Proposta commerciale: definizione e guida

Esistono molti documenti che potresti dover creare quando avvii un'attività. Una proposta commerciale ufficiale, ossia un documento completo che convince qualcuno ad acquistare il tuo prodotto o servizio, è solitamente la più complessa da gestire.

A cosa servono esattamente le proposte commerciali? In che modo una proposta sollecitata differisce da una non sollecitata? E cosa dovresti includere nel tuo accordo commerciale? Questa guida risponde a queste domande e molto altro, così potrai redigere una proposta commerciale che chiude gli affari.

Cos'è una proposta commerciale?

Una proposta commerciale è un documento progettato per convincere un'organizzazione ad acquistare un prodotto o servizio. Viene tipicamente utilizzata per ottenere finanziamenti da investitori, firmare contratti con potenziali clienti o ottenere l'approvazione per un progetto da parte di decisori, come stakeholder del progetto o un team legale.

Le proposte commerciali possono anche essere utilizzate come strumento di vendita per presentare un'idea chiara a potenziali clienti e comunicare la tua proposta di valore unica. Puoi inviare la proposta digitalmente o presentarla di persona.

Comprendere le proposte commerciali

Qual è lo scopo di una proposta commerciale?

Gli imprenditori e le imprenditrici creano una proposta quando vendono prodotti o servizi ad altre aziende. A differenza di un business plan (che è prevalentemente per uso personale), l'obiettivo di una proposta commerciale efficace è distinguersi dagli altri fornitori durante la vendita e delineare la strategia da adottare per risolvere il problema del potenziale cliente.

Cos'è una lettera di proposta commerciale?

Una lettera di proposta commerciale è una panoramica generale della tua proposta più dettagliata. Viene solitamente inclusa all'inizio di una proposta, simile a una lettera di presentazione per un curriculum, e funge da introduzione formale per il destinatario.

Perché le proposte commerciali sono importanti

Una proposta commerciale è importante perché delinea gli obiettivi dell'azienda, le sfide uniche e gli obiettivi di un progetto, e presenta un piano d'azione per raggiungere tali obiettivi. È un documento essenziale per qualsiasi imprenditore o manager che voglia avviare una nuova iniziativa o espandere quella esistente.

Una proposta commerciale ben strutturata può aiutare a ottenere clienti, finanziamenti e partnership, e può anche valutare la fattibilità di un progetto.

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Proposte commerciali sollecitate e non sollecitate: differenze

Una proposta commerciale è solitamente sollecitata o non sollecitata, il che significa che l'azienda acquirente sta attivamente cercando proposte che soddisfino un bisogno specifico oppure sta reagendo a un'offerta (spesso da parte di un venditore) per considerarne una. Esploriamo entrambi i tipi di proposte commerciali e quando potresti utilizzarle.

Proposte commerciali sollecitate

Le proposte formalmente sollecitate, note anche come proposte standard, sono più complesse e spesso richiedono ricerche e pianificazione approfondite. Tali proposte vengono tipicamente utilizzate per ottenere contratti o sovvenzioni importanti. Esistono quattro tipi di proposte commerciali sollecitate:

Richiesta di informazioni

Questo tipo di proposta commerciale sollecitata è uno strumento di selezione che spesso precede l'intero processo di sollecitazione delle proposte. È progettato per aiutare l'acquirente a capire quali fornitori sono nella posizione migliore per fornire ciò che serve.

Richiesta di proposta

Le organizzazioni utilizzano richieste ufficiali di proposte per sollecitare proposte da potenziali fornitori. Contengono informazioni specifiche riguardo al progetto, i requisiti e i criteri di valutazione utilizzati per selezionare la proposta vincente. Questa richiesta viene spesso utilizzata quando l'acquirente deve valutare quale azienda sia il miglior fornitore basandosi su diversi fattori oltre al prezzo.

Oltre a delineare ciò di cui il potenziale cliente ha bisogno, questo documento specifica anche quali informazioni dovrebbero essere nella proposta e come dovrebbe essere organizzata e presentata.

Richiesta di preventivo

Queste vengono utilizzate quando il prezzo è un fattore primario nella decisione d'acquisto, ma non l'unico. L'acquirente potrebbe aver bisogno di informazioni sulla disponibilità del prodotto, tempi di consegna e altri dettagli specifici. Le proposte formali che rispondono alle richieste di preventivo sono spesso più brevi di quelle per le richieste di proposta.

Invito a presentare offerta 

Questi inviti vengono utilizzati per sollecitare servizi basati principalmente sul prezzo. In parole semplici, sono una richiesta ufficiale di risposta alla domanda: Quanto chiedereste per fare questo servizio?

Proposte non sollecitate

Le proposte commerciali non sollecitate sono un tipo di sollecitazione commerciale che non è stata formalmente richiesta dal destinatario. Potrebbero derivare da conversazioni informali a una fiera commerciale dove il venditore dice a un potenziale cliente di avere una soluzione al suo problema, e chiede: "Vorresti che presentassi una proposta per quel servizio?"

Ecco alcuni altri casi d'uso con esempi di proposte commerciali non sollecitate.

Proposta di marketing o consulenza

Le aziende di servizi possono inviare proposte commerciali non sollecitate per proporre i loro servizi a potenziali clienti. A differenza di una richiesta di proposta, dove il cliente sollecita formalmente proposte da più fornitori, una proposta di marketing non sollecitata è la prima interazione tra le parti. Sono tipicamente brevi, focalizzate sulle vendite e riassumono i problemi che un potenziale cliente probabilmente sta affrontando (anche se non lo sa ancora).

