Formato de email profesional para usar en 2026

En esta era de bandejas de entrada saturadas, se exigen correos electrónicos eficientes y bien estructurados.

Aprende a aplicar el formato de email adecuado para diversas situaciones profesionales y utiliza las plantillas de ejemplo para asegurar que tus comunicaciones destaquen entre tanto ruido.

Cómo dar formato a un email profesional

1. Asunto
2. Saludo
3. Cuerpo del email
4. Conclusión y llamada a la acción
5. Despedida

Los correos profesionales deben ser directos: cada frase prepara el terreno para la siguiente y construye un mensaje claro y conciso que facilita una respuesta ágil. Estos son los elementos clave que estructuran el formato de un email empresarial.

1. Asunto

La línea de asunto es una vista previa del email. En 10 palabras o menos, debe convencer a los destinatarios de abrir el mensaje. Dale a tu destinatario una razón para abrir tu email captando su atención con una pregunta o un adelanto de lo que encontrará dentro. 

Asegúrate de evitar usar todas las letras en mayúsculas, ya que puede activar los filtros de spam.

Aquí tienes algunos ejemplos de líneas de asunto efectivas:

• “¡Qué buena charla, Ana! Aquí está la información que te prometí”, para un email de seguimiento tras una llamada comercial.
• “Solicitud de vacaciones: 10 de marzo, 2026”, para un email a un supervisor solicitando tiempo libre.
• “¿Colaboración con Limited, S.L.?”, para un email para programar una llamada introductoria con un proveedor potencial.

2. Saludo

Dentro del formato de un email profesional, el saludo marca el tono del mensaje. Puedes comenzar la mayoría de los emails con “Hola” o “Buenos días/tardes”. Reserva los saludos más informales para las situaciones de confianza y “Estimado/a” o “Buenos días/tardes/noches” para contextos formales.

No pasa nada si conoces el cargo de tu destinatario, pero no su nombre. Por ejemplo, comenzar con “Estimado responsable de ventas al por mayor” puede hacer que tu mensaje llegue a la persona correcta.

Para suavizar el tono de tu email, incluye un saludo secundario como “Espero que estés bien” o “Espero que estés teniendo un buen comienzo de verano”. Cuando escribas a destinatarios que no conoces, preséntate y explica por qué te pones en contacto. ¿Escuchaste su brillante charla en una conferencia? ¿Tienes una pregunta sobre su catálogo de productos? ¿Tenéis un contacto mutuo? Es el momento de mencionarlo.

Por ejemplo:

3. Cuerpo del email

El formato de email profesional se caracteriza por respetar el tiempo del destinatario con una comunicación breve y clara. Incluye solo contenido relevante en el cuerpo de tu email.

Considera dividir tu mensaje en dos o tres párrafos cortos en lugar de uno largo, apuntando a dos o tres oraciones y un mensaje por párrafo.

Para establecer conexión en tus respuestas de email, refleja el tono y estilo del remitente.

Por ejemplo, supón que estás respondiendo a un mensaje informal que contiene expresiones como “no te preocupes”, “no sé” y “jaja”. Un saludo formal como “Te escribo para informarte” puede resultar frío. En su lugar, iguala el tono del remitente con una respuesta amigable como “¡Gracias por ponerte en contacto!”.

4. Conclusión y llamada a la acción

Dentro del formato de email, la conclusión te da la oportunidad de sugerir suavemente los próximos pasos, con un, por ejemplo, “Espero conocer más sobre vuestros servicios”, o de hacer una llamada a la acción (CTA) directa: “dime si tienes 15 minutos para una llamada esta semana”.

Cuanto más específica sea tu CTA, más probable será que tu destinatario responda como deseas.

5. Despedida

La despedida, en el formato de email profesional, transmite seriedad y confianza.

Las firmas de email profesionales incluyen:

• Una línea de cierre como “Saludos”, “Atentamente”, “Un abrazo” o “Gracias”.
• Tu nombre completo.
• Tu cargo, seguido del nombre de tu empresa.
• Información de contacto, como tu número de teléfono o perfil de redes sociales.

