgens toe aan het pakket ter referentie voor de klant.
Veelgestelde vragen over pakbonnen
Waarom heb je een pakbon nodig?
Een pakbon houdt bij wat je allemaal in een bestelling doet en zorgt ervoor dat je de bestelling naar het juiste adres stuurt. Het dient ook als een nuttige referentie voor de klant.
Wat is het verschil tussen een pakbon en een inkooporder?
Een inkooporder kan eruitzien als een pakbon, maar het zijn twee verschillende dingen. Een inkooporder is een juridisch document; een pakbon niet. Daarnaast worden pakbonnen gemaakt door verkopers, terwijl inkooporders worden gemaakt door kopers. Een inkooporder bevat ook details over de betaalmethode, terwijl een pakbon dat niet doet.
Welke informatie staat er op een pakbon?
Een pakbon bevat minimaal een lijst van elk artikel in de bestelling, met hoeveelheden (om ervoor te zorgen dat de juiste artikelen in het pakket terechtkomen) en het verzendadres van de klant (zodat je het pakket kunt koppelen aan het verzendlabel).
Wat is het verschil tussen een pakbon en een factuur?
Facturen gaan naar de persoon of het bedrijf dat voor de aankoop heeft betaald, terwijl pakbonnen naar het verzendadres gaan (vaak zijn deze ontvangers hetzelfde). Facturen worden meestal verstuurd vóór het ontvangen van betaling, zowel om betaling te verzoeken als voor de financiële administratie van koper en verkoper. Facturen komen vaker voor bij groothandelsverkoop of het leveren van diensten; pakbonnen zijn te vinden in zowel groothandel-verzendingen als in pakketten die direct naar consumenten worden verzonden.
Heb je een pakbon nodig voor internationale zendingen?
Voor internationale zendingen moet je een douane-aangifteformulier invullen, ook wel een commerciële factuur genoemd. Het douaneformulier bevat veel van dezelfde informatie als de pakbon, dus het is logisch om ze tegelijkertijd te maken. Het verschil tussen een douaneformulier en een pakbon is dat het douaneformulier aan de buitenkant van het pakket komt.