Proposta di licenza

Se vuoi ottenere la licenza per i prodotti di un altro marchio o utilizzare la sua proprietà intellettuale, puoi inviare una proposta di licenza per richiedere formalmente i diritti di utilizzo. Questo tipo di proposta non sollecitata delinea la proprietà intellettuale che vuoi utilizzare, per quanto tempo vuoi i diritti, e perché l'azienda dovrebbe accettare la tua proposta.

Proposta di partnership

Una proposta di partnership è un termine generico per qualsiasi proposta non sollecitata di collaborazione con qualcuno. Potresti creare una proposta di partnership se stai cercando di collaborare con un influencer per produrre la sua linea di prodotti, lanciare una campagna di marketing co-branded con un'altra attività unica, o contattare potenziali influencer.

Quali sono gli elementi chiave di una proposta commerciale?

• Panoramica o riassunto esecutivo
• Definizione del problema
• Strategia o approccio
• Qualifiche dell'azienda
• Cronoprogramma
• Costi e programma di pagamento

Mentre le proposte commerciali convincenti possono assumere la forma di una lettera di proposta meno strutturata, sono spesso documenti lunghi. Potrebbero includere qualsiasi cosa, dalle specifiche tecniche ai business plan al personale del progetto, a seconda di ciò che viene richiesto nella richiesta.

Gli elementi essenziali, che possono essere utilizzati anche nelle proposte non sollecitate, spesso includono quanto segue:

Panoramica o riassunto esecutivo

Il primo elemento chiave di una proposta commerciale fornisce una breve panoramica dei suoi contenuti, incluso un riassunto dei punti principali, la visione generale e qualsiasi informazione di background applicabile. Il riassunto esecutivo dovrebbe anche riassumere brevemente i dettagli chiave, catturando l'attenzione del fornitore e incoraggiandolo a leggere il resto della proposta.

Definizione del problema

Gli imprenditori creano una proposta quando hanno una soluzione per un'altra azienda. In questa parte della tua proposta, scrivi una spiegazione chiara del problema o bisogno che il documento formale sta affrontando e perché la soluzione proposta è necessaria. Se stai scrivendo una proposta di licenza non sollecitata, per esempio, potresti fare leva sul punto dolente del fornitore che fatica a raggiungere potenziali clienti nell'area geografica specifica dove vivi.

Vale anche la pena di fare riferimento ai concorrenti del potenziale cliente e all'analisi di mercato in questa sezione. Questo ribadirebbe perché la soluzione che stai proponendo è un problema, rendendo i punti dolenti qualcosa che vogliono disperatamente risolvere.

Strategia o approccio

Questa sezione di una proposta commerciale include una descrizione dettagliata della soluzione proposta, incluse tutte le informazioni rilevanti sul prodotto o servizio offerto, prezzi e cronologia del progetto.

Articola chiaramente come questa soluzione proposta risolverà il problema del cliente. Replica testualmente, dove possibile. Se stai inviando un RFP e il cliente ti ha chiesto di mostrare come migliorerai la loro presenza nella ricerca organica, inizia quella sezione della tua proposta con: "Miglioreremo il traffico di ricerca organica tramite..."

Qualifiche dell'azienda

Considera di aggiungere un elenco dei benefici che la soluzione proposta fornirà al cliente, come risparmi sui costi, maggiore efficienza o esperienza cliente migliorata. Questo può essere un incentivo aggiuntivo per scegliere la tua proposta rispetto a quella di un'altra azienda.

Qui è dove le qualifiche dell'azienda, premi o certificazioni possono far brillare la tua proposta commerciale. Il fatto che tu abbia ricevuto l'approvazione da una persona rispettabile nel tuo settore, abbia testimonianze di clienti entusiasmanti o abbia un prodotto che ha vinto premi, è una proposta di valore che agisce come prova sociale e potrebbe aiutare i fornitori a fidarsi di te.

Cronoprogramma

La strategia che stai delineando nella tua proposta commerciale è un piano a breve termine o un approccio a lungo termine? Includi il cronoprogramma ideale nella tua proposta per assicurarti che il destinatario sia sulla stessa lunghezza d'onda. Questo li aiuterà a comprendere l'ambito del lavoro e confermare che la tua cronologia del progetto si allinea con la loro.

Costi e programma di pagamento

La sezione costi di una proposta commerciale aiuta il tuo cliente a valutare se investire in ciò che stai vendendo. Fornisci un elenco dettagliato dei costi associati al progetto, come:

• Costi del lavoro
• Costi dei materiali
• Tariffe per attrezzature
• Costi di marketing
• Spese di viaggio
• Costi del software

Utilizza tecniche di persuasione come l'ancoraggio del prezzo per dare al cliente una ragione per accettare la tua proposta commerciale. Se stai vendendo una campagna di marketing di alto valore, per esempio, ancora il pacchetto mensile da 9000 € contro quello da 7000 € per mostrare il valore extra che ottengono scegliendo l'opzione più costosa. Rendi chiaro che hai spazio per accettare solo un nuovo cliente, quindi devono agire velocemente.

Hai bisogno di una proposta commerciale?

Le proposte commerciali sono una parte naturale della gestione di un'attività. Per quanto ufficiale e intimidatorio possa sembrare il titolo, sono molto più gestibili da creare se le suddividi in sezioni più piccole.

Che tu stia inviando una richiesta di proposta sollecitata o una proposta di partnership non sollecitata, la tua proposta di valore dovrebbe sostenere ogni sezione. Tratta il riassunto esecutivo come una lettera di presentazione per delineare i dettagli chiave e suddividere l'ambito del progetto. La tua proposta commerciale dovrebbe rendere ovvia la scelta per il cliente di scegliere te.