2026 में लघु बिजनेस अकाउंटिंग कैसे करें (+ बेस्ट टूल्स)

अपना लघु बिजनेस शुरू करने का मतलब है नई अकाउंटिंग जिम्मेदारी भी संभालना। हालांकि अपना फाइनेंस मैनेज करना आपके स्टोर चलाने का सबसे मजेदार चीज नहीं हो सकता, लेकिन दीर्घकालिक सफलता के लिए यह जरूरी है।

अच्छी अकाउंटिंग आदतें आपको यह ट्रैक करने में मदद करती हैं कि आपका बिजनेस कैसे पैसा कमाता और खर्च करता है, टैक्स सही तरीके से कैलकुलेट करता है, और समय पर रिटर्न फाइल करता है। अपने फाइनेंस को समझना आपको मुनाफा बढ़ाने के लिए बेहतर निर्णय लेने में मदद करता है।

यह गाइड लघु बिजनेस अकाउंटिंग के बारे में सब कुछ कवर करती है, जिसमें आपके फाइनेंस को अच्छे से मैनेज करने के लिए बेहतरीन अकाउंटिंग टूल्स भी हैं।

लघु बिजनेस की अकाउंटिंग क्या है?

लघु बिजनेस की अकाउंटिंग में आपके बिजनेस के फाइनेंस को ट्रैक करना, कैलकुलेट करना और व्यवस्थित करना शामिल है। इन गतिविधियों में लेन-देन रिकॉर्ड करना, बैंक स्टेटमेंट का मिलान करना, पेरोल और इन्वेंटरी प्रबंधन, और टैक्स हैंडल करना शामिल है।

इन 13 चरणों में जानें कैसे करें लघु बिजनेस की अकाउंटिंग

1. लघु बिजनेस का बैंक खाता खोलें
2. अपना बिजनेस क्रेडिट स्कोर बनाएं
3. लघु बिजनेस अकाउंटिंग सिस्टम विकसित करें
4. अपने लघु बिजनेस के खर्चों को ट्रैक करें
5. लघु बिजनेस पेरोल सिस्टम सेट करें
6. आयात कर की जांच करें
7. अपने भुगतान तरीके चुनें
8. बिक्री कर प्रक्रियाएं सेट करें
9. अपनी कर दायित्वों को जानें
10. सकल मार्जिन कैलकुलेट करें
11. बिजनेस फंडिंग प्राप्त करें
12. उच्च गुणवत्ता वाले अकाउंटिंग पार्टनर खोजें
13. समय-समय पर अपनी अकाउंटिंग विधियों की समीक्षा करें

1. लघु बिजनेस का बैंक खाता खोलें

आपके बिजनेस के लिए अलग बैंक खाता आपकी व्यक्तिगत संपत्ति को दिवालियापन, मुकदमों या ऑडिट के मामले में सुरक्षित रखता है। मजबूत बिजनेस फाइनेंशियल रिकॉर्ड रखना भी लेनदारों या निवेशकों से फंडिंग पाना आसान करता है।

बिजनेस बैंक खाता खोलने के लिए, आपको चाहिए:

• पंजीकृत बिजनेस नाम
• राज्य या प्रांतीय पंजीकरण, यदि आवश्यक हो
• उपयुक्त बिजनेस लाइसेंस
• अतिरिक्त दस्तावेज (अपने चुने गए बैंक से जांचें)

चेकिंग खाते से शुरुआत करें, फिर अपने कैश फ्लो को व्यवस्थित करने और टैक्स की योजना बनाने के लिए बचत खाते जोड़ें। टैक्स के लिए अपनी आय का 25% अलग रखें—उच्च आय वाले बिजनेस को एक तिहाई तक बचाने की जरूरत हो सकती है।

नोट: भारत में प्राइवेट लिमिटेड कंपनी, पार्टनरशिप और अन्य कॉर्पोरेट संरचनाओं को कानूनी रूप से अलग बैंक खाता बनाए रखना होगा। जबकि एकल स्वामित्व के लिए कानूनी रूप से अलग खाते की आवश्यकता नहीं है, यह दृढ़ता से लागू है।