Consejo: automatiza tu despedida de email para que incluya tu información de contacto y la web de tu empresa; así te resultará mucho más fácil enviar correos profesionales.

Ejemplo de formato de email profesional

Aquí tienes una plantilla para redactar un email profesional:

Tipos de formato de email profesional, con ejemplos

• Formato de email en frío
• Formato de email de seguimiento
• Formato de email de agradecimiento
• Formato de email para una propuesta comercial

El formato de email profesional también se adapta según el contexto: ¿te estás comunicando con un empleado o tu jefe? ¿Un cliente o un socio potencial? ¿Miles de desconocidos o solo uno? ¿Estás haciendo un cumplido o presentando una queja? 

Tu mensaje y tu audiencia determinarán el contenido y el formato de tu email. Estos son los tipos más comunes:

Formato de email en frío

El formato de email en frío te ayuda a establecer una conexión con alguien que todavía no conoces. Hay varios casos de uso para los emails en frío, desde contactar prospectos de ventas hasta encontrar proveedores o iniciar colaboraciones de marca.

Personalizar los emails en frío es esencial. La agencia de marketing Woodpecker informa que la tasa de respuesta para los contactos en frío es solo del 7 %, pero salta al 17 % cuando los emails incluyen personalización avanzada (es decir, detalles más allá de {{nombre}}, {{nombre_empresa}}).

Si una conexión mutua te recomendó, menciónalo en tu introducción, ya que puede elevar tu estatus ante el destinatario y fomentar una respuesta.

Sé preciso con tus emails en frío para que sea obvio para los lectores que el mensaje es para ellos y no una nota genérica que estás enviando a cientos de personas.

Ejemplo de formato de email en frío:

Formato de email de seguimiento

El formato de email de seguimiento impulsa conversaciones o iniciativas hacia delante. Puedes enviar este tipo de email para resumir reuniones o conversaciones, responder preguntas, proporcionar contexto o recordar a las partes interesadas las fechas límite próximas.

Por ejemplo, imagina que has conocido a un mayorista prospectivo que pidió información sobre tu cadena de suministro. Podrías enviarle un email de seguimiento con los detalles.

Cuando hagas seguimiento, resume brevemente tu última interacción relevante. Los bullet points te ayudan a capturar de forma concisa los siguientes pasos. Si estás pidiendo algo, incluye una llamada a la acción clara.

Ejemplo de formato de email de seguimiento: 

Formato de email de agradecimiento

Los emails de agradecimiento dejan una impresión positiva duradera cuando son genuinos, así que, aunque estés aplicando un formato de email, es importante ser sincero y específico. También puedes usar un email de agradecimiento para proporcionar información de seguimiento.

Por ejemplo, si estás mostrando gratitud por una donación, el email de agradecimiento podría incluir detalles sobre cómo se usará la contribución del donante.

Si hay próximos pasos claros, menciónalos. Si no los hay, termina con una nota cálida como “Espero verte en [nombre del evento]” o “Espero que sigamos en contacto”.

Ejemplo de formato de email de agradecimiento: 

Formato de email para una propuesta comercial

Presentar una propuesta comercial exige tener paciencia y aguante: dispones de muy poco tiempo (o, en este caso, de unos pocos párrafos) para captar la atención del destinatario y despertar su interés por tu producto o servicio. Prepárate para recibir muchos no o, incluso, el silencio absoluto.

Nadie quiere leer emails largos, así que mantén el tuyo corto y enfocado en las necesidades de tu lector. Comienza tu email diciéndole al destinatario cómo abordarás su punto de dolor. 

Por ejemplo, si eres un fotógrafo freelance que cobra tarifas asequibles, podrías comenzar preguntando al lector si usa fotografía de stock porque asume que no puede permitirse imágenes personalizadas. Luego, hazle saber que proporcionas fotos a medida a precios de stock. Finalmente, pídele que tome un próximo paso razonable, como responder.

