Voorraadbeheersystemen: de ultieme koopgids

Voorraadbeheersoftware helpt winkels bij het organiseren en beheren van hun goederen in de leveringsketen. Ongeacht de grootte van je bedrijf, hebben alle retailers een voorraadbeheersysteem (IMS) nodig om hun producten bij te houden en ervoor te zorgen dat ze voldoende voorraad hebben om aan de vraag te voldoen.

Je voorraadbeheersoftware moet je helpen om je voorraadniveaus te onderhouden en het gemakkelijker maken om producten naar klanten te verzenden. Moderne platforms verminderen handmatige processen, wat tijd bespaart en het risico op menselijke fouten verkleint. Ze integreren ook met andere retailsystemen, of dat nu je Shopify-winkelbeheer is of je favoriete boekhoudprogramma.

Naarmate je bedrijf groeit, wil je geen bestellingen beheren met een ad-hoc stapel spreadsheets en apps. Gebruik in plaats daarvan een van deze toonaangevende voorraadbeheersystemen, die al je verkoopgegevens op één plek bijhouden.

Wat is voorraadbeheersoftware?

Voorraadbeheersoftware of een voorraadbeheersysteem biedt handelaren een geïntegreerde manier om hun voorraad bij te houden en rapportages te maken.

Deze programma's monitoren de voorraad, bestellingen en de uitvoering tussen een winkel, zijn klanten en leveranciers.

Bedrijven met een hoog volume in e-commerce gebruiken digitale voorraadbeheersystemen (IMS) om voorraadtekorten en overselling te voorkomen en de uitvoering te optimaliseren voor de kortst mogelijke levertijden.

Het centraliseren van voorraadgegevens is ook nuttig voor bedrijven die via meerdere kanalen verkopen (zowel online als offline). Merken die meerdere magazijnen gebruiken of kitting-eisen hebben, waarbij bestellingen items uit verschillende locaties bevatten, kunnen een IMS gebruiken om georganiseerd te blijven.

Waar je op moet letten bij voorraadbeheersoftware

De meeste toonaangevende voorraadbeheersystemen bevatten deze zeven functies:

1. Voorraadmonitoring

Voorraadbeheersystemen zorgen ervoor dat er voldoende voorraad is om aan klantbestellingen te voldoen. Een IMS zal beheerders waarschuwen wanneer de voorraadniveaus laag zijn en automatisch bestellingen plaatsen bij groothandels voordat een product opraakt.

2. Voorraadbeheer

Voorraadbeheermethoden helpen bij het optimaliseren van de opslagruimte en het toewijzen van financiële middelen aan je voorraad.

3. Multichannel verkoopafstemming

IMS synchroniseert de invoer van voorraadgegevens over meerdere verkoopkanalen, zodat je geen schattingen van voorraadniveaus hoeft te maken.

4. Uitgebreide rapportage en analyses

Geavanceerde rapportage- en analysetools benadrukken welke producten het hoogste en laagste verkoopvolume hebben. Deze datagestuurde inzichten kunnen invloed hebben op toekomstige voorraadbestellingen.

5. Volumevoorspelling

Met behulp van historische gegevens kan IMS nauwkeurige voorspellingen doen over het verwachte verkoopvolume in een bepaalde periode.

6. Aankooporder generatie

IMS stelt je in staat om aankooporders te genereren en te verzenden naar leveranciers, waarbij bepaalde systemen automatische creatie en verzending van aankooporders aanbieden.

7. Multi-magazijn synchronisatie

Het synchroniseren van voorraadgegevens over alle magazijnen van de retailer zorgt ervoor dat de voorraadniveaus nauwkeurig blijven.

6 beste voorraadbeheersystemen in 2025

Het kiezen van een voorraadbeheersysteem kan overweldigend lijken. Met zoveel beschikbare opties, hoe kies je er een met de juiste functies voor jouw bedrijf?

Om je te helpen een oplossing te vinden, heeft het Shopify Plus Partners Programma deze IMS-leveranciers beoordeeld, overweeg deze lijst van zeven platforms als een betrouwbaar startpunt:

1. Stocky
2. ShipHero
3. Thrive by Shopventory
4. Katana
5. Cin7 Core
6. Netsuite Inventory Management

1. Stocky

Het beste voor Shopify POS-gebruikers en eerste keer IMS-gebruikers.

Stocky is het voorraadbeheersysteem van Shopify, wat het de beste keuze maakt voor handelaren die Shopify POS gebruiken. Als je persoonlijk verkoopt, fungeert Stocky als je IMS en beheert het de voorraad, zodat jij je kunt concentreren op de verkoop.