2. अपना बिजनेस क्रेडिट स्कोर बनाएं

एक नए बिजनेस मालिक के रूप में, बिजनेस क्रेडिट कार्ड प्राप्त करना आपको क्रेडिट बनाने में मदद करता है—जिसकी आपको भविष्य की फंडिंग या बड़े खरीद ऑर्डर के लिए जरूरत पड़ेगी। यदि आप कॉर्पोरेशन या प्राइवेट लिमिटेड कंपनी चलाते हैं, तो व्यक्तिगत और बिजनेस फाइनेंस को अलग रखने के लिए आपको अलग क्रेडिट कार्ड का उपयोग करना होगा।

ऐसा बिजनेस क्रेडिट कार्ड चुनें जो आपके बिजनेस लेन-देन से मेल खाता हो। यदि आप अक्सर यात्रा करते हैं, तो ट्रैवल रिवार्ड्स देने वाले कार्ड देखें। कुछ कार्ड, जैसे Shopify Credit, आपकी सबसे ज्यादा खर्च वाली श्रेणी पर कैशबैक देते हैं।

3. लघु बिजनेस अकाउंटिंग सिस्टम विकसित करें

ई-कॉमर्स अकाउंटिंग आपके फाइनेंशियल विवरणों में डेटा का विश्लेषण करके आपके बिजनेस की प्रगति को समझने में मदद करती है। आपके पास अपनी बुक्स मैनेज करने के लिए दो मुख्य विकल्प हैं:

1. QuickBooks, Wave, या स्प्रेडशीट जैसे सॉफ्टवेयर का उपयोग करके खुद संभालें
2. बुककीपर या अकाउंटेंट के साथ काम करें (फुल-टाइम या कॉन्ट्रैक्ट)

आपको दो अकाउंटिंग विधियों में से भी चुनना होगा:

• कैश मेथड: जब धन का हस्तांतरण हो तो राजस्व और खर्च रिकॉर्ड करें
• एक्रुअल मेथड: लेन-देन को उसी समय दर्ज किया जाता है जब वे घटित होते हैं, भले ही धन का आदान-प्रदान न हुआ हो। इस पद्धति में देय और देनदारियों को ट्रैक करना आवश्यक होता है। 

भारत में लघु बिजनेस आमतौर पर कैश मेथड का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन बड़े बिजनेस को एक्रुअल अकाउंटिंग का उपयोग करना पड़ सकता है। स्थानीय नियमों के लिए अपने अकाउंटेंट से सलाह लें।

विकास के हर चरण में बिजनेस के लिए बनाया गया, Shopify Finance कैश फ्लो मैनेज करने, तेजी से फंड एक्सेस करने और फाइनेंशियल कार्यों को सरल बनाने के लिए नए टूल्स प्रदान करता है।

4. अपने लघु बिजनेस के खर्चों को ट्रैक करें

खर्चों को ट्रैक करना आपको बिजनेस विकास की निगरानी करने, फाइनेंशियल विवरण बनाने, कटौती ट्रैक करने और सटीक टैक्स रिटर्न तैयार करने में मदद करता है। सभी खर्चों का रिकॉर्ड रखना आपको अपने बिजनेस की फाइनेंशियल स्थिति को समझने में मदद करता है।

इन पांच महत्वपूर्ण खर्च प्रकारों के लिए विस्तृत रिकॉर्ड रखें:

1. भोजन और मनोरंजन: रेस्टोरेंट में बिजनेस मीटिंग के दौरान, रसीद पर नोट करें कि कौन उपस्थित था और मीटिंग का उद्देश्य क्या था।
2. शहर से बाहर यात्रा: यात्रा के दौरान बिजनेस गतिविधियों को दस्तावेजित करने के लिए रसीदें रखें—कर एजेंसियां यात्रा खर्चों को बारीकी से देखती हैं।
3. वाहन का उपयोग: कब और क्यों आपने अपने वाहन का बिजनेस कार्य के लिए उपयोग किया, उसे दर्ज करें। यदि आप बिजनेस यात्राओं की विस्तृत जानकारी रखते हैं—जैसे यात्रा का गंतव्य और उद्देश्य—तो गैस माइलेज पूरी तरह कटौती योग्य होता है।
4. बिजनेस उपहार: यदि आप किसी इवेंट के टिकट देते हैं, तो नोट करें कि क्या आप उपस्थित थे। यह निर्धारित करता है कि खर्च को मनोरंजन या उपहार के रूप में बांटा जाता है।
5. होम ऑफिस: घर से अपना बिजनेस शुरू करना ओवरहेड कम रखने का शानदार तरीका है। आप बिजनेस के लिए उपयोग किए गए घर के प्रतिशत, साथ ही इंटरनेट, फोन और बिजनेस कामों के लिए परिवहन लागत के हिस्से की कटौती कर सकते हैं।