Ejemplo de formato de email para una propuesta comercial: 

Mejores prácticas para escribir un email profesional

1. En caso de duda, sé formal
2. Escribe como hablas y luego edita
3. Haz que se pueda entender de un vistazo
4. Solicita una respuesta específica
5. Revisa dos veces la gramática y la ortografía
6. Prueba con un asistente de IA
7. Verifica dos veces los detalles

Cuando ya domines el formato de email profesional, es momento de perfeccionar tu técnica. Aquí tienes algunas de las mejores prácticas:

En caso de duda, sé formal

En la comunicación escrita, el tono lo es todo. Al final, el estilo que elijas dependerá del destinatario. Si estás enviando un email en frío a un desconocido o a una persona en posición de autoridad, inclínate siempre hacia un formato de email profesional. 

Es mejor sonar demasiado formal que poco respetuoso. El tono informal tiene más sentido cuando estás escribiendo a un contacto personal o a un colega.

Escribe como hablas y luego edita 

Para que fluyan tus pensamientos, finge que estás hablando y escribe lo que surja. Luego, revisa el borrador para que encaje con el formato de email profesional y sustituye cualquier expresión que suene demasiado coloquial o excesivamente larga. 

Haz que se pueda entender de un vistazo

Hay muchas posibilidades de que tu destinatario le eche un vistazo rápido a tu email en lugar de leerlo al completo. 

Un uso estratégico de las negritas, los saltos de párrafo y los bullet points ayuda a que no se pierda ningún mensaje clave al leer el correo por encima. 

Solicita una respuesta específica 

Solicitar una respuesta específica evita confusiones y tener que generar correspondencia innecesaria más adelante.

Aquí tienes algunos ejemplos de cómo incentivar que respondan a tu correo: 

• “Si te interesa, dime tu disponibilidad la próxima semana”.
• “Por favor, dime antes del 20 de enero si te gustaría participar”.
• “¿Tienes alguna preocupación sobre el plan que sugerí?”.

Revisa dos veces la gramática y la ortografía 

Has aplicado el formato de email correcto y adaptado el tono y el mensaje, pero todavía queda un punto que puede dañar tu credibilidad al instante: las erratas. Revisar tu texto en busca de errores ortográficos, gramaticales y tipográficos es la mejor forma de ahorrarte esa vergüenza.

Aquí tienes algunos consejos de revisión:

• Ve despacio. Lee más lento de lo habitual para detectar errores.
• Comienza desde el final. Lee cada oración en orden inverso. Esto evita que tu cerebro autocorrija o se enfoque en las ideas en lugar de gramática.
• Lee en voz alta. Esto te ayudará a detectar frases poco fluidas, demasiado largas o que necesitan más pausas. 

Utiliza el corrector de tu editor de texto o herramientas como LanguageTool o Lorca Editor para identificar errores ortográficos y gramaticales.

Prueba con un asistente de IA 

Si tienes un bloqueo de escritor o necesitas ayuda para ser más conciso, las herramientas de IA como ChatGPT pueden ayudarte. 

Para obtener el mejor resultado, proporciona prompts específicos y con suficiente contexto: dile a la IA quién eres, a quién escribes y con qué objetivo. Si no te convence el primer borrador, pídele que lo reescriba con ajustes concretos. 

Siempre que uses la IA, asegúrate de revisar el contenido para comprobar su precisión y editarlo para que suene con tu propia voz.

Verifica dos veces los detalles 

Revisa esta lista de verificación antes de enviar tu email: 

• Nombre del destinatario. Confirma cómo se escribe su nombre y su dirección de correo consultando su firma en mensajes anteriores o revisando la web de su empresa o su perfil de LinkedIn.
• Dirección de email del destinatario. Asegúrate de que la dirección es válida y de que la persona sigue trabajando en la empresa a la que quieres contactar.
• Archivos adjuntos. Si mencionas adjuntos, inclúyelos y ábrelos antes de enviarlos para comprobar que son los documentos correctos.