Je kunt Stocky ook gebruiken om aankooporders te creëren en te beheren om de voorraad aan te vullen voordat je uitverkocht raakt. Er zijn robuuste analysemogelijkheden die je helpen begrijpen welke SKU's goed presteren en andere inzichten bieden om je verkoopstrategie te informeren. Bovendien beheert Stocky de voorraad over online verkoopkanalen zoals Amazon en eBay.

Voor bedrijven die nog niet klaar zijn om in een extern IMS te investeren, maar verder willen dan handmatig bijwerken van de voorraad in een spreadsheet, is Stocky een ideale oplossing.

Stocky-functies

• Aankooporders creëren en beheren vanuit één plek
• Vereenvoudigde vraagvoorspelling op basis van de verkoopfrequentie
• Eenvoudige voorraadoverdracht
• Diepgaande rapportage en analyses

2. ShipHero

Het beste voor groeiende bedrijven en merken met een hoog volume.

ShipHero is een multichannel IMS die ervoor zorgt dat je voorraad altijd gesynchroniseerd is. Door real-time informatie te bieden over voorraadniveaus, uitverkoop en aanvulling, zorgt het ervoor dat je niet voor verrassingen komt te staan tijdens drukke periodes.

De IMS-kant van ShipHero werkt samen met zijn magazijnbeheersoftware, die orderallocatie over meerdere magazijnen, kitting, tracking van partijen en vervaldatums, en meer biedt. Een reeks automatiseringsfuncties maakt het leven gemakkelijker voor iedereen die terugkerende taken beheert.

Voor zijn robuuste set functies heeft ShipHero een aanzienlijke maandelijkse abonnementsprijs. Het standaardplan voor merken begint bij € 1.995 per maand.

ShipHero-functies

• Integratie met Shopify
• Mobiele picking, real-time verzendtariefvergelijking en bulkverzending
• Persoonlijke dashboardrapporten zoals Picker/Packer-efficiëntie, COGS en verkoop per SKU
• Barcodeherkenning, ticket-scanning en RFID
• Multichannelbeheer

3. Thrive by Shopventory

Het beste voor retail, voedsel en kledingmerken die online en in de winkel verkopen.

Thrive by Shopventory is een gecentraliseerd cloudgebaseerd IMS waarmee je meerdere winkels en locaties kunt beheren en synchroniseren. Gegevens worden in real-time bijgewerkt en je voorraad kan integreren met POS- en e-commerce systemen.

Er zijn enkele solide automatiseringsfuncties, waaronder aankooporders (zodat je weet wanneer voorraaditems de minimum-/maximumniveaus bereiken) en voorraadbalancering over locaties. Het heeft ook native applicaties voor iOS en Android, die barcode-scannerfunctionaliteit bieden, zodat je de voorraad op je mobiele apparaat kunt controleren.

Thrive by Shopventory blinkt uit als het gaat om nauwkeurige voorraadgegevens: een rijke suite van rapportagetools helpt je te begrijpen wat er met je voorraad gebeurt in de hele leveringsketen. Bijvoorbeeld, bekijk hoeveel items je op de planken hebt, hoe deze Black Friday vergeleken met vorig jaar, of hoe winstgevend een bepaalde productlijn is.

Shopventory-functies

• Rapportage per locatie en kanaal
• Geautomatiseerde aankooporders
• Directe klantfacturering
• Vereenvoudigde voorraadcontroles
• Integratie met Shopify, Shopify POS, Square, Clover en Google Shopping

4. Katana

Het beste voor kleine fabrikanten die hun eigen eindproducten verkopen.

Katana is een IMS die is ontworpen voor het beheren van het productieproces naast de uitvoering. Dat betekent dat je het kunt gebruiken om grondstoffen door de productie naar het eindproduct te beheren, en vervolgens helemaal tot aan de uitvoering naar de klant. Het is een uitgebreide ERP (enterprise resource planning) software die de hele productielijn beheert.

De software van Katana behandelt zelfs functies op de werkvloer zoals taakplanning en informatiebeheer, alle functies die je nodig hebt voor productie-excellentie. Achter dit alles zit een krachtig planningssysteem dat helpt om de efficiëntie en winstgevendheid in de hele productieketen te maximaliseren.

Katana-functies

• Dashboards voor visuele productieplanning
• Real-time gegevens om voorraad te beheren
• App voor vloerbeheer om werkvloeroperators te creëren en in te stellen
• Voorraad synchronisatie tussen Shopify en Katana

5. Cin7 Core

Het beste voor groeiende e-commerce merken die hun operaties willen opschalen.

Cin7 Core (voorheen DEAR) is een IMS die enterprise-niveau functies toegankelijk maakt voor kleine bedrijven.

Het combineert meerdere dashboards om verschillende aspecten van je bedrijf te dekken, van voorraad en productie tot verkoopintegratie en rapportage. Het platform is ontworpen om tijdrovende taken te automatiseren, zoals het volgen van klantbestellingen van offerte tot uitvoering—wat een duidelijk overzicht biedt van wat er gebeurt in al je verkoopkanalen.

Voor de Cin7 Core Shopify-app beginnen standaardplannen bij € 325 per maand. Dit geeft je toegang tot multichannel orderbeheer, alle kernfuncties voor operaties, een magazijnbeheersysteemapplicatie en uitgebreide rapportage. Officiële integraties met Xero, Amazon en QuickBooks zijn beschikbaar.

Cin7 Core-functies

• Diepgaande verkoop- en voorraadtracking
• Klanten in staat stellen hun bestellingen te beheren via een merkportaal
• Native boekhoudfunctionaliteit, of integreren met QuickBooks of Xero
• Meer dan 70 aanpasbare rapporten voor verkoop, aankopen en voorraadgegevens

6. NetSuite Inventory Management

Het beste voor grote bedrijven die meerdere magazijnen beheren.

NetSuite Inventory Management maakt deel uit van de ERP-businessmanagementsuite van Oracle. Het is een multichannel systeem dat een real-time overzicht biedt van je voorraad op meerdere locaties. Het volgt en vervult bestellingen over retailwinkels, pop-upwinkels, 3PL's, magazijnen en meer—de hele operatie.

Je kunt activiteiten door elk deel van een bestelling in detail volgen om te zien waar inefficiënties kunnen optreden. Of je kunt inzicht krijgen in het grotere geheel en de voorraad volgen op basis van vraagplanning en verkoopvoorspellingen. Netsuite IM is beschikbaar voor klanten met een jaarlijkse licentiekosten en een eenmalige installatievergoeding.

NetSuite Inventory Management-functies

• Integratie met Shopify via de NetSuite ERP Connector app
• Real-time zichtbaarheid van voorraad over magazijnen, retailwinkels en 3PL's
• Automatisch toewijzen van voorraadtellingstaken aan vloerpersoneel om de nauwkeurigheid van de voorraad te verbeteren
• Beheer voorraad met partij- en serienummertracering

Hoe vind je de beste voorraadbeheersoftware

Heb je moeite om een voorraadbeheersplatform te kiezen? Hier zijn enkele tips om de juiste voorraadsoftware voor jouw bedrijf te vinden:

Identificeer behoeften en functies

Begin met het identificeren van je IMS-vereisten. Beheer je een kleine online winkel die verzendingstracering nodig heeft, of een groter bedrijf dat op zoek is naar multichannel synchronisatie?

Als je je behoeften hebt uiteengezet, match ze dan met IMS-functies zoals real-time updates, multichannel ondersteuning, vraagvoorspelling en integratie met POS in de winkel.

Voorbeeld: Shopify-handelaar Jen Greenlees, eigenaar van de kinderkledingwinkel Sydney So Sweet, vond haar IMS door te zoeken naar een specifieke functie: iPad-compatibiliteit.

“Het belangrijkste was dat pick-and-ship vanaf iPads kon worden uitgevoerd en dat het pickscherm de catalogusfoto van het verzonden item bevatte”, zegt Jen. “Deze functie vermindert onze foutenmarge bij bestellingen tot bijna nul.

“Als een klein e-commercebedrijf is de indruk die een klant krijgt wanneer ze de eerste bestelling van ons openen het belangrijkst, dus het is cruciaal om ervoor te zorgen dat bestellingen correct worden verzonden.”

Stel je budget vast

De kosten van voorraadsoftware kunnen enorm variëren. De prijzen zijn doorgaans gebaseerd op het aantal bestellingen dat een IMS kan verwerken. Vergeet niet om alle potentiële kosten mee te rekenen bij het budgetteren voor nieuwe software, inclusief:

• Installatie
• Instelkosten
• Training van personeel
• Migratie van andere systemen
• Hardware voor magazijnen en winkels

Overweeg de groei van je bedrijf bij het budgetteren. Je hebt misschien nu geen voorraadbeheermogelijkheden nodig, maar investeren in een IMS die de voorraad optimaliseert over marktplaatsen zal ervoor zorgen dat je voldoende voorraad hebt wanneer de verkopen stijgen.

Cruciaal betekent dat een consistente klantervaring op een moment dat je merk vertrouwen en geloofwaardigheid opbouwt.

Zoek naar integraties

Je nieuwe systeem moet je bestaande tech-stack aanvullen of vervangen—en aanpasbaar zijn aan jouw opzet. Controleer op naadloze integratiemogelijkheden met je e-commerceplatform.