5. लघु बिजनेस पेरोल सिस्टम सेट करें

जैसे-जैसे आपका ऑनलाइन स्टोर बढ़ता है, आपको अंततः बाहरी मदद की जरूरत होगी। पहले निर्धारित करें कि कर्मचारी हायर करना है या स्वतंत्र ठेकेदार।

कर्मचारियों के लिए:

• पेरोल शेड्यूल बनाएं
• टैक्स विदहोल्डिंग सेट करें
• पेरोल सॉफ्टवेयर या सेवाओं पर विचार करें (कई अकाउंटिंग टूल्स यह सुविधा प्रदान करते हैं)

स्वतंत्र ठेकेदारों के लिए:

• भुगतान को सावधानी से ट्रैक करें
• टैक्स फॉर्म के लिए संपर्क जानकारी रखें
• भारतीय बिजनेस को साल के अंत में प्रत्येक ठेकेदार के लिए TDS फॉर्म फाइल करने की आवश्यकता हो सकती है

6. आयात कर की जांच करें

यदि आप प्रोडक्ट आयात करते हैं या अंतर्राष्ट्रीय स्तर पर बेचते हैं, तो आपको कर और शुल्क पर ध्यान देना होगा—विशेष रूप से ये ड्रॉपशिपिंग बिजनेस के लिए महत्वपूर्ण है। Shopify Markets का उपयोग करें:

• आयात फीस का अनुमान लगाने के लिए
• चेकआउट पर शुल्क कैलकुलेट करने के लिए
• कस्टम्स के लिए पेपर ट्रेल बनाने के लिए
• ग्राहकों को अचानक फीस से बचने में मदद करने के लिए

अधिक विवरण के लिए, भारतीय सीमा शुल्क विभाग या स्थानीय व्यापार नियामक से जांचें।

7. अपने भुगतान तरीके चुनें

जैसे-जैसे ऑर्डर आते हैं, आपको भुगतान पाने के विश्वसनीय तरीकों की जरूरत होगी। Shopify Payments व्यापारियों को अलग पेमेंट प्रोसेसिंग सेट किए बिना क्रेडिट और डेबिट कार्ड स्वीकार करने देता है।

यदि आप अन्य पेमेंट प्रोसेसर का उपयोग करते हैं, तो उनकी फीस संरचनाओं की तुलना करें:

• प्रतिशत प्लस फ्लैट फीस (आमतौर पर 2.9% + ₹20 प्रति लेन-देन)
• फ्लैट लेन-देन फीस
• असीमित लेन-देन के लिए मासिक सब्सक्रिप्शन

Shopify Payments के साथ, आप ऑनलाइन भुगतान स्वीकार कर सकते हैं या Shopify POS के माध्यम से व्यक्तिगत रूप से बेच सकते हैं। कॉन्टैक्टलेस पेमेंट्स, डिजिटल वॉलेट्स, और यहां तक कि Shop Pay के साथ ब्याज-मुक्त किस्तें भी ऑफर करें। सभी डेटा आसान अकाउंटिंग के लिए आपके Shopify admin में उपलब्ध है।

"Shop Pay Installments अब हमारे GMV [सकल व्यापारिक मात्रा] का 6.5% है," Pillow Cube के बिजनेस विकास निदेशक Will Beck कहते हैं। "हमने अपनी औसत ऑर्डर वैल्यू दर में भी निरंतर वृद्धि देखी है।"

8. बिक्री कर प्रक्रियाएं सेट करें

बिक्री कर नियम ऑनलाइन और व्यक्तिगत बिक्री के लिए अलग हैं। जबकि भौतिक स्टोर अपने स्थान के आधार पर कर लगाते हैं, ऑनलाइन स्टोर को यह विचार करना होगा कि उनके ग्राहक कहां रहते हैं।

भारत में बिजनेस को GST (गुड्स एंड सर्विसेज टैक्स) के लिए पंजीकरण कराना होगा यदि उनका वार्षिक टर्नओवर ₹40 लाख (सेवाओं के लिए ₹20 लाख) से अधिक है। आप इन एकत्रित करों को मासिक या त्रैमासिक रिटर्न में जमा कर सकते हैं।

अंतर्राष्ट्रीय ग्राहकों को बेचना घरेलू कर से सरल हो सकता है, लेकिन नियम क्षेत्र के अनुसार अलग होते हैं। अपने स्थान के लिए विशिष्ट नियमों के बारे में अपने अकाउंटेंट से बात करें।

9. अपने कर दायित्वों को जानें

आपके कर दायित्व आपके बिजनेस संरचना पर निर्भर करता हैं। यदि आप एकल स्वामित्व, प्राइवेट लिमिटेड कंपनी, या पार्टनरशिप के माध्यम से स्व-नियोजित हैं, तो आप अपने व्यक्तिगत कर रिटर्न पर बिजनेस आय का दावा करेंगे।

कॉर्पोरेशन मालिकों से अलग कर फाइल करते हैं, क्योंकि वे अलग कर संस्थाएं मानी जाती हैं। आपको निर्धारित तारीखों तक कॉर्पोरेशन कर का भुगतान करना होगा, और आप कॉर्पोरेशन से किसी भी व्यक्तिगत आय को कर्मचारी के रूप में रिपोर्ट करेंगे। कर पेशेवर के साथ काम करना लंबे समय में आपका समय और पैसा बचा सकता है, खासकर जब आप अपनी कर दायित्वों के बारे में अनिश्चित हों।

10. सकल मार्जिन कैलकुलेट करें

आपका सकल मार्जिन दिखाता है कि आपके प्रोडक्ट या सेवा को बनाने की प्रत्यक्ष लागत का भुगतान करने के बाद आप कितना पैसा रखते हैं। यह मुख्य मेट्रिक आपको समझने में मदद करती है कि क्या आपका बिजनेस खुद को बनाए रख सकता है।

अपना सकल मार्जिन प्रतिशत खोजने के लिए, अपने राजस्व से अपनी बेची गई वस्तुओं की लागत (COGS) घटाएं, फिर राजस्व से विभाजित करें। COGS में सामग्री और प्रत्यक्ष श्रम लागत दोनों शामिल हैं।

सकल मार्जिन (%) = (राजस्व - COGS) / राजस्व

💡 प्रो टिप: इन संख्याओं की जल्दी गणना करने के लिए हमारा मुफ्त प्रॉफिट मार्जिन कैलकुलेटर इस्तेमाल करें।

11. बिजनेस फंडिंग पाएं

अपने बिजनेस को बढ़ाने के लिए अक्सर अतिरिक्त फंडिंग की आवश्यकता होती है। आपको नए प्रोडक्ट विकसित करने, इन्वेंटरी खरीदने, रिटेल खोलने, स्टाफ हायर करने, या मौसमी बदलाव और अप्रत्याशित बिक्री गिरावट को मैनेज करने के लिए पूंजी की आवश्यकता हो सकती है।

अधिकांश लोन देने वाले फाइनेंशियल विवरण की मांग करते हैं, जिसमें बैलेंस शीट, आय विवरण, और कभी-कभी कैश फ्लो स्टेटमेंट शामिल है। Shopify Capital, Shopify व्यापारियों के लिए फंडिंग सुरक्षित करने का एक आसान विकल्प प्रदान करता है, जहां फंडिंग स्टोर की बिक्री के इतिहास के आधार पर दी जाती है और इसकी अदायगी भविष्य की बिक्री से की जाती है।