Voor retailers met fysieke winkel locaties, controleer of een voorraadbeheersysteem synchroniseert met je POS. Op die manier, wanneer een item in de winkel wordt verkocht, zal je voorraadbeheersysteem automatisch zijn voorraadniveaus in real-time bijwerken.

Als je van plan bent je magazijnopslagsysteem uit te breiden, kijk dan of je voorraadbeheersysteem zal integreren met een magazijnbeheersysteem.

Vergeet de gebruiksvriendelijkheid niet

Een systeem met geavanceerde functies is geweldig, maar niet als het te complex is voor je team. Kies voor een oplossing die gebruiksvriendelijk is en je operaties vereenvoudigt. Overweeg de kosten en tijd die je nodig hebt om jezelf en medewerkers op te leiden.

Voordelen van het gebruik van een voorraadbeheersysteem

Om een winstgevend en efficiënt retailbedrijf te runnen, moet je producten op voorraad hebben wanneer klanten ze willen kopen.

Echter, tussen het bestellen van voorraad, verkopen, verzenden en opslaan, kan je leveringsketen ingewikkeld worden om te beheren.

Effectieve voorraadsystemen automatiseren en beheren de complexe aspecten van voorraadbeheer, zodat jij je energie kunt richten op verkopen.

Hier zijn de vier belangrijkste voordelen van het gebruik van een voorraadbeheersysteem:

1. Verminderde gemiste verkopen

Voorraadtekorten kosten Nederlandse retailers een geschatte € 350 miljard per jaar. Niet voldoende voorraad hebben om aan de vraag van klanten te voldoen, resulteert in gemiste verkopen voor je bedrijf.

Gelukkig gebruiken de huidige voorraadsystemen RFID-tags om het aantal uitverkochte berichten met tot 30% te verminderen.

In plaats van je voorraadniveaus te raden, weet je in real-time precies hoeveel voorraad je beschikbaar hebt om te verkopen. Een continu voorraadbeheersysteem werkt de voorraadniveaus bij wanneer een product wordt gekocht, verkocht of geretourneerd.

2. Vermindering van verliezen

Geautomatiseerde voorraadsoftware geeft je real-time updates over waar je voorraad zich bevindt. Deze zichtbaarheid is essentieel als je voorraad op meerdere locaties opslaat, zoals verschillende magazijnen of fysieke winkels. Als je via verschillende kanalen verkoopt, volgt je systeem dit ook.

Zonder grondige volgsystemen is het gemakkelijk voor voorraad om ongemerkt door het net te glippen. Bijvoorbeeld, beschadigde voorraad wordt mogelijk niet adequaat geregistreerd, of voorraad kan verloren gaan in grote magazijnen.

Het weten van de exacte locatie van je voorraad, zelfs als je producten op verschillende locaties opslaat, zowel nationaal als internationaal, helpt de tijd te verlagen die nodig is om individuele items in je leveringsketen te traceren.

3. Lagere magazijnkosten

Magazijnopslag vertegenwoordigt aanzienlijke operationele kosten voor retailers. Maar een IMS kan je helpen deze kosten te verlagen.

Nauwkeurige rapporten van voorraadbeheersoftware tonen welke producten het hoogste en laagste verkoopvolume hebben. Door minder SKU's met een laag verkoopvolume te bestellen, maak je meer van je magazijnruimte vrij. Je kunt deze ruimte in plaats daarvan gebruiken voor het opslaan van voorraad met een hoger verkoopvolume, je opslagruimte beter benutten.

Alternatief kunnen je rapporten van het voorraadbeheersysteem aantonen dat door minder producten met een laag verkoopvolume op te slaan, je je magazijn kunt verkleinen en je kosten kunt verlagen.

4. Beheer van derde partijen logistieke partners

Fluctuaties in de vraag, seizoensgebondenheid, logistiek in de leveringsketen en de natuurlijke levenscyclus van een product kunnen het beheren van voorraad aanvoelen als een bewegend doel. Wanneer je samenwerkt met een derde partij logistiek (3PL) bedrijf, kunnen die fluctuaties het moeilijk maken om de voorraadbehoeften tijdens verkooppieken succesvol te communiceren.

Met een gecentraliseerd systeem kan iedereen dezelfde informatie raadplegen, waardoor de communicatie tussen handelaren en 3PL's duidelijk en georganiseerd blijft.

Vind een voorraadsysteem om je groei te beheren

Voorraadsoftware doet meer dan alleen voorraadtekorten voorkomen: het stroomlijnt de uitvoering om jou (en je klanten) tijd te besparen.

Het kiezen van de juiste voorraadsoftware kan het verschil maken tussen een tevreden, groeiende klantenkring en een stressvolle backoffice die moeite heeft om aan de vraag te voldoen.