कोई लोन लेने से पहले, अपने रिटर्न ऑन इन्वेस्टमेंट को कैलकुलेट करें। इसके लिए अपने प्रस्तावित फाइनेंशियल खर्च, अनुमानित नई आय और ब्याज लागत की तुलना करें। आप हमारे बिजनेस लोन कैलकुलेटर का उपयोग करके तय कर सकते हैं कि फंडिंग लंबे समय में आपके बिजनेस को फायदा पहुंचाएगी।

12. उच्च गुणवत्ता वाले अकाउंटिंग पार्टनर खोजें

एक कुशल फाइनेंशियल प्लानर आपको अपने पैसे को बेहतर तरीके से मैनेज करने और विकास की योजना बनाने में मदद कर सकता है। निम्नलिखित के साथ काम करने पर विचार करें:

• एक चार्टर्ड अकाउंटेंट (CA) ऑडिट की स्थिति में बेहद ज़रूरी होता है—वे ही एकमात्र पेशेवर हैं जो कानूनी रूप से ऑडिटेड फाइनेंशियल विवरण तैयार करने के लिए योग्य होते हैं।
• एक बुककीपर आपके दैनिक रिकॉर्ड संभालता है—खातों का मिलान करता है, खर्चों को श्रेणीबद्ध करता है और देय व प्राप्त खातों को मैनेज करता है।
• टैक्स प्रोफेशनल्स दो प्रकार के होते हैं:प्रिपेयरर्स जो आपके टैक्स रिटर्न दाखिल करते हैं और अनुमानित भुगतान सेट करते हैं और प्लानर्स जो रिटर्न दाखिल करने से पहले आपका टैक्स बोझ कम करने में मदद करते हैं।

प्रो टिप: Shopify Partners आपको सेल्स टैक्स विशेषज्ञों से जोड़ता है, जिससे आपकी अकाउंटिंग प्रक्रिया आसान हो जाती है।

13. समय-समय पर अपने अकाउंटिंग विधियों की समीक्षा करें

आप अपनी बुक्स मैनेज करने के लिए एक सरल स्प्रेडशीट से शुरुआत कर सकते हैं, लेकिन आपकी फाइनेंशियल जरूरतें आपके बिजनेस के साथ बढ़ेंगी। जैसे-जैसे आप बढ़ते हैं, QuickBooks या Bench जैसे अधिक उन्नत समाधानों पर विचार करें।

नियमित रूप से पुनर्मूल्यांकन करें कि आप बुककीपिंग पर कितना समय बिताते हैं और इससे आपके बिजनेस की क्या लागत आती है। सही समाधान आपका समय बचा सकता है और संभावित रूप से खर्च कम कर सकता है।

बेहतरीन लघु बिजनेस अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर

अच्छा लघु बिजनेस अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर आपको अपने फाइनेंस को अच्छे से ट्रैक करने में मदद करता है। एक बार आपके बैंक खातों से जुड़ने के बाद, यह लेन-देन को ऑटोमेटिक बांटकर करता है और उन्हें आपके खातों के चार्ट में प्रदर्शित करता है। आप बैलेंस चेक कर सकते हैं, राजस्व और लागत समझ सकते हैं, मुनाफे का अनुमान लगा सकते हैं, और करों की योजना बना सकते हैं।

अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर चुनते समय, इन्हें देखें:

• प्लेटफॉर्म इंटीग्रेशन आपके ई-कॉमर्स प्लेटफॉर्म और थर्ड-पार्टी टूल्स के साथ
• उन्नत रिपोर्टिंग फाइनेंशियल स्थिथि की निगरानी के लिए इन्वेंटरी और खर्चों के लिए
• बिक्री कर कॉन्फ़िगरेशन संग्रह और भुगतान में मदद के लिए
• विश्वसनीय ग्राहक सहायता, 24/7 विकल्प और सेल्फ-सर्विस संसाधन सहित

आपको Shopify App Store में कई यूजर्स-अनुकूल विकल्प मिलेंगे जो आपके स्टोर के साथ सहजता से एकीकृत होते हैं। यहां कुछ लोकप्रिय विकल्प हैं:

Xero

Xero छोटे और बढ़ते बिजनेस के लिए डिज़ाइन किया गया एक क्लाउड-आधारित अकाउंटिंग सिस्टम है। यहां आप विश्वसनीय सलाहकारों से जुड़ सकते हैं और किसी भी डिवाइस से अपनी फाइनेंशियल स्थिति के बारे में जानकारी पा सकते हैं। इसके बेहतरीन फीचर्स आपको कैश फ्लो, लेन-देन और अन्य मुख्य फाइनेंशियल डेटा ट्रैक करने में मदद करती हैं।

लाभ:

• इन्वेंटरी और स्टॉक प्रबंधन
• किफायती मूल्य निर्धारण
• प्रमुख बैंकों से जुड़ता है
• देखने में आसान और अनुकूलन योग्य रिपोर्ट्स
• संपर्क डेटाबेस और विभाजन
• पेरोल
• मोबाइल ऐप
• बैंक रिकॉन्सिलिएशन
• Shopify के साथ एकीकृत

QuickBooks Online

Intuit का QuickBooks Online, रसीदों और इनवॉइसेस को मैनेज करते हुए आपको आय और खर्च ट्रैक करने में मदद करता है। यह समय के साथ आपकी बिक्री के साथ-साथ आपकी सभी लागतें—जैसे इन्वेंटरी और रखरखाव—दिखाता है। सॉफ्टवेयर निरंतर इन्वेंटरी ट्रैकिंग का उपयोग करके आपकी बिक्री और इन्वेंटरी लागत को ऑटोमेटिक अपडेट करता है, और आपके डेटा को व्यवस्थित रखने के लिए Shopify के साथ जुड़ा होता है।

लाभ:

• मोबाइल ऐप
• क्लाउड-आधारित
• माइलेज ट्रैकिंग
• ठेकेदार प्रबंधन
• इन्वेंटरी ट्रैकिंग
• बिजनेस और व्यक्तिगत खर्चों को अलग करना
• Shopify के साथ एकीकृत

Wave

Wave लघु बिजनेस के लिए बनाया गया एक वेब-आधारित अकाउंटिंग समाधान है। रियल-टाइम लेन-देन देखने के लिए अपने बैंक खाते, PayPal खाते और अन्य डेटा सोर्स लिंक करें। प्लेटफॉर्म आवश्यक रिपोर्ट्स जेनरेट करता है जिसमें रिसीव खाते, बैलेंस शीट, लाभ और हानि विवरण, और बिक्री कर रिपोर्ट्स शामिल हैं।

लाभ:

• किफायती
• प्रतिस्पर्धी क्रेडिट कार्ड प्रोसेसिंग फीस
• मुफ्त अकाउंटिंग और रसीद स्कैनिंग
• कोई लेन-देन या बिलिंग सीमा नहीं
• असीमित संख्या में यूजर्स
• मोबाइल ऐप

FreshBooks

FreshBooks क्लाउड-आधारित अकाउंटिंग और इनवॉइस प्रबंधन सॉफ्टवेयर है जो लघु बिजनेस के लिए खर्च मैनेजमेंट, मुख्य अकाउंटिंग और बुनियादी बुककीपिंग संभालता है।

लाभ:

• उपयोग में आसान
• सरल मूल्य निर्धारण
• अनुकूलन योग्य इनवॉइसेस
• विस्तृत सेल्फ सर्विस सहायता
• Shopify के साथ एकीकृत

अपने बिजनेस को बढ़ाने के लिए अपने आंकड़ों को जानें

शुरुआत से ही अपने बिजनेस फाइनेंस पर नियंत्रण रखना आपको सफलता के लिए तैयार करता है। सही बिजनेस क्रेडिट कार्ड चुनने से लेकर प्रति प्रोडक्ट राजस्व कैलकुलेट करने तक, हर फाइनेंशियल निर्णय आपके बिजनेस के भविष्य को आकार देता है। बैंकिंग, लेन-देन प्रबंधन और फंडरेजिंग को समझने के लिए समय निकालना विकास के लिए एक मजबूत आधार बनाने में मदद करता